Managementondersteuner | Utrecht

Interprovinciaal Overleg; Utrecht; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

OV-vergoeding

ABP-pensioen

Laptop en telefoonregeling

IKB-budget

Duurzaam inzetbaar budget

Job summary

Interprovinciaal Overleg zoekt een managementondersteuner op de locatie Utrecht. Je zorgt voor een soepele aansturing van de MT-leden en functioneert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Je denkt mee over verbeteringen, behoudt overzicht en werkt in een dynamische bestuurlijke omgeving. Een volledig veld met taken en vergoedingen hoort bij de functie.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in secretariële of managementondersteunende functie.
• Bij voorkeur ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van MS Office en digitale tools.

Responsibilities

• Beheren van de complexe agenda’s en prioriteiten voor MT-leden.
• Voorbereiden, organiseren en afronden van overleggen incl. vergaderruimtes en catering.
• Plannen en organiseren van evenementen, zelfstandig of met de programmaondersteuner.
• Opvragen en beheren van stukken voor besluitvorming en tijdig gereedzetten.
• Notuleren van overleggen en vastleggen van acties en besluiten.
• Ondersteunen van MT-leden bij personele zaken en jubileumvieringen.
• Behandelen van binnenkomende communicatie en ontvangst van bezoekers.

Skills

Secretariële vaardigheden

Managementondersteuning

Politiek-bestuurlijke omgeving

Education

MBO-4 niveau opleiding

Tools

MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint)

iBabs

Job description

Houd jij altijd het overzicht en zorg jeervoor dat de werkweek van onze MT-leden op onze locatie in Utrecht soepel verloopt? Kun jij snel schakelen in een dynamische, bestuurlijke en soms hectische omgeving? Dan is deze vacature iets voor jou!

Wat ga je doen?

Van tijdelijke ondersteuning naar een vaste kracht in het team: we zijn op zoek naar een managementondersteuner die zich voor langere tijd aan onze organisatie wil verbinden. Samen bouwen we verder aan een sterk en professioneel team waarin jij een belangrijke rol speelt.

Als managementondersteuner zorg je ervoor dat de werkzaamheden van onze MT-leden efficiënt, zorgvuldig en soepel verlopen, ook in hectische periodes. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet wat er nodig is. Daarmee ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie en een professioneel eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Onze organisatie is volop in ontwikkeling. Dat betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief meedenkt over hoe het beter kan. Zie jij kansen om een werkproces slimmer, efficiënter of uniformer te maken? Dan krijg je de ruimte om dit aan te kaarten en met verbeteringen te komen. Zo draag je direct bij aan de professionalisering van het team én de organisatie.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s: prioriteiten stellen en overleggen coördineren met interne en externe gesprekspartners, inclusief hoogambtelijke en politieke contacten. Voorbereiden, organiseren en afronden van overleggen, inclusief vergaderruimtes, catering en eventuele hotelovernachtingen.
• Plannen en organiseren van evenementen, zelfstandig of samen met de programmaondersteuner.
• Opvragen, beheren en tijdig gereedzetten van stukken voor besluitvorming.
• Opstellen en verzamelen van documenten, opvolgen van acties en besluiten en signaleren van knelpunten.
• Afhandelen en doorgeleiden van binnenkomende communicatie en ontvangen van bezoekers.
• Ondersteunen van het MT-lid en team bij personele zaken en bijzondere momenten, zoals de komst, het vertrek en jubilea van collega’s.
• Waar nodig notuleer je overleggen en leg je acties en besluiten vast.

Wat zegt jouw toekomstige collega?

“Werken bij IPO en BIJ12 is leuk. Wat mijn werk uitdagend maakt, is de dynamiek: de ene keer schakel ik met verschillende provincies om afspraken te plannen, de andere keer stem ik af met het ministerie van LVVN. Daarnaast is het een organisatie in ontwikkeling, dus je kunt actief meedenken over processen en verbeteringen. Je krijgt veel ruimte voor zelfstandigheid en vakmanschap. Samen bouwen we aan een sterk team van managementondersteuners, waarin we elkaar helpen, versterken en van elkaar leren.” – Jacqueline – managementondersteuner

Wat kun je van ons verwachten?

• Een dienstverband voor 32 tot 36 uur per week (0,89 tot 1 fte) van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een salaris van minimaal € 3.044,75 en maximaal € 4.274,72 bruto per maand (afhankelijk van ervaring, salarisschaal 8 IPO – cao provincies) op basis van 36 uur per week.
• Naast je salaris een individueel keuzebudget (IKB) van 22,37%. Dit is inclusief o.a. 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering. Het IKB kan maandelijks worden uitgekeerd of worden gespaard. Je kunt het IKB inzetten voor verschillende doelen, bijvoorbeeld het aflossen van een studieschuld bij DUO tot maximaal € 1.250,- per kalenderjaar, dit gedurende maximaal 6 jaar.
• Volledige eersteklas OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een moderne, open én flexibele werkomgeving op loopafstand van Utrecht Centraal Station.
• € 6.000 persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid per 5 jaar.
• Een ABP-pensioen.
• Een eigen laptop en mobiele telefoonregeling.

Wat breng jij mee?

Je bent iemand die betrouwbaar en integer is. Je behoudt altijd het overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en belangen. Sociale verhoudingen voel je goed aan. Je denkt vooruit, anticipeert op de behoeften van het management en signaleert tijdig knelpunten met werkbare oplossingen. Vanuit jouw expertise ben je een volwaardige gesprekspartner voor de MT-leden. Je communiceert helder, diplomatiek en professioneel. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband uitstekend. Tot slot ga je moeiteloos om met nieuwe IT-systemen of aanpassingen in bestaande systemen.

Verder heb je:

• Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of managementondersteunende functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 4.
• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Excel, Teams, SharePoint) en ervaring met iBabs.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit zijn wij

Werken bij Vereniging het Interprovinciaal Overleg (IPO) betekent bijdragen aan iets groters! Als koepelorganisatie van de twaalf provincies werken we dagelijks aan oplossingen op regionaal, nationaal en Europees niveau die Nederland vooruithelpen. We ondersteunen provincies bij vraagstukken als netcongestie, woningbouw, natuur en stikstof. Dat doen we via drie organisatieonderdelen die elkaar versterken: het IPO in Den Haag, BIJ12 in Utrecht en het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) in Brussel. Je werkt samen met betrokken collega’s in een dynamisch netwerk van overheden en maatschappelijke organisaties, in een open sfeer met ruimte voor eigen initiatief.

Het team

Je komt terecht in een team van acht collega’s: zes managementondersteuners en twee directiesecretaresses. Samen zorgen jullie ervoor dat het managementteam optimaal wordt ondersteund. Een deel van het team werkt vanuit Den Haag en een deel vanuit Utrecht, afhankelijk van de locatie waar de managers werkzaam zijn. Tijdens vakanties of bij afwezigheid nemen jullie elkaars taken over en vervangen jullie elkaar waar nodig.