Medewerker Digitaal Informatiebeheer

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

OV-reiskostenvergoeding

Ouderschapsverlof deels betaald

Studiefaciliteiten

Bedrijfsfitness

Woon-werkverkeer vergoeding

Job summary

De afdeling Integraal Archiefbeheer (IAB) zoekt een Medewerker Digitaal Informatiebeheer in Den Haag. Je registreert digitale documenten, koppelt ze aan dossiers en zorgt voor vindbare, veilige informatie. Je werkt nauw samen met meerdere ministeries en wordt breed ingezet binnen de organisatie.

Je hebt ervaring met documentmanagementsystemen, uitstekende plannings- en organisatievaardigheden en een nauwkeurige, klantgerichte houding. Een post HBO-Archivistiek B aanwervingspad is mogelijk.

Qualifications

• Ervaring met documentmanagementsystemen en zaakgericht werken.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Nauwkeurig, flexibele en klantgerichte werkhouding.

Responsibilities

• Registreren, controleren, toewijzen en koppelen van digitale documenten aan dossiers.
• Zorgen dat informatie correct, veilig en terug te vinden is.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen voor verbetering.
• Toezien op naleving van procedures en regelgeving.
• Identificeren van dwarsverbanden tussen ministeries om processen te verbeteren.
• Opstellen van rapportages en aanbevelingen op basis van bevindingen.
• Coördineren van digitale informatiebeheerprocessen.

Skills

Documentmanagement

Zaakgericht werken

Plannen

Organisatievaardigheden

Klantgerichtheid

Digitalisering

Education

Post HBO Archivistiek B

Tools

Zaaksystemen

Documentmanagementsystemen

Job description

Wil jij bijdragen aan een moderne en betrouwbare digitale overheid? Werk je nauwkeurig, houd je van structuur en vind je het leuk om afwisselend werk te doen? Dan zoeken wij jou.

Als Medewerker Digitaal Informatiebeheer bij de afdeling Integraal Archiefbeheer (IAB) zorg je ervoor dat digitale informatie binnen de Rijksoverheid correct wordt verwerkt en makkelijk terug te vinden is.

Je komt te werken in team Registratie (IAB3), dat meerdere ministeries ondersteunt, waaronder Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Financiën en het Rijksvastgoedbedrijf.

Je registreert en verwerkt inkomende documenten en voorziet deze van de juiste metadata. De stukken variëren van correspondentie en juridische documenten tot parlementaire documenten en beleidsgerelateerde informatie. Je wordt stapsgewijs ingewerkt en bent uiteindelijk breed inzetbaar voor verschillende ministeries. Omdat ieder ministerie eigen documenten, systemen en werkprocessen heeft, blijft je werk afwisselend en ontwikkel je een brede kennis en ervaring.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Registreren, controleren, toewijzen en koppelen van digitale documenten aan de juiste dossiers binnen verschillende documentmanagement- en zaaksystemen.
• Zorgen dat informatie correct, veilig en makkelijk terug te vinden is.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van praktische verbetervoorstellen.
• Toezien op de naleving van werkafspraken, procedures en relevante wet- en regelgeving.
• Identificeren van dwarsverbanden tussen ministeries om werkprocessen te optimaliseren en de onderlinge samenwerking te versterken.
• Opstellen en analyseren van rapportages en het doen van aanbevelingen op basis van bevindingen.
• Opstellen van planningen, bewaken van de voortgang en tijdig bijsturen waar nodig.
• Coördineren van werkprocessen met betrekking tot digitaal informatiebeheer.

Wat bieden wij?

• Een maatschappelijk relevante functie binnen de Rijksoverheid.
• Een afwisselende functie waarin je kennis opdoet over de informatiehuishouding voor diverse ministeries.
• Ruimte om jezelf te ontwikkelen en je kennis te verbreden. Je hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om een post HBO-opleiding Archivistiek B te volgen.
• Een salaris volgens schaal 8 van € 3.333,81 tot € 4.457,77 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je werkt zorgvuldig, neemt verantwoordelijkheid en leert snel. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden en vindt het prettig om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.

Je beschikt over:

• Ervaring met documentmanagementsystemen en zaakgericht werken.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Een nauwkeurige, flexibele en klantgerichte werkhouding.
• Interesse in digitalisering, informatiebeheer en de nieuwe mogelijkheden die AI hiervoor biedt.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de nieuwe Archiefwet, is een pre.

Hier kom je te werken

Meer over Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding

De afdeling Integraal Archiefbeheer (IAB) maakt deel uit van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), die als shared service organisatie de informatiehuishouding van het Rijk ondersteunt. Onze afdeling Integraal Archiefbeheer maakt als onderdeel van de unit Operatie een boeiende verandering door: we gaan van het beheren van papieren en hybride archieven naar beheer van digitale dossiers in DMS-omgeving en een nog te ontwikkelen e-depot. Bij IAB werk je in een dynamische omgeving waarin digitalisering en innovatie centraal staan.
Standplaats is Den Haag, met hybride werken als norm. Je werkt gemiddeld de helft van je werktijd op kantoor en de andere helft op een andere werkplek, bijvoorbeeld thuis. Je bent in ieder geval minimaal één dag per week op kantoor aanwezig. Beschikbaarheid op donderdag en vrijdag is een pre.
Voor meer informatie over deze vacature en de sollicitatieprocedure contact op met Victor Newton, teamleider IAB, via 06-25695146 of [e-mail] of met Frans de Torbal, teamleider IAB, via 06-50261238.
Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Corporate recruiter Viec Nguyen staat je graag te woord via telefoon en WhatsApp op 06 – 1977 9436.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Bijzonderheden

Een positieve Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is vereist voor deze functie.
Afhankelijk van de opdracht waarvoor je wordt ingezet, kan een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaken van de procedure. Hiervoor is het noodzakelijk dat je de Nederlandse nationaliteit bezit en de afgelopen tien jaar in Nederland hebt gewoond. Ook je eventuele partner en andere personen uit je directe omgeving kunnen onderdeel zijn van dit veiligheidsonderzoek.

Over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.