Managementondersteuner Staf

Ministerie van Defensie; Hilversum; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Pensioen ABP

Reiskostenvergoeding

Flexibele werktijden

Job summary

Het Ministerie van Defensie zoekt een Managementondersteuner voor de Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (IGK). Je bent het eerste aanspreekpunt en verzorgt secretariële en administratieve taken met focus op informatiehuishouding.

Je beheert documenten in DEFDOC/COGNOS, ondersteunt bij vergaderingen, notuleert en verzorgt rapportages. Een MBO-opleiding en aantoonbare relevante ervaring in een ondersteunende functie zijn vereist; een 2-jarige aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.

Qualifications

• Aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende functie.
• MBO werk- en denkniveau.
• De bereidheid om een opleiding als secretariële/administratieve of managementopleiding te volgen

Responsibilities

• Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Fungeren als front-office en aanspreekpunt voor collega's en externe contacten.
• Ondersteunen van de staf bij organisatie en structuur van informatiehuishouding (SWR/SharePoint).
• Beheren van intranetpagina IGK via Tridion.
• Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.

Skills

Secretariële ervaring

Administratieve vaardigheden

Managementopleiding kennis

Education

MBO werk- en denkniveau

Job description

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 80.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.500 burgers en militairen.
De Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (IGK) staat rechtstreeks onder de Minister van Defensie. Hij heeft als taak de minister - zowel op verzoek als op eigen initiatief - van advies te voorzien over alle krijgsmacht gerelateerde vraagstukken. Daarnaast moet hij, wanneer nodig, een onderzoek instellen of bemiddelen in individuele aangelegenheden met betrekking tot voormalig of toekomstig personeel van de krijgsmacht, die door de betrokkene of diens verwanten worden voorgelegd.
De IGK wordt bij de uitvoering van zijn taken gesteund door een staf die alle defensieonderdelen, veteranen en reservisten vertegenwoordigt. Deze staf, die gevestigd is op LandgoeddeZwaluwenberg in Hilversum, heeft als doel de IGK te ondersteunen bij zijn vier kerntaken: (1) het adviseren van de Minister van Defensie, (2) het bemiddelen in individuele vraagstukken die betrekking hebben op defensie, (3) optreden als Inspecteur der Veteranen en (4) optreden als Inspecteur der Reservisten.

Als Managementondersteuner bij de IGK ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve en organisatorische taken, met speciale aandacht voor de informatiehuishouding. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, management en externe contacten. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van documenten en dossiers in DEFDOC en COGNOS.
• Key user zijn voor DEFDOC
• Ondersteunen van de staf bij de organisatie en structuur van de informatiehuishouding (SWR/ SHAREPOINT).
• Beheren en onderhouden van de intranetpagina van IGK via Tridion.
• Verzorgen van agenda’s, correspondentie en rapportages.
• Beantwoorden van vragen van collega’s en externe relaties; fungeren als front-office.
• Notuleren van vergaderingen en uitwerken van verslagen.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen.
• Aanleggen, beheren en up-to-date houden van dossiers en archieven.
• Opstellen van overzichten en managementinformatie ter ondersteuning van besluitvorming.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige en integere manier.
• Beheren van het HRHD-NIRS systeem; training wordt op de functie aangeboden.

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 2 jaar
• Salaris onder behoud van een 38-urige werkweek.

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Dit vragen wij

• MBO werk- en denkniveau.
• Afgeronde MBO opleiding als secretariële opleiding, administratieve opleiding of managementopleiding of de bereidheid om een opleiding als deze te volgen
• Aantoonbare relevante werkervaring in een ondersteunende functie, bij voorkeur binnen Defensie of een overheidsomgeving.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .
• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.