officemanager/managementassistent

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 34,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Reiskostenvergoeding/OV-abonnement

Flexibele werktijden

Opleidingsmogelijkheden

Pensioen bij ABP

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een officemanager die als spin in het web zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger hun werk optimaal kunnen doen. Je beheert agendas, coördineert stukken en onderhoudt contacten binnen en buiten het programma.

Je ondersteunt ook bij IT-middelen, huisvesting en teamactiviteiten, werkt mee aan beleidsgerelateerde processen en draagt bij aan een prettige organisatiecultuur in een jong team van het programmabureau.

Qualifications

• Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie.
• Bij voorkeur secretariële opleiding.
• Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen.
• Kennis van interne administratieve en bedrijfsvoeringsprocedures.

Responsibilities

• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief het boeken van ruimtes, gasten aanmelden en ontvangen, eventueel catering verzorgen.
• Zorgen dat stukken op tijd beschikbaar zijn en afgestemd met juiste spelers binnen het programma.
• Aanvragen van functionele mailboxen voor collega's en autorisatiebeheer.
• Bijhouden en tijdig aanvullen van kantoorartikelen.
• Plannen en organiseren van teamdagen, uitjes en managementsessies.
• Fungeren als buffer naar de interne organisatie en externe omgeving.
• Verzorgen van correspondentie binnen en buiten Defensie.
• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers.
• Samenstellen van overzichten.

Skills

Complex agenda beheer

Secretariële ondersteuning

Stakeholder communicatie

Plannen en organiseren

Team samenwerking

Education

MBO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Kantoorapplicaties & automatiseringssystemen

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.

Nederland, daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.

Waar je als officemanager zoal mee bezig bent:

• Complex agendabeheer voor de directie, inclusief het boeken van ruimtes, gasten aanmelden en ontvangen, eventueel catering verzorgen. Hierbij houd je rekening met de geldende prioriteiten, overlegdruk en rustmomenten voor de agenda;


• Zorgen dat stukken op het juiste moment beschikbaar zijn en klaar staan voor de afspraken van de directie. Hiervoor leg je contact met collega's, bewaak je deadlines en zorg je dat stukken afgestemd zijn met de juiste spelers binnen het programma;


• Aanvragen van functionele mailboxen voor de collega's en autorisatiebeheer daarvan;


• Bijhouden en tijdig aanvullen van de kantoorartikelen van de afdeling;


• Het plannen en organiseren van teamdagen, uitjes, heidagen voor het MT e.d. in opdracht van en in samenspraak met het hoofd programmabureau;


• Fungeren als \"buffer\" naar de interne organisatie en externe omgeving;


• Het verzorgen van allerhande correspondentie binnen en buiten Defensie;


• Aanleggen en bijhouden van werkdossiers;


• Samenstellen van overzichten.

Opleidingen en kennisniveau:

• - MBO werk- en denkniveau;


• - Bij voorkeur een secretariële opleiding;


• - Goede beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;


• - Kennis van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures;


• - Kennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;


• - Kennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;


• - Kennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);


• - Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ervaring:

Vereist:

• - Minstens 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur als managementondersteuner in een overheidsorganisatie;

Gewenst:

• - Bekendheid met het ministerie van Defensie;


• - Ervaring (als ondersteuner) in een bestuurlijke-/beleidsomgeving of politiek sensitieve context.

Competenties:

• - Klantgericht;


• - Delegeren;


• - Plannen en organiseren;


• - Organisatiegericht;


• - Samenwerken;


• - Integer;


• - Leervermogen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.035,00-€4.205,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.


• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.


• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.


• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.


• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.


• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit .


• Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Zonder informatie geen operatie. Daarom ondersteunt Defensie Open op Orde (DOO) met kennis, capaciteit en technologie het verkrijgen en behouden van een gezaghebbende informatiepositie. Dat doen we met projecten op het gebied van informatiehuishouding, informatieverstrekking en missie-informatie. Via een netwerk van liaisons bij de Defensieonderdelen ondersteunen we de hele organisatie om te zorgen dat informatie onze kracht wordt.

Voor meer informatie over deze vacature:

W&S [e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: