Managementondersteuner infectieziekten

Werkenbijdeoverheid; Netherlands; Hybrid; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Bedrijfsfitness

OV-reiskostenvergoeding

Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Flexibele werktijden

Job summary

RIVM, als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu, zoekt een managementondersteuner die het organisatorische fundament vormt van IDS/OC van OPO. Je beheert agenda’s en organiseert bijeenkomsten, zodat het MT efficiënt kan werken.

Je ondersteunt collega’s bij indiensttreding, ziekteverzuim en contractwijzigingen, en behandelt facilitaire/IT-vragen en inkooporders in SAP. Hybride werken met duidelijke kantoordagen en één dag per week thuis, biedt ruimte voor ontwikkeling.

Qualifications

• MBO- of HBO-werk- en denkniveau.
• Uitstekende beheersing van Nederlands; Engels is mooi meegenomen.
• Ervaring in managementondersteuning of vergelijkbare rol.

Responsibilities

• Beheer agenda’s, post en mail van managers en plan complexe afspraken.
• Verslaglegging, documentatie en voortgang van vergaderingen verzorgen.
• Ondersteunen bij indiensttreding, ziekte/herstel en contractwijzigingen.
• Verlenen van facilitaire en IT-ondersteuning, dienstreizen en declaraties.
• Inkooporders opstellen in SAP voor centrumbrede bestellingen en externe inhuur.
• Ondersteuning van patiëntgegevens invoeren in laboratoriuminformatiesysteem.

Skills

Discreet omgaan met vertrouwelijke情報

Communicatieve vaardigheden

Teamspeler

Initiatief en leiderschap

Organisatievermogen

Microsoft Office

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)

Job description

Als managementondersteuner vorm jij het organisatorische fundament voor de teams die de Nederlandse volksgezondheid bewaken tegen infectieziekten. Je stapt in een veelzijdige rol, in een betrokken team met een prettige werksfeer, waar volop ruimte is voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling. Zo combineer je betekenisvol werk met werk-privébalans en de zekerheid van een collegiale, maatschappelijk gedreven werkomgeving. Lees verder om te ontdekken of deze functie bij jou past.

Jouw werkzaamheden

In Nederland beschermen we de volksgezondheid tegen infectieziekten. Binnen het Centrum Infectieziekteonderzoek, Diagnostiek en Laboratoriumsurveillance (IDS) van het RIVM doe jij dat door de mensen te ondersteunen die dit cruciale werk mogelijk maken. Samen met drie collega’s op het secretariaat en twee collega’s van de patiëntenadministratie vorm jij de motor van het centrum.

Als managementondersteuner zorg jij ervoor dat de managers uit het MT hun werk optimaal kunnen doen. Je beheert hun agenda’s, verwerkt complexe afspraken en organiseert bijeenkomsten en evenementen. Daarnaast assisteer je de medewerkers binnen het centrum. Je werkt aan afwisselende en uitdagende taken. Samen met jouw team kijk je continu hoe de werkprocessen op het secretariaat slimmer kunnen, waarbij je afstemt met de zes afdelingshoofden en het centrumhoofd.

• Je beheert agenda’s, post en mail van de managers. Hierbij hoort ook het plannen van complexe afspraken en het aanmelden en ontvangen van bezoekers.
• Een ander belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het verzorgen van de verslaglegging, documentatie en voortgang van vergaderingen.
• Je helpt nieuwe collega’s op weg bij hun indiensttreding, verwerkt meldingen rond ziekte en herstel en assisteert bij contractwijzigingen.
• Daarnaast behandel je facilitaire en IT-vragen, dienstreizen en declaraties.
• We zijn een samenwerking aan het opzetten met de patiëntenadministratie, waarbij je patiëntgegevens invoert in ons laboratoriuminformatiesysteem.
• Voor centrum-brede bestellingen en externe inhuur stel je inkooporders op in SAP.
• Zelfs de persoonlijke attenties bij jubilea of ziekte en het meedenken in de uitjescommissie liggen in jouw handen.

Over het centrum en de afdeling

In het centrum IDS onderzoeken en bewaken zo'n 170 collega's de gezondheid van Nederland op het gebied van infectieziekten en zijn hét loket in Nederland voor laboratoriumvragen over humane infectieziekten. De fit for purpose reorganisatie van de centrumstructuur van IDS gaat per 1 oktober 2026 van start. Jij komt dan te werken op de afdeling Organisatie- en Procesondersteuning (OPO). Onze afdeling vormt de smeerolie van centrum IDS en zorgt ervoor dat het primaire proces goed kan functioneren. Wij leveren ondersteuning op alle niet-inhoudelijke terreinen die nodig zijn om het centrum draaiende te houden en we dragen zorg voor compliance binnen IDS. Door het faciliteren en ondersteunen van microbiologische experts en management draagt onze afdeling bij aan efficiëntie, samenhang en continuïteit van het werk binnen IDS.

Je stapt in een betrokken team waar samenwerking vooropstaat. Naast een inwerktraject krijg je de ruimte om je professioneel verder te ontwikkelen. We hechten veel waarde aan een goede balans tussen je werk en je privéleven. In overleg met jouw leidinggevende en directe collega’s kun je jouw werktijden flexibel indelen. Omdat veel IDS-collega’s op locatie werken en een laagdrempelig aanspreekpunt waarderen, ben jij hoofdzakelijk op kantoor aanwezig. Jouw vaste kantoordagen zijn in ieder geval de maandag, samen met een directe collega, en de vrijdag, waarop jij samen met een collega van de patiëntenadministratie de centrale plek op kantoor inneemt. Je kunt in ieder geval één dag per week vanuit huis werken.

Meer informatie

Heb je interesse in deze functie, maar eerst nog wat vragen? Bel gerust met afdelingshoofd Vladimir Dmitrović (06-8764 8736), hij beantwoordt jouw vragen graag.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Dit neem je mee

• Je hebt mbo- of hbo-werk- en denkniveau en spreekt uitstekend Nederlands (Engels is mooi meegenomen).
• Je werkt gemakkelijk met Microsoft Officeprogramma's als Word, Excel, Outlook en Teams.
• Je hebt al ervaring in een management ondersteunende of andere ondersteunende rol. Hierbij heb je al vergaderingen genotuleerd, of je bent bereid je dit snel eigen te maken, zodat ons management en de afdeling vanaf dag één op je kunnen bouwen.
• Je plant en organiseert nauwkeurig, bewaart de rust bij onverwachte situaties en neemt graag het initiatief om werk te verdelen of het team aan te sturen als de situatie om leiderschap vraagt.
• Met jouw gevoel voor verhoudingen ga je discreet om met vertrouwelijke informatie en zorg je met een gezonde dosis zelfstandigheid voor een accurate afhandeling van vragen.
• Je bent benaderbaar en communicatief sterk, waardoor je makkelijk contact legt, met collega's meedenkt en als betrokken teamspeler de verbinding zoekt binnen onze organisatie in beweging.

Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie. Meer weten? Lees er meer over onder de kop ‘overige arbeidsvoorwaarden’.

Hier kom je te werken

RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk

Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.

Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!

RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag

Vragen we in de vacaturetekst om een motivatiebrief en kun je wat hulp gebruiken om deze te schrijven? Lees dan deze tips .

Informatie over solliciteren bij het RIVM:

• Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het louter als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten;
• Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
• Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee;
• Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan ajb in je brief;
• Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer weten? Klik hier ;
• Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd;
• Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om;
• Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn
• Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. Het kan zijn dat na deze datum deze vacature nog (onbedoeld) vindbaar is op diverse jobboards. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend;
• Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

RIVM nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.