Managementassistent(e)

Werken voor Nederland; Breda; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een management assistent(e) om de kernstaf te ondersteunen bij de Staf van het Commando Lucht- en Ruimtestrijdkrachten in Breda. Je bewaakt agenda’s, bereidt stukken voor en notuleert interne vergaderingen.

Daarnaast verzorg je de post, archivering en facilitaire voorzieningen. Je werkt nauw samen met topmanagement en levert administratieve ondersteuning voor dienstreizen, voorraadbeheer en begrotingen.

Qualifications

• MBO secretariële opleiding met minimaal twee moderne talen (voorkeur NL/EN).
• Ruime ervaring met administratieve ondersteunende processen.
• Vaardigheid in MS-Office, Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en inplannen van vergaderingen en besprekingen.
• Voorbereiden van stukken ten behoeve van vergaderingen.
• Archiveren van stukken ter beraden met diverse systemen.
• Notuleren bij interne besprekingen.
• Postbehandeling: afhandeling van inkomende en uitgaande post; prioriteiten stellen; controle van correspondentie.
• Ondersteunen Kernstaf: aanvragen van dienstreizen en accommodaties; voorraad kantoorartikelen beheren; vergaderruimten boeken; begroting opstellen en beheren; faciliteren van lief en leed en activiteiten.

Skills

Multilingual communication

Administratieve processen

Education

MBO secretariële opleiding

Tools

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Wil jij bijdragen aan de veiligheid en vrede in binnen- en buitenland? Naast de ruim 44.000 beroepsmilitairen en 8.500 reservisten werken er ook bijna 27.000 burgers bij Defensie, samen zorgen we voor een professionele omgeving. Nu is het jouw moment om de stap te zetten. Als medewerker bij Defensie kun jij, in je eigen vakgebied, direct bijdragen aan een krachtige en toekomstbestendige defensieorganisatie.

Het is tijd voor actie. Het is tijd voor Defensie.

Als Management Assistent(e) kun je hieraan bijdragen door het:

• bewaken en beheren van agenda’s en inplannen van beraden en besprekingen;
• voorbereiden van stukken ter voorbereiding op beraden;
• archiveren van stukken t.b.v. beraden in verschillende digitale systemen;
• notuleren bij diverse interne besprekingen.

Ook ben je verantwoordelijk voor de postbehandeling door het:

• zorgdragen voor de (tijdige) afhandeling van inkomende en uitgaande post;
• stellen van prioriteiten in inkomende post;
• controleren van uitgaande correspondentie op taalfouten, lay-out en Defensiehuisstijl.

Als laatste assisteer je bij de diverse werkzaamheden binnen de Kernstaf, zoals het:

• aanvragen van dienstreizen en accommodaties;
• beheren van aanwezige voorraad kantoorartikelen;
• boeken van vergaderruimten en faciliteiten;
• opstellen en beheren van de begroting van de Kernstaf;
• verzorgen van artikelen t.b.v. lief en leed;
• organiseren van activiteiten.

Samenwerken, Initiatief, Nauwkeurigheid, Verantwoordelijkheidsgevoel en Integriteit zijn belangrijke competenties om binnen de Kernstaf te werken. Jouw bijdrage is mede bepalend voor de kwaliteit van de ondersteuning van het topmanagement van de Luchtmacht. Beschik je in hoge mate over deze competenties en vind je het leuk om voor de top van de Luchtmacht te werken, dan is deze functie iets voor jou.

Wie zoeken we?

• Je hebt een MBO secretariële opleiding met minimaal twee moderne talen (voorkeur voor NLD en ENG);
• Je hebt ruime ervaring met administratieve ondersteunende processen;
• Je hebt vaardigheid in MS-Office, Word, Excel, Powerpoint en Outlook.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.752,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Een verplicht veiligheidsonderzoek en referentiecheck (op verzoek) maken deel uit van de selectieprocedure;
• Je dient de eed of belofte voor burgermedewerkers van Defensie af te leggen;
• Je hebt een Nederlandse nationaliteit.

De sluitingsdatum van de vacature is bindend, indien je niet op tijd reageert kunnen wij jouw sollicitatie niet in behandeling nemen.

• Het zou kunnen dat gesprekken met externe kandidaten later of niet gepland worden aangezien de interne selectieronde eerst gehouden gaat worden. Het kan na de sluitingsdatum daarom dat u wat langer moet wachten op een bericht van ons;
• De selectiegesprekken zullen vooralsnog plaatsvinden 1 á 2 weken na de sluitingsdatum.
• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Je gaat werken in het prachtige Breda, bij de Staf van het Commando Lucht- en Ruimtestrijdkrachten dat het beleid van de Luchtmacht bepaalt en de organisatie aanstuurt. Echter kan je ook incidenteel of op projectbasis tewerkgesteld worden op één van de andere locaties van het CLRS. Staf Commando Lucht- en Ruimtestrijdkrachten bestaat uit 4 directies, het NASOC en 5 stafafdelingen:

• Directie Operationeel Beleid en Plannen (DOBP) is verantwoordelijk voor het vertalen van visie en strategie naar operationeel beleid inclusief uitvoerbare plannen en concepten, passend binnen de gestelde kaders en het beeld van de toekomstige krijgsmacht. Dit met als doel om hoogwaardig, efficiënt en effectief militair luchtoptreden - nu en in de toekomst - te kunnen garanderen.
• Directie Personeel (DP) zorgt voor de implementatie van effectief HR-beleid, het stellen van kaders en inrichtingsprincipes zodat de personele gereedheid van de organisatie wordt geoptimaliseerd en effectieve ontwikkelingsmogelijkheden worden geborgd.
• Directie Informatie, Materieellogistiek en Bedrijfsvoering (DIMB) ondersteunt de Commands en Staf CLRS bij het realiseren van integrale en informatie-gestuurde bedrijfsvoering en informatie gestuurd optreden.
• Directie Projecten & Innovatie (DP&I) borgt en vergroot het innoverend- en verandervermogen van CLRS en draagt bij aan de realisatie van de strategische doelstellingen van CLRS.
• National Air and Space Operations Centre (NASOC) zorgt voor het plannen, sturen, coördineren en regisseren van CLRS Airpower door het leveren van Air Command & Control en Situational Awareness om zo effectieve en efficiënte inzet van CLRS middelen op het operationele niveau te waarborgen.
• Stafafdelingen: Kernstaf, Kabinet, Stafgroep Safety, Stafgroep Juridische Zaken, Afdeling Financiën & Control.

https://www.defensie.nl/organisatie/luchtmacht

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: