Medewerker bezwarencommissie (zzp - freelance)

Gemeente Westland; Wateringen; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Westland zoekt een medewerker bezwarencommissie om het proces rondom bezwaarschriften te ondersteunen. Je bewaakt lopende zaken, zorgt voor juiste en tijdige administratie in het zaaksysteem, en onderhoudt professioneel contact met bezwaarmakers.

Je plant hoorzittingen in afstemming met secretarissen en vakafdelingen, reserveert vergaderruimten, verzendt stukken tijdig en houdt toezicht op voortgang zodat zaken binnen wettelijke termijnen blijven.

Qualifications

• Administratief sterk en bekend met administratieve processen.
• In staat gestructureerd te werken en oplossingsgericht te denken.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Basiskennis van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en digitale systemen.
• Ervaring met zelfstandig afhandelen van telefonische vragen.
• Proactief, resultaatgericht en een echte teamspeler.

Responsibilities

• Onderhouden professioneel contact met bezwaarmakers via digitaal en mondeling.
• Beheer van administratieve afhandeling en correcte registratie in zaaksysteem.
• Plannen van hoorzittingen en zorgen voor relevante stukken.
• Reserveren van vergaderruimten en tijdig verzenden van stukken.
• Toezicht houden op voortgang en termijnoverschrijdingen signaleren en acteren.
• Afstemmen met secretarissen en vakafdelingen; ondersteuning aan juridische adviseurs.

Skills

Administratief

Praktisch

Communicatie

Office

Telefonisch contact

Proactief

Teamplayer

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Organisatie
Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Opdracht:

Als medewerker bezwarencommissie vervult opdrachtnemer een centrale rol binnen het proces rondom de behandeling van bezwaarschriften. Opdrachtnemer bewaakt het overzicht over de lopende zaken en draagt zorg voor een correcte, zorgvuldige en tijdige administratieve afhandeling. Daarbij wordt toegezien op de voortgang van de verschillende bezwaarschriften en wordt actie ondernomen wanneer zaken buiten de geldende wettelijke termijnen dreigen te lopen.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht betreft het contact met bezwaarmakers. Opdrachtnemer onderhoudt dit contact op professionele wijze, zowel digitaal als mondeling. Daarnaast draagt opdrachtnemer verantwoordelijkheid voor een juiste en accurate registratie van de zaken in het daarvoor bestemde zaaksysteem.

In afstemming met de secretarissen en de betrokken vakafdelingen plant opdrachtnemer de hoorzittingen van de Commissie Bezwaarschriften. Rondom deze hoorzittingen verzorgt opdrachtnemer de benodigde administratieve en organisatorische werkzaamheden. Hieronder vallen onder andere het reserveren van vergaderruimten en het tijdig verzenden van de benodigde stukken.

Doordat opdrachtnemer bij het gehele proces rondom de bezwaarschriften en hoorzittingen betrokken is, bestaat er voortdurend zicht op de voortgang van de procedures. Wanneer wordt geconstateerd dat een zaak de wettelijke termijn dreigt te overschrijden, onderneemt opdrachtnemer hierop actie.

Opdrachtnemer stemt de werkzaamheden af met de andere medewerker bezwarencommissie. Gezamenlijk wordt gewerkt aan een uniforme en gestandaardiseerde uitvoering van de werkzaamheden binnen de bezwarencommissie. Daarnaast ondersteunt opdrachtnemer, waar nodig, de juridische adviseurs in de derde lijn binnen het domein Mens en Middelen.

Organisatorische inbedding
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de bestaande organisatie en werkprocessen van opdrachtgever. De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en worden deels of geheel ook uitgevoerd door werknemers die bij opdrachtgever in loondienst werkzaam zijn.

Voor de uitvoering van de opdracht gelden de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden:

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• De werkvorm wordt door opdrachtgever bepaald, waaronder de locatie en planning voor de te leveren inspanning;
• De werkzaamheden worden in teamverband uitgevoerd;
• Opdrachtnemer stemt de werkzaamheden af met de andere medewerker bezwarencommissie, secretarissen en betrokken vakafdelingen;
• De opdracht wordt ingezet ter vervanging van een vaste werknemer.

Competenties

• Je bent administratief sterk en begrijpt hoe administratieve processen werken;
• Je bent praktisch ingesteld, denkt in oplossingen en kan gestructureerd werken;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt goede basiskennis van het Microsoft Office pakket, met name Outlook, Word en Excel en bent handig met digitale systemen.
• Je hebt kennis en ervaring met het zelfstandig afhandelen van telefonische vragen.
• Je bent proactief en resultaatgericht;
• Je bent een echte teamplayer.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de wet gelijke behandeling.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – VrIs hybride werken mogelijk: Nee