Managementassistent

Gemeente Den Haag; Den Haag; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

36-urige werkweek

IKB 17,05% boven op salaris

ABP-pensioenfonds

Thuiswerkvergoeding

Internetvergoeding

Loopbaan- en opleidingsmogelijkheden

Job summary

Gemeente Den Haag zoekt een managementassistent voor het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) om het management te ondersteunen en de Servicedesk te versterken. Je beheert agendas, notuleert weekoverleggen en organiseert bijeenkomsten, trainingen en on-boarding. Een proactieve, flexibele instelling en uitstekende Nederlands zijn essentieel.

Fysieke aanwezigheid op kantoor is vereist (minimaal drie dagen). Een 36-urige werkweek en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden horen bij de functie.

Qualifications

• Ervaring met notuleren en onderwerpen IbDH; gemotiveerde verslaglegging.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands.
• 2–5 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
• Minimaal 3 dagen per week fysiek aanwezig op kantoor.

Responsibilities

• Ondersteunen van het hoofd IbDH en de managers van cluster Integraal Ontwerpen.
• Beheren van complexe agenda en mailbox; prioriteren van afspraken.
• Notuleren tijdens managementoverleggen en afstemming met voorzitter.
• Servicedesk-werk: training, evenementen en ontvangst van medewerkers; ruimte- en PBM-beheer.

Skills

Notuleren

Agenda beheer

Communicatie

Proactieve houding

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Sta jij graag midden in de actie en hou je van afwisseling? Als managementassistent in onze dynamische organisatie maak jij écht het verschil!

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in een dynamische omgeving? Een functie waarin je meedenkt met het management en met jouw pro-activiteit een belangrijke spilfunctie hebt binnen het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH)? Lees snel verder over deze leuke en uitdagende functie.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt het hoofd van het Ingenieursbureau en de twee managers van het cluster Integraal Ontwerpen. Daarmee ben je hét aanspreekpunt. Je beheert hun complexe agenda en mailbox. Je plant afspraken en overleggen in waarbij je zaken goed kunt prioriteren. Je biedt ondersteuning bij de bijeenkomsten van de weekstarts, waarbij je fysiek aanwezig bent. Je zorgt proactief en op tijd voor de vergaderstukken en houdt zoveel mogelijk rekening met de wensen en mogelijkheden van alle betrokkenen. Je bent de vervanger van de afdelingssecretaris voor het management weekoverleg, waarbij jij op kantoor notuleert en afstemt met de voorzitter. Met een goede agendaplanning draag jij bij aan een effectieve tijdsbesteding van het management. En daarvoor krijg jij dan weer veel waardering!

Ook maak jij onderdeel uit van de Servicedesk. Samen met 3 andere collega’s ben jij het aanspreekpunt en ben jij zichtbaar voor alle medewerkers van het ingenieursbureau. Je vervangt je teamleden wanneer nodig. Je organiseert zaken omtrent bijvoorbeeld trainingen, jubilea en afscheid van medewerkers en je zorgt voor een goede ontvangst en start van nieuwe medewerkers. Zo verstuur je uitnodigingen en regel je de ruimtes en vergaderzalen met alles wat daarbij hoort. Ook het beheren en het uitgeven van persoonlijke beschermingsmiddelen aan de medewerkers behoren tot jouw taken. Fysieke aanwezigheid (minimaal drie a vier dagen op kantoor) is dan ook een vereiste voor deze functie.

Naast bovengenoemde werkzaamheden kun je extra taken erbij krijgen. Wat dat is, is afhankelijk van de behoefte op dat moment. Het kan gaan over de ondersteuning van het wagenparkbeheer tot het organiseren van bijeenkomsten en het leveren van input voor en het redigeren van managementdocumenten.

Jouw directe leidinggevende is het teamhoofd Proceseenheid Integraal Bureau Ondersteunen (PIBO).

Wat bieden wij?

Een hele leuke en gezellige plek binnen een uniek onderdeel van de gemeente Den Haag! In de praktijk weet je zelden van tevoren hoe je werkdag eruit gaat zien. Met jouw frisse kijk op zaken en jouw positieve instelling geef jij ons team een boost. Bij ons staat werkplezier hoog op de agenda en kun jij jezelf blijven ontwikkelen, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk.

Ook kun je rekenen op

• een 36-urige werkweek met een salaris van maximaal € 4.065,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur)
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen
• een thuiswerkvergoeding van €2,40 netto per dag en een internetvergoeding van €0,85 netto per dag voor elke dag dat je thuiswerkt
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

De hectiek van de activiteiten van deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd stevige persoonlijkheid met een groot probleemoplossend vermogen. Je hebt een representatief voorkomen en flexibele instelling. Jij ziet waar het werk ligt en je schakelt snel tussen prioriteiten. Ondertussen weet je verwachtingen te managen.

Omdat verslaglegging tot jouw takenpakket behoort, is het belangrijk om ervaring met notuleren en belangstelling in de onderwerpen van het IbDH te hebben. Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal is belangrijk om deze functie goed te kunnen uitvoeren.

Verder neem je mee

• mbo+ werk- en denkniveau en aanvullende opleidingen en ervaring op het gebied van administratief-ondersteunende en secretariële taken (zoals notuleren)
• 2-5 jaar ervaring in een dergelijke ondersteunende functie
• minimaal 3 dagen in de week fysiek aanwezig op kantoor
• ruime kennis en ervaring met het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.

Wie zijn wij?

Bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH), onderdeel van Dienst Stadsbeheer, werken we boven én onder de grond aan straten, wegen, pleinen, parken, bruggen, tunnels en riolering. Wij zijn hét ingenieursbureau voor de openbare ruimte van Den Haag. Deskundig en betrouwbaar en bovenal een plek waar 300 medewerkers met plezier en trots werken aan de openbare ruimte en infrastructuur van een bijzondere stad.

Het ingenieursbureau is ingedeeld in 4 clusters en een team bureauondersteuning Projectmanagement, Ontwerp, Voorbereiden, Uitvoeren en Proceseenheid Integraal Bureau ondersteunen (PIBO). PIBO is verantwoordelijk voor de interne processen en bedrijfsvoering van het IbDH. De focus ligt op inzet van mensen en middelen, technische randvoorwaarden als ICT, administratie maar ook op planning, informatie, mobiliteit en huisvesting voor IbDH. De medewerkers van de Servicedesk ondersteunen het managementteam, leidinggevenden en medewerkers.

Extra informatie

• Het opvragen van referenties kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.