Management Assistent Gemeente

Maandag; Arnhem; Hybrid; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

Maandag biedt een vacature voor een managementassistent bij een gemeentelijke organisatie. Je bewaakt de agenda's, bereidt overleggen voor en houdt overzicht van lopende acties, zodat het managementteam effectief kan opereren.

Je werkt in een dynamische omgeving waar bestuur, beleid en uitvoering samenkomen; je zet processen op een efficiënte manier in en profiteert van hybride werken en ruimte voor professionele ontwikkeling.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, secretaresse of directieondersteuner.
• Gemeentelijke werkervaring is vereist; kent bestuurlijke dynamiek en besluitvormingslijnen.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau met ijzersterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede beheersing van kantoorsoftware en systemen zoals Outlook, Microsoft Teams en specifieke zaaksystemen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een flexibele, proactieve houding ten opzichte van procesverbetering.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's, inplannen van afspraken en scherp bewaken van prioriteiten.
• Voorbereiden en coördineren van overleggen, inclusief het tijdig compleet maken en distribueren van stukken.
• Verwerken van inkomende correspondentie en bewaken van de voortgang van openstaande acties en besluiten.
• Actief meedenken over procesverbeteringen en het optimaliseren van administratieve en digitale werkprocessen.
• Soepel schakelen en onderhouden van korte lijnen met interne afdelingen, bestuurders en externe ketenpartners.

Skills

Structuur brengen

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Organiseren

Samenwerken

Education

MBO-niveau administratieve opleiding

Tools

Outlook

Microsoft Teams

Zaaksystemen

Job description

Over de functie

Soms verandert de inrichting van een straat of een compleet stadspark sneller dan je agenda bij kan benen. Als managementassistent binnen de gemeente zorg jij ervoor dat het managementteam hierin feilloos blijft navigeren.Je komt te werken in een dynamische omgeving waar politiek, beleid en de dagelijkse praktijk samenkomen. Besluiten die hier worden genomen, hebben direct impact op de leefomgeving van inwoners en projecten. Dankzij jouw ervaring met gemeentelijke processen weet je precies welke stappen nodig zijn. Je brengt structuur aan, houdt de lijnen kort en zorgt dat iedereen kan vertrouwen op een strakke organisatie.Wat je zoal doet op een werkdag:

• Agenda's beheren, afspraken inplannen en heldere prioriteiten stellen.
• Overleggen grondig voorbereiden zodat stukken compleet en op tijd beschikbaar zijn.
• Inkomende informatie verwerken en het overzicht bewaren over lopende acties.
• Soepel schakelen met interne afdelingen, bestuurders en externe partners.
• Actief meedenken over procesverbetering en efficiëntere manieren van werken.

Functie-eisen

Je bent een echte spin in het web die energie krijgt van structuur brengen in een dynamische omgeving. Met jouw scherpe oog voor detail en natuurlijke communicatiekracht verbind je gemakkelijk verschillende afdelingen. Je voelt feilloos aan wat het management nodig heeft, nog voordat de vraag gesteld wordt. Dankzij jouw proactieve instelling blijf je rustig, zelfs wanneer de politieke druk oploopt.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, secretaresse of directieondersteuner.
• Gemeentelijke werkervaring is vereist; je kent de bestuurlijke dynamiek en besluitvormingslijnen van binnen en buiten.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau met ijzersterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede beheersing van kantoorsoftware en systemen zoals Outlook, Microsoft Teams en specifieke zaaksystemen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een flexibele, proactieve houding ten opzichte van procesverbetering.

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je op een drukke ochtend binnenloopt en precies weet welke prioriteiten er vandaag liggen binnen het ruimtelijk domein. Jij brengt orde in de chaos en zorgt dat het managementteam moeiteloos kan doorpakken. Dit is een rol waarin je niet alleen administratief ontlast, maar ook volop de ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en je organisatorische vaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Je maakt direct impact op complexe gemeentelijke projecten.

• Beheren van complexe agenda's, inplannen van afspraken en scherp bewaken van prioriteiten.
• Voorbereiden en coördineren van overleggen, inclusief het tijdig compleet maken en distribueren van stukken.
• Verwerken van inkomende correspondentie en bewaken van de voortgang van openstaande acties en besluiten.
• Actief meedenken over procesverbeteringen en het optimaliseren van administratieve en digitale werkprocessen.
• Soepel schakelen en onderhouden van korte lijnen met interne afdelingen, bestuurders en externe ketenpartners.

Dankzij jouw proactieve inzet loopt alles op rolletjes en kan het team zich volledig focussen op een mooie leefomgeving voor iedereen.

De opdrachtgever

De opdrachtgever
Je komt terecht in een gemeentelijke organisatie die werkt aan uiteenlopende maatschappelijke opgaven. De sfeer is collegiaal, de lijnen zijn kort en je krijgt veel ruimte om je rol op jouw manier in te vullen. Je werkt samen met professionals die jouw ondersteuning waarderen en vertrouwen op jouw overzicht en aanpak.
Daarnaast profiteer je van de zekerheid, persoonlijke begeleiding en ontwikkelmogelijkheden die horen bij werken via Maandag®. Je wordt gekoppeld aan opdrachten die passen bij jouw ervaring én jouw ambities.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Maandag® Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Je contactpersoon

Sanne Kleefman

Talent Manager Overheid