Managementsecretaresse

Werken voor Nederland; Leeuwarden; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget

Gratis sporten op Defensie locaties

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Ministerie van Defensie, Luchtmachtkader in Leeuwarden, zoekt een ervaren secretarieel/administratief medewerker voor managementondersteuning aan Commandant/Sectiehoofden.

Je bewaakt post, planning en communicatie met interne en externe partners. Je fungeert als eerste aanspreekpunt en notuleert bij directie- en andere vergaderingen, inclusief archivering en verslaglegging.

Qualifications

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden.
• Administratief-technische kennis van interne procedures.
• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking.
• Archiverings- en documentatietechnieken.
• Inzicht in structuur en verhoudingen binnen de organisatie.

Responsibilities

• Beoordeelt en verwerkt binnenkomende correspondentie en post.
• Beheert agenda, prioriteiten en afspraken.
• Onderhoudt contact met interne en externe instanties.
• Functie als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen.
• Functie als secretaresse/notulist bij vergaderingen.
• Bereidt vergaderingen voor en archiveren van stukken.

Skills

Secretariële ondersteuning

Administratieve organisatie

Notuleren vergaderingen

Agenda beheren

Post- en correspondentiebehandeling

Communicatie met interne/externepartij

Informatie- en archiefbeheer

Kantoorsoftware vaardigheid

Tools

Kantoorsoftware

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Je werkzaamheden bestaan uit:

Secretariële- en administratieve management ondersteuning ten behoeve van Commandant/Sectiehoofden, door:

• Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, het behandelen van post, het signaleren van urgente (post)stukken, het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor afhandeling benodigde informatie/bescheiden, het verzenden van uitgaande post;
• Het in overleg, beheren van de agenda, rekening houdend met prioriteiten, planning, bereikbaarheid, frequentie en noodzaak en attenderen op het nakomen van de gemaakte afspraken;
• Het onderhouden van (telefonische) contacten met in- en externe instanties en personen over inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor interne medewerkers en externe instanties en personen over administratief-organisatorische aangelegenheden binnen het Command/Staf CLSK en over algemeen inhoudelijke aspecten van in behandeling zijnde onderwerpen;
• Het vervullen van een bufferfunctie tussen Commandant/Sectiehoofden en interne medewerkers respectievelijke externe instanties;
• Het bewaken en coördineren van in- en externe inkomende en uitgaande informatiestromen;
• Het attenderen op aandachtspunten en het signaleren van knelpunten in de voortgang van de in- en externe communicatie;
• Het fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak met betrekking tot logistieke, administratief en/of secretariële ondersteuning;
• Het (doen) voorbereiden, ontvangen en begeleiden van (officiële, ook buitenlands) bezoek en delegaties;
• Het fungeren als secretaresse/notulist bij directievergaderingen dan wel overige vergaderingen;
• Het administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen, het archiveren van de vergaderstukken en het (in voorkomend geval) verzorgen van de verslaglegging van de vergaderingen en van de voortgangsbewaking van de daarin overeengekomen acties;
• Het opzetten en bijhouden van het werkarchief (met behulp van o.a. X-Post) en het bewaken van de tijdige en volledige levering van de te archiveren stukken en het completeren van dossiers;
• Het naar eigen inzicht en op basis van globale aanwijzingen concipiëren van brieven (ook in vreemde talen) en het daartoe verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie;
• Het controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay‑out en huisstijl en het verzorgen van uitgaande correspondentie (waaronder het omzetten van conceptteksten naar interne memoranda, nota¿s, brieven, e.d.);
• Het beoordelen van uitnodigingen, het doorgeleiden van relevante verzoeken en het verzorgen van adequate informatie voor de Commandant/Sectiehoofden;
• Het regelen van lunches/diners, zakenreizen en uitnodigingen.

Algemeen organisatorische staf- en administratieve ondersteuning, door:

• Het verzamelen, bewerken en beoordelen van (bedrijfsvoering-)gegevens ter realisatie van (management)informatie met betrekking tot de voortgang van uiteenlopende administratief-organisatorische aangelegenheden;
• Het signaleren van knelpunten en aandragen van oplossingen voor het beheren en bewaken van planningen, contacten en bedrijfsvoeringsprocessen;
• Het attenderen op bijzondere aandachtspunten en het bewaken van de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
• Het verzorgen van de agendaplanning en voortgangsmelding/-bewaking bij de uitwerking van de documenten.

Dit vragen wij

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen binnen het Command/Staf CLRS;
• Administratief technische kennis van de interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften en de toepassing daarvan;
• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking van activiteiten;
• Algemeen vaktechnische kennis van reguliere archiverings- en documentatie technieken;
• Inzicht van taakstelling, structuur en werkwijze van het Command/Staf CLRS;
• Inzicht in diverse bedrijfsvoeringsprocessen;
• Inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen de organisatie;
• Nauwkeurige vaardigheid in het maken van verslagen van vergaderingen, in het vormen en bijhouden van dossiers en het te woord staan van derden;
• Vaardigheid in het werken met geautomatiseerde systemen (kantooromgeving);
• Vaardigheid in het vormen en bijhouden van het archief en in het maken van voortgangsrapportages, overzichten, verslagen, notas.

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.169,00 - €4.179,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 1 jaar

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Dit bieden we nog meer

Onze beloning voor jouJe kunt rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die passen bij de waardevolle bijdrage die je levert aan onze organisatie. Jouw welzijn en professionele ontwikkeling staan centraal. Daarom bieden we een passend salaris voor jou, betaald ouderschapsverlof, een vergoeding voor woon-werkverkeer. En verder:

• Individueel keuzebudget dat bestaat uit 16.33% van het bruto jaarsalaris. Dit budget kan je laten uitbetalen of inzetten voor fiscale doeleinden. Je kan ook extra verlofuren kopen als je dat wenst;
• De mogelijkheid om gratis te sporten op iedere Defensie locatie;
• Ontwikkelingsmogelijkheden: We investeren in jouw groei en ontwikkeling door middel van trainingen, workshops en mogelijkheden om je vaardigheden te verbeteren;
• Doorgroeimogelijkheden: We bieden mogelijkheden om door te groeien binnen onze organisatie. Zo kun je jouw carrière pad vormgeven;
• Jouw inzet wordt gewaardeerd. We erkennen de bijdrage die je levert aan het succes van onze organisatie.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure;
• Je dient in het bezit te zijn van de Nederlandse nationaliteit;
• Aan deze vacaturetekst kunnen geen rechten worden ontleend.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

De Koninklijke Luchtmacht is het krijgsmachtdeel van Defensie dat vanuit de lucht en de ruimte bijdraagt aan vrede en veiligheid. Zij ondersteunt de bestrijding van internationale onrust, biedt hulp bij rampen en bewaakt het Nederlandse luchtruim. Met moderne vliegtuigen, straaljagers, helikopters en andere wapensystemen, én professioneel opgeleid personeel, voert de Luchtmacht iedere missie waakzaam en trefzeker uit.

Vliegbasis Leeuwarden is samen met Vliegbasis Volkel en het Air Operations Control Station in Nieuw Milligen onderdeel van het Air Combat Command.

Vliegbasis Leeuwarden heeft 1 squadron met F-35-gevechtsvliegtuigen en 1 squadron met onbemande vliegtuigen, de MQ-9 Reaper. Daarnaast zorgen ondersteunende squadrons voor onderhoud, logistiek en platformtaken als luchtverkeersleiding, meteo, bewaking en brandweer.

322 Squadron leidt gevechtsvliegers en officieren van ondersteunende diensten op tot wapeninstructeur en ontwikkelt tactieken voor het wapensysteem van de F-35. Het squadron test en evalueert ook operaties van het gevechtsvliegtuig en zorgt het dat squadrons volgens dezelfde afspraken werken. Het squadron beschikt over een eigen testafdeling en werkt nauw samen met 312 Squadron op Vliegbasis Volkel.

306 squadron houdt zich bezig met inlichtingenproducten verwerken, exploiteren en verspreiden. Dat doen de beeldanalisten en inlichtingenanalisten door de zogeheten PED-cell (processing, exploitation and dissemination). Dit gebeurt zo zorgvuldig mogelijk om burgerslachtoffers en nevenschade te voorkomen. PED-cell ondersteunde de afgelopen jaren missies in Afghanistan (Resolute Support) en Midden-Oosten (Inherent Resolve).

Het 323 Air Combat Development Centre (ACDC) is het kenniscentrum van het Air Combat Command (ACC). Het 323 ACDC ontwikkelt, test en traint tactieken, procedures en concepten met de wapensystemen van het Air Combat Command.

921 Squadron is verantwoordelijk voor het onderhoud van transportmiddelen, mechanische gronduitrusting, communicatie- en informatiesystemen (CIS), elektronische grondapparatuur en de logistieke ondersteuning op Vliegbasis Leeuwarden. Het verzorgt bijvoorbeeld de brandstoftoevoer en het transport op de vliegbasis. Ook regelt het opslag, transport en montage van wapens en munitie.

922 Squadron vervult platformtaken zoals luchtverkeersbeveiliging en meteorologie. Voordat vliegers de lucht in gaan geeft het squadron bijvoorbeeld een uitvoerige briefing over de weercondities tijdens de vlucht. Verder zorgt het squadron voor brandweer en de bewaking van onder meer de vliegbasis en de F-35–gevechtsvliegtuigen. Ook voor uitgezonden eenheden levert het pelotons om mensen en materieel in het missiegebied te bewaken.

https://www.defensie.nl/organisatie/luchtmacht

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: