Medewerker secretariaat

Utrechts Landschap; Utrecht; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract voor 1 jaar met verlenging

Werkplek op Landgoed Oostbroek

Samenwerking met circa 65 medewerkers/

800 vrijwilligers

Job summary

Utrechts Landschap zoekt een medewerker secretariaat voor het kantoor op Landgoed Oostbroek. Je bent het eerste aanspreekpunt, ondersteunt diverse afdelingen en plant afspraken en evenementen.

Je beheert binnenkomende en uitgaande post en assisteert bij mailingen en acties. Daarnaast voer je facilitaire taken uit, zoals het bestellen van benodigdheden en het beheren van vergaderzalen; bij afwezigheid van de huismeester help je waar nodig en signaleer je knelpunten aan het afdelingshoofd

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau (3 of 4) met secretariële/ administratieve opleiding.
• Secretarieel-administratieve en facilitaire vakkennis en relevante werkervaring.
• Zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd werken, initiatief nemen.
• Klantgericht, dienstverlenend en betrouwbaar, teamspeler.
• Goede plannings- en organisatietalent, flexibel bij veranderingen.
• Uitstekende Nederlandse communicatie, mondeling en schriftelijk.
• Kennis van Microsoft Office en organisatorische vaardigheden.
• Woonachtig in provincie Utrecht; groen hart met natuur en erfgoed.

Responsibilities

• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers en externe contacten en ondersteunt meerdere afdelingen en leidinggevenden.
• Je ontvangt gasten op Landgoed Oostbroek en verzorgt afspraken, post en mailingen. Je helpt bij acties en evenementen.
• Je houdt overzicht, stemt voortgang af en schakelt bij knelpunten het afdelingshoofd Bedrijfsvoering in.
• Je bereidt vergaderingen voor, verzorgt zaalplanning en kantoorbenodigdheden.

Skills

Secretariële vakkennis

Facilitaire vakkennis

Plannen & organiseren

Klantgerichtheid

Communicatief vaardig (NL)

Microsoft Office

Netwerken binnen organisatie

Education

MBO werk- en denkniveau (3/4) + secretariële/administratieve opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

Als medewerker secretariaat ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s, vrijwilligers en externe contacten. Je ondersteunt afdelingen, projecten en leidinggevenden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied en zorgt samen met je collega’s voor een goede bezetting van het secretariaat tijdens kantoortijden. Je ontvangt gasten op Landgoed Oostbroek en staat mensen vriendelijk en professioneel te woord via telefoon en e-mail. Ook plan je afspraken, verzorg je de inkomende en uitgaande post, maak je brieven op en help je bij mailingen, acties en evenementen.

Binnen het facilitaire aandachtsgebied voer je zelfstandig routinematige werkzaamheden uit, zoals het bestellen van kantoor- en facilitaire benodigdheden en, bij afwezigheid van de huismeester, het verzorgen van de vergaderzalen en keuken. Je houdt overzicht, stemt de voortgang af, signaleert knelpunten en lost veelvoorkomende problemen waar mogelijk zelf op. Wanneer dat nodig is, schakel je het afdelingshoofd Bedrijfsvoering in.

Wie ben jij?

• Je hebt mbo werk- en denkniveau (niveau 3 of 4), bij voorkeur aangevuld met een secretariële of administratieve opleiding;
• Je beschikt over secretarieel-administratieve en facilitaire vakkennis en hebt bij voorkeur enkele jaren relevante werkervaring;
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd, neemt initiatief en houdt overzicht;
• Je bent klantgericht, dienstverlenend en betrouwbaar en werkt graag samen met collega’s en vrijwilligers;
• Je kunt goed plannen en organiseren, stelt gemakkelijk prioriteiten en blijft flexibel wanneer werkzaamheden veranderen;
• Je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en staat interne en externe contacten vriendelijk en professioneel te woord;
• Je hebt gedegen kennis van Microsoft Office en gevoel voor organisatorische en functionele verhoudingen;
• Je woont bij voorkeur in de provincie Utrecht;
• Je hebt een groen hart en voelt je verbonden met natuur, erfgoed en landschap.

Wat biedt Utrechts Landschap jou?

• De mogelijkheid om bij een organisatie te werken die opkomt voor de belangen van de natuur en het erfgoed in de provincie Utrecht;
• Een plek waar je de ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en het beste uit jezelf te halen;
• Een aanstelling voor één jaar die bij goed functioneren wordt verlengd voor onbepaalde tijd;
• De allermooiste plek om te werken: op Landgoed Oostbroek midden in het groen, pal naast Science Park Utrecht;
• Je wordt collega van ongeveer 65 enorm betrokken medewerkers en bijna 800 enthousiaste vrijwilligers;
• Inschaling in schaal 4 volgens de Raam‑cao Bos en Natuur deel Landschappen (minimaal
• € 3.137,49 tot maximaal € 3.776,48 bruto per maand bij een 37-urige werkweek).

Utrechts Landschap is sinds 1927 dé beschermer van natuur en monumentaal erfgoed in de provincie Utrecht. Bij Utrechts Landschap werken ruim 60 medewerkers en daarnaast een groot aantal vrijwilligers.

Verspreid door de provincie hebben we een grote variatie aan natuur en erfgoed in eigendom. We zijn dus letterlijk dichtbij veel Utrechters. Het merendeel van onze prachtige natuurgebieden is toegankelijk voor bezoekers. Daarnaast hebben we belangrijk monumentaal erfgoed onder onze hoede: meerdere landgoederen met opstallen, 23 werkende molens en Kasteel Loenersloot.