Medewerker Bedrijfsbureau

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Medewerker Bedrijfsbureau (MBB) voor het DCR op de Kromhout Kazerne in Utrecht. Je vervult een spilfunctie, ondersteunt verzuim en re-integratie en fungeert als aanspreekpunt voor interne klanten.

Je werkzaamheden omvatten communicatie, planning, managementrapportages en administratieve afhandeling. De positie vereist mbo-4 niveau, ervaring met managementondersteuning en kennis van Office 365; het dienstverband is tijdelijk met een duur van 24 maanden.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-4 opleiding.
• Enige jaren ervaring met managementondersteuning.
• Oog voor detail en inzicht in het grotere geheel.
• Je bent vertrouwd met Office 365-systemen.

Responsibilities

• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen van collega’s en interne klanten/stakeholders.
• Behandelen van inkomende e-mails en correspondentie; bepalen prioriteit en opvolging.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen en trainingen.
• Maken van verschillende overzichten en managementrapportages.
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden en systeeminvoer.
• Voeren van verbetervoorstellen en doorvoeren van verbeteringen.
• Onderhouden van contacten met DCR-collega’s en diverse stakeholders.
• Coördinerende taken en regelen van facilitaire zaken zoals bestellingen en catering.

Skills

Energieke doener

Klantgericht

Zelfstandig werken

Samenwerken

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4 diploma

Tools

Office 365

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Kom jij ons Bedrijfsbureau team versterken en een mooie spilfunctie vervullen?

Defensie is met meer dan 85.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk.
Goede zorg voor personeel, voor militairen en burgermedewerkers is een van de pijlers van een sterke krijgsmacht. Ondersteuning van onze (gewezen) defensiemedewerkers bij ziekte en arbeidsongeschiktheid is daar een belangrijk onderdeel van. Ons Dienstencentrum Re-integratie (DCR) vervult hierbij een sleutelrol. Onze DCR-medewerkers begeleiden (oud-)Defensiemedewerkers en helpen hen op weg naar passend werk.
Als Medewerker Bedrijfsbureau (MBB) ben je een onmisbare schakel binnen het DCR. Samen met je collega’s ondersteun je ons landelijk team van verzuim- en re-integratie begeleiders. Dat verlangt dat je van meerdere markten thuis bent, je bent aanspreekpunt, regelaar, meedenker én aanpakker. Zo voer je ook allerlei essentiële administratieve en logistieke werkzaamheden uit. Het gezamenlijk streven is dat processen goed verlopen, zorgvuldig, met oog voor de mens en toepasselijke regelgeving.
Krijg jij energie van afwisseling, samenwerken en dienstverlenend werk met impact? Dan is dit een prima volgende stap voor jou!
Spreekt dit aan? Solliciteer dan direct of lees snel verder.
.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag bij het Bedrijfsbureau van het DCR op de Kromhout Kazerne in Utrecht. Het DCR is het centrum voor Defensie brede dienstverlening, ondersteuning en specialistische advisering op het gebied van re-integratie. DCR opereert landelijk, bestaat uit 4 regio’s en uit een bedrijfsbureau, een kennis- en expertisecentrum, een ondersteuningscentrum, een afdeling Verzuim & Re-integratie en een afdeling Eigenrisicodragerschap.
Je rapporteert aan hoofd Bedrijfsbureau en verder bestaat het team uit drie senior medewerkers en drie medewerkers bedrijfsbureau. Die werken allemaal vanuit Utrecht. De sfeer binnen het team is betrokken en collegiaal. Re-integratie trajecten kunnen soms best complex zijn en dan is het mooi als je op elkaars kennis en ervaring kunt bouwen. Om je draai te vinden is het fijn als je van aanpakken houdt, zelfstandig kunt werken en bijspringt als het nodig is.

Wat ga je doen?

In deze baan werk je zelfstandig, maar je vervult tevens een spilfunctie. Je belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Fungeren als een van de aanspreekpunten voor vragen van collega’s en interne klanten/stakeholders. Zorgen voor adequate opvolging;
• Behandelen van inkomende e-mails/correspondentie, bepalen prioriteit en waar mogelijk zelfstandig opvolgen of voor opvolging zorgdragen;
• Plannen, organiseren en voorbereiden van uiteenlopende vergaderingen, bijeenkomsten en trainingen. Zorgen voor goede interne afstemming;
• Maken van diverse overzichten, managementrapportages e.d.;
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden, verwerken van informatie in systemen;
• Doen van verbetervoorstellen, bijdragen implementatie van verbeteringen;
• Onderhouden van allerlei contacten met DCR collega’s en met de diverse stakeholders van het DCR;
• Oppakken van toegewezen coördinerende werkzaamheden c.q. regelen van allerlei facilitaire zaken, zoals: bestellen van diverse werk gerelateerde spullen, zorgen voor catering en het reserveren van plekken voor cursussen/opleidingen of andere overleggen.

Wie ben jij ?
Onze collega's op het Bedrijfsbureau combineren een aantal kwaliteiten om deze rol met plezier en succesvol te doen. Het zijn zelfstandige dienstverlenende aanpakkers die prima in teamverband werken en zowel administratief als communicatief goed uit de voeten kunnen.

• Je bent een energieke doener die ziet wat nodig is, die het oppakt en zorgt dat het geregeld wordt.
• Je hebt plezier in het helpen van anderen, ondersteunen met activiteiten en met jouw kennis van zaken;
• Je houdt van afwisseling, werkt klantgericht en denkt in oplossingen;
• Je bent zelfstandig waar het kan en werkt samen waar het moet;
• Je schakelt makkelijk tussen werkzaamheden, blijft overzicht houden en je weet precies wanneer je moet doorpakken;
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk ben je helder en sla je de juiste toon aan;
• Je wil wat je doet graag goed doen en je bent altijd op zoek naar hoe het beter of slimmer kan.

Wat neem jij mee?

• Een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Enige jaren ervaring met managementondersteuning;
• Oog voor detail én inzicht in het grotere geheel;
• Je bent vertrouwd met werken met systemen zoals office 365.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 16 en 17.
• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.

Je werkt binnen het Dienstencentrum Re-integratie (DCR). Het DCR is het centrum voor dienstverlening, ondersteuning en specialistische advisering op het gebied van re-integratie voor de gehele defensieorganisatie en bestaat uit een Bedrijfsbureau, een Expertisecentrum en een Re-integratiecentrum.

Het DCR levert deskundig en toepasbaar advies op het gebied van re-integratie en draagt daarmee bij aan een professionele en een doelmatig re-integratiebeleid binnen Defensie. Het Re-integratiecentrum telt vier regio’s en bestaat, naast het regiohoofd, uit een hoofd, vier regiohoofden en 37 casemanagers verzuim en re-integratie. Daarnaast is er een administratieve ondersteuningsgroep.

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer A.S. Dhaliwal, Hoofd Bedrijfsbureau
[e-mail]
06 22665692

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

De heer C.A. Crepin, Adviseur Werving & Selectie
[e-mail]
06 12093204