Medewerker secretariaat en administratie

Rivm; Bilthoven; Hybrid; EUR 32,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding woon-werkverke

Ouderschapsverlof

Job summary

Bij het RIVM zoeken we een medewerker secretariaat en administratie die ons IDS-team ondersteunt met dagelijkse organisatie en patiëntenadministratie. Je regelt agenda's, notulen en vergaderingen, en levert cruciale HR- en inkoopondersteuning.

Werk speelt zich af in een hybride werkomgeving met flexibele uren en ruimte voor professionele ontwikkeling. Je werkt nauw samen met collegae en ondersteunt het centrumhoofd en zes afdelingshoofden.

Qualifications

• Ervaring als administratief medewerker of vergelijkbare rol.
• Goede kennis van Officepakketten (Word, Excel, Outlook, MS Teams).
• Goede beheersing van Nederlands; Engels is een pré.
• Nauwkeurig, discreet, planmatig en stressbestendig.

Responsibilities

• Agenda en postbeheer voor managers; vergaderingen plannen en vastleggen (notulen).
• Patiëntenadministratie invoeren en controleren in het LIS.
• HR-proces en indiensttreding begeleiden; ziekmelding en contractwijzigingen regelen.
• Facilitaire en ICT-voorzieningen regelen; inkooporders via SAP opstellen; interne communicatie ondersteunen.

Skills

Notuleren

Agenda beheer

Patiëntenadministratie

HR-ondersteuning

Inkoop via SAP

Tools

SAP

Job description

Als medewerker secretariaat en administratie speel jij een onmisbare rol achter de schermen van ons infectieziektenonderzoek, door de dagelijkse organisatie en patiëntenadministratie strak te stroomlijnen. Je krijgt een afwisselende functie waarin je regie pakt over je eigen agenda, je werkwijze én je professionele ontwikkeling. Je krijgt flexibele werktijden en een goede balans tussen thuiswerken en werken op locatie. In deze rol werk je nauw samen met betrokken collega’s die klaarstaan om kennis te delen en elkaar te versterken. Lees verder om te ontdekken of deze rol bij jou past!

In het Centrum Infectieziekteonderzoek, Diagnostiek en laboratorium Surveillance (IDS) onderzoeken en bewaken zo'n 170 medewerkers de gezondheid van Nederland op het gebied van infectieziekten. Met elkaar dragen we bij aan het bestrijden en voorkomen van infectieziektes in Nederland.

Als medewerker secretariaat en administratie heb je een cruciale rol binnen IDS. Samen met jouw team ondersteun en ontzorg je het centrumhoofd en de zes afdelingshoofden, die samen het MT vormen. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het invoeren, verwerken en controleren van patiëntengegevens. Je werkt aan afwisselende en uitdagende taken. Geen dag is hetzelfde en je leert veel verschillende dingen.

• Managementondersteuning: Je beheert de agenda's, post en e-mail van de managers, plant complexe afspraken, ontvangt bezoekers en coördineert vergaderingen en bijeenkomsten van begin tot eind (inclusief notulen en verslaglegging).
• Patiëntenadministratie: Je levert een directe bijdrage aan het primaire proces door nauwkeurig patiëntgegevens en laboratoriumformulieren in te voeren en te controleren in ons laboratoriuminformatiesysteem.
• HR- en personele ondersteuning: Je begeleidt het wervingsproces en de indiensttreding van nieuwe medewerkers. Je handelt diverse HR-zaken af, zoals ziektemeldingen en contractwijzigingen en je zorgt voor persoonlijke attenties bij jubilea of ziekte.
• Bedrijfsvoering en inkoop: Je regelt facilitaire- en ICT-voorzieningen, stelt inkooporders op via SAP voor materialen en externe inhuur. Ook ondersteun je bij interne communicatie, declaraties en dienstreizen.

Er is ruimte voor verbetering in de processen. Samen met het team en de afdelingshoofden pak je verbetertrajecten op om de administratieve dienstverlening te optimaliseren, waarbij je de voortgang bewaakt en prioriteiten stelt.

Jij werkt samen met vijf collega’s in het team Secretariaat en Administratie. Dit is een betrokken team, waar we elkaar helpen en de sfeer goed is. Het team maakt deel uit van de afdeling Organisatie- en Procesondersteuning (OPO) met 25 mensen. De afdeling is de verbindende schakel binnen centrum IDS en zorgt ervoor dat het primaire proces goed kan functioneren. Wij leveren ondersteuning op alle niet-inhoudelijke terreinen die nodig zijn om het centrum draaiende te houden en we dragen zorg voor compliance binnen IDS. Door het faciliteren en ondersteunen van microbiologische experts en management draagt onze afdeling bij aan efficiëntie, samenhang en continuïteit van het werk binnen IDS.

We vinden een gezonde werk-privébalans erg belangrijk.

In overleg met je directe collega’s en leidinggevende kun je je werktijden flexibel indelen en gebruikmaken van de thuiswerkregeling en hybride werken. Omdat veel IDS-medewerkers op kantoor aanwezig zijn, is het wel belangrijk dat jij in ieder geval op maandag en vrijdag daar ook bent, zodat je goed bereikbaar en laagdrempelig aanspreekbaar bent. Je hebt de vrijheid om, in overleg met je collega’s en leidinggevende, verdere invulling te geven aan de functie waarbij er ruimte is om jezelf professioneel verder te ontwikkelen.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit neem je mee

• Je hebt ervaring met het werken als administratief medewerker, of een andere ondersteunende rol. Hierdoor ben je ook vertrouwd met diverse Officepakketten zoals Word, Excel, Outlook, MS Teams.
• Je drukt je helder en correct uit in het Nederlands (kennis van het Engels is een pré) en hebt aantoonbare ervaring of leerbereidheid met notuleren, zodat je vergaderingen accuraat kunt vastleggen.
• Je combineert een klantgerichte en probleemoplossende houding met discretie, zodat je vertrouwelijke zaken zorgvuldig behandelt en actief meedenkt over de juiste oplossing voor iemands vraag of probleem.
• Je werkt uiterst nauwkeurig, secuur en met oog voor detail.
• Je kunt goed plannen, organiseren en het overzicht bewaren en blijft flexibel en stressbestendig wanneer prioriteiten snel veranderen.
• Je vindt gemakkelijk je plek binnen een team, deelt relevante informatie tijdig met je collega’s en zoekt actief de afstemming op om gezamenlijk tot het beste resultaat te komen.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!

RIVM - De zorg voor morgen begint vandaag

Over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.