Medewerker Bedrijfsbureau (M/V)

Hekbouw; Nederland; Hybrid; EUR 27,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

32–40 uur per week mogelijk

Marktconform CAO metaal & techniek

Veel vrijheid en vertrouwen

Zelfstandig werken

Job summary

Hekbouw in Ossendrecht zoekt een Medewerker Bedrijfsbureau die zorgt voor een betrouwbare dagelijkse planning en contact onderhoudt met klanten en monteurs. Je bepaalt prioriteiten, regelt afspraken en bewaakt dat storingen tijdig worden opgevolgd, met aandacht voor administratieve afhandeling en nauwkeurige opvolging.

Je werkt zelfstandig, houdt overzicht en denkt mee over efficiënte werkprocessen en standaardisatie, ook met behulp van AI.

Qualifications

• Beschik over mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met planning, een bedrijfsbureau, servicecoördinatie of werkvoorbereiding.
• Administratief sterk en nauwkeurig.
• Goede kennis van digitale systemen.
• Snel schakelen bij veranderende prioriteiten.
• Goede communicatie met klanten en collega’s.
• Servicegericht, maar duidelijk wanneer nodig.
• Durf richting klanten voor te komen.
• Gedreven om slimmer en gestandaardiseerd te werken.

Responsibilities

• Verzorgen van de administratieve afhandeling rondom de planning.
• KLIC-meldingen doen en storingsmeldingen verwerken.
• Inplannen en opvolgen van storingen.
• Telefonisch klanten te woord staan over planning en afspraken.
• Afstemmen met montage, magazijn en andere afdelingen.
• Ondersteunen bij de dagelijkse montageplanning.
• Meedenken over efficiëntere, gestandaardiseerde processen (waaronder AI).

Skills

Planning

Klantcontact

Communicatie

Systeemkennis

Zelfstandigheid

Education

MBO/HBO

Tools

Digitale systemen

Job description

Als Medewerker Bedrijfsbureau in Ossendrecht zorg jij voor een soepel verloop van de dagelijkse planning, schakel je met klanten en collega’s en houd je overzicht wanneer prioriteiten veranderen.

De planning loopt anders dan gedacht, een klant wil weten wanneer we komen, monteurs staan aan je bureau en ondertussen komt er een storing binnen die misschien niet kan wachten. Waar begin je? Als jij in zo’n situatie niet in de stress schiet, maar juist overzicht krijgt, prioriteert en gaat regelen, dan zou deze functie zomaar iets voor jou kunnen zijn.

Als Medewerker Bedrijfsbureau zorg jij dat onze dagelijkse planning blijft draaien. Je schakelt met klanten en collega’s, bepaalt wat prioriteit heeft en zorgt dat afspraken, meldingen en orders goed worden opgevolgd. Je bent klantgericht, maar kunt ook duidelijk zijn als iets níét vandaag kan.

Je houdt overzicht, zorgt dat afspraken worden nagekomen en weet wat er moet gebeuren wanneer de planning onverwacht verandert. Daarbij werk je nauwkeurig en zelfstandig, maar vooral ook praktisch: regelen, opvolgen en zorgen dat het voor elkaar komt.

Samen met je collega’s zorg je voor een goede voorbereiding, planning en administratieve afhandeling van onze werkzaamheden. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Verzorgen van de administratieve afhandeling rondom de planning;

• KLIC-meldingen doen
• verwerken en afmelden van uitgevoerde orders;
• aannemen en verwerken van storingsmeldingen;
• inplannen en opvolgen van storingen;

Afhandelen van telefoonverkeer;

• klanten telefonisch te woord staan over de planning, bijvoorbeeld over wanneer werkzaamheden plaatsvinden of wanneer een afspraak gewijzigd moet worden;
• inschatten van de urgentie van een storing en bepalen welke actie nodig is;
• maken en bevestigen van planningsafspraken met klanten;

Ondersteunen bij de dagelijkse montageplanning;

• doorgeven van geplande orders aan het magazijn, zodat materialen tijdig beschikbaar zijn;
• bewaken van openstaande werkzaamheden en ervoor zorgen dat acties niet blijven liggen;
• afstemmen met collega’s van montage, magazijn en andere betrokken afdelingen;

Werken met onze systemen en meedenken over hoe we processen slimmer en meer gestandaardiseerd kunnen uitvoeren, onder andere met behulp van AI.

Wat maakt deze functie interessant?

Geen dag verloopt precies volgens planning. Een klant belt met een vraag, een afspraak moet worden verzet of er komt een urgente storing binnen die snel opgelost moet worden. Dat vraagt om iemand die rustig blijft, overzicht houdt en keuzes durft te maken. Je krijgt veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Je bent niet alleen administratief bezig, maar staat midden in de dagelijkse operatie. Je hebt contact met klanten, schakelt met collega’s en zorgt ervoor dat werkzaamheden daadwerkelijk uitgevoerd kunnen worden. Tegelijkertijd willen we onze manier van werken steeds verder verbeteren. Daarom vinden we het belangrijk dat je makkelijk met systemen werkt en openstaat voor standaardisatie en digitalisering.

Wat verwachten we van jou?

Voor deze functie zoeken we vooral iemand die nauwkeurig, zelfstandig en praktisch ingesteld is. Je wacht niet af totdat iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf wat aandacht nodig heeft.

Daarnaast:

• beschik je over mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• heb je bij voorkeur ervaring met planning, een bedrijfsbureau, servicecoördinatie, werkvoorbereiding of een vergelijkbare functie;
• ben je administratief sterk en werk je nauwkeurig;
• kun je goed overweg met digitale systemen;
• kun je snel schakelen wanneer prioriteiten veranderen;
• kun je goed inschatten wat urgent is en wat kan wachten;
• communiceer je makkelijk met zowel klanten als collega’s;
• ben je servicegericht, maar kun je ook duidelijk zijn wanneer dat nodig is;
• durf je richting klanten je mannetje of vrouwtje te staan;
• vind je het leuk om mee te denken over slimmer en efficiënter werken.

Jij past goed bij deze functie als…

• Je wordt blij van een planning die klopt, maar raakt niet van slag als die planning een uur later alweer anders is.
• Het ene moment maak je een afspraak met een klant, daarna overleg je met het magazijn over een order en vervolgens komt er een storingsmelding binnen waarvan je moet bepalen hoe snel we in actie moeten komen.
• Overzicht houden, communiceren en regelen: dat is waar jij goed in bent.

Je komt terecht in een nuchtere en platte organisatie waar de lijnen kort zijn en we van aanpakken houden. Geen onnodige poespas of eindeloos vergaderen, maar samen zorgen dat het werk gedaan wordt. We werken hard, communiceren direct en verwachten dat je verantwoordelijkheid pakt. Daar krijg je ook veel vrijheid en vertrouwen voor terug.

Wij bieden je:

• 40 uur per week, 32 is bespreekbaar;
• Marktconform salaris volgens CAO metaal & techniek;
• Veel vrijheid en vertrouwen om je werk op jouw manier te doen;
• Zelfstandig werken, zonder dat je er alleen voor staat;

Zie jij jezelf als de persoon die rust en overzicht brengt in onze dagelijkse planning? En vind je het leuk om ervoor te zorgen dat klanten, monteurs en collega’s weten waar ze aan toe zijn?

Dan maken we graag kennis met je.