Medewerker Afdelingssecretariaat

Buurts; Haarlem; Hybrid; EUR 32,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Individueel keuzebudget

Loopbaanbudget

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen opbouw PFZW

Job summary

Buurts in Haarlem zoekt een zelfstandig medewerker afdelingssecretariaat die vier gebiedsmanagers en de manager Waardevol Werk ondersteunt. Je taken zijn onder meer agendabeheer, vergaderplanning en contact met interne en externe partijen.

Je werkt in een sociale organisatie met een jaarcontract voor 24 uur per week, met uitzicht op verlenging en een CAO Sociaal Werk salaris tussen 2.903 en 4.335 euro op basis van ervaring.

Qualifications

• Secretariële opleiding afgerond, met minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.

Responsibilities

• Agenda- en agendabeheer voor de managers.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en lunches.
• Contacten onderhouden tussen interne en externe partijen.
• Beheer van de jaarkalender en deadlines.
• Administratieve ondersteuning en afstemming met directiesecretaresse.
• Voorbereiding en ondersteuning van overleggen en notuleren.
• Ad hoc werkzaamheden en creatieve oplossingsgerichtheid.

Skills

Secretariële vaardigheden

Outlook

Office-programma’s

Initiatief

Zelfstandigheid

Education

Secretariële opleiding afgerond

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Office

Job description

Ben jij georganiseerd, super zelfstandig, proactief en haal je voldoening uit het goed ondersteunen van managers? Buurts zoekt een medewerker afdelingssecretariaat om ons team te versterken. Een afwisselende rol in een sociale organisatie, met een jaarcontract en kans op verlenging.

Hier kom je te werken

Buurts is een betrokken organisatie in Haarlem die zich richt op duurzame ondersteuning van alle inwoners die dit nodig hebben. Ons doel? Sterke, sociale en veilige wijken creëren waar mensen met plezier samenleven. Bouw jij mee aan deze uitdagende missie?

Het bestuurssecretariaat bestaat op dit moment uit twee collega’s: de bestuurssecretaris en de directiesecretaresse. Zij werken nauw samen ter ondersteuning van het bestuur. De directiesecretaresse verzorgt de secretariële ondersteuning van de twee bestuursleden.

Graag breiden we het secretariaat uit met een medewerker afdelingssecretariaat die primair ter ondersteuning van vijf managers gaat werken: vier gebiedsmanagers en de manager Waardevol Werk.

Als medewerker afdelingssecretariaat speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze vier gebiedsmanagers en de manager Waardevol Werk. Jij zorgt ervoor dat hun dag efficiënt verloopt door secretariële en administratieve taken uit handen te nemen. Daarnaast bied je waar mogelijk ook licht administratieve ondersteuning aan teamleiders.

• Agenda- en agendabeheer – Je plant en beheert afspraken voor de gebiedsmanagers, zowel intern als extern.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten – Van het reserveren van ruimtes tot het regelen van lunches: jij hebt alles tot in de puntjes verzorgd.
• Contacten onderhouden – Je vervult een centrale rol in het schakelen tussen interne en externe partijen.
• Beheer van de jaarkalender – Jij zorgt dat deadlines en belangrijke afspraken nooit uit het oog worden verloren.
• Administratieve ondersteuning – Je organiseert Outlook-accounts, houdt distributielijsten bij en stemt zaken af met de directiesecretaresse.
• Voorbereiding en ondersteuning van overleggen – Incidenteel notuleer je en bewaak je actiepunten.
• Ad hoc werkzaamheden – Geen dag is hetzelfde. Of het nu gaat om last-minute wijzigingen of een creatieve oplossing: jij regelt het.

Dit breng je mee

• Je hebt een secretariële opleiding afgerond en minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• Je hebt MBO+ werk- en denkniveau;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent handig met Outlook, Office-programma’s en andere digitale systemen;
• Je neemt initiatief en lost knelpunten creatief op;
• Je kunt opdrachten goed vertalen naar concrete acties en werkt zelfstandig;
• Je werkt ook prettig samen met directe collega’s;
• Je hebt een flexibele en oplossingsgerichte houding bij wijzigende plannen;
• Je bewaart overzicht en hebt oog voor detail in een dynamische omgeving;
• Je bent communicatief sterk en schakelt makkelijk met verschillende belanghebbenden.

Dit bieden wij

• Een veelzijdige baan in een veranderende organisatie;
• Een jaarcontract voor 24 uur per week (bij goed functioneren gevolgd door een contract voor onbepaalde tijd);
• Een salaris conform CAO Sociaal Werk schaal 6 (€ 2.903,- tot € 4.335,- op basis van 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8% vakantiegeld, een individueel keuzebudget, loopbaanbudget, een eindejaarsuitkering van 8,3% en pensioenopbouw bij PFZW.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Nathalie van ’t Hooft (HR-medewerker) via 06 27 31 21 72 of [e-mail] .