Managementondersteuner 32-36 uur

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 32,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Hybride werken

Thuiswerkfaciliteitenvergoeding

OV reiskostenvergoeding

Job summary

SodM in Den Haag zoekt een managementondersteuner die rust brengt in een dynamische omgeving. Je bent de verbindende schakel tussen managers en teams en zorgt voor structuur en effectieve samenwerking.

Je werkzaamheden omvatten agenda beheer, notuleren, documenten en contacten met interne en externe stakeholders. Hybride werken is mogelijk, maar er is een hoge aanwezigheid op kantoor.

Qualifications

• Een mbo-opleiding secretarieel/administratief vereist.
• Minimaal 1–2 jaar ervaring in een ondersteunende functie.
• Goede kennis van MS Office (Outlook/Word/Excel/PowerPoint).

Responsibilities

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen.
• Het bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken.
• Het opstellen, redigeren en verwerken van documenten, actielijsten en correspondentie.
• Het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders.
• Het ondersteunen van projecten en teamactiviteiten.
• Het signaleren van knelpunten en proactief zoeken naar oplossingen.
• Het ondersteunen bij het organiseren van evenementen.
• Het ondersteunen bij facilitaire werkzaamheden (administratief).

Skills

MS Office (Outlook, Word, Excel, Power

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Teamplayer

Education

MBO-opleiding secretarieel/administratief

Tools

MS Office Suite

Job description

Jij houdt het overzicht in een organisatie die Nederland veilig houdt

Bij Staatstoezicht op de Mijnen draait alles om veiligheid, maatschappelijke impact en samenwerken aan de energie van morgen. Achter onze inspecteurs, specialisten en managers staat een sterke organisatie. En daar speel jij als managementondersteuner een belangrijke rol in.

Ben jij iemand die rust brengt in een dynamische omgeving? Die vooruitdenkt, prioriteiten bewaakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden? Dan vind je bij SodM een omgeving waarin jij het verschil kunt maken.

In deze functie ben je veel meer dan alleen ondersteunend. Jij bent degene die structuur aanbrengt, prioriteiten bewaakt en collega’s helpt om effectief samen te werken (teamplayer). Je ziet wat nodig is, schakelt snel en zorgt dat zaken geregeld worden, vaak nog voordat iemand erom vraagt.

Als managementondersteuner heb je een belangrijke verbindende rol binnen de organisatie. Je bent zichtbaar, toegankelijk en werkt nauw samen met collega’s. Je weet wat er speelt en zorgt ervoor dat de dagelijkse ondersteuning soepel verloopt. Daarom vinden wij fysieke aanwezigheid belangrijk. Hybride werken is bespreekbaar, waarbij we vanwege de aard van de functie uitgaan van een hoge mate van aanwezigheid op kantoor.

Geen dag is hetzelfde. En juist dat geeft jou energie.

Als managementondersteuner ben jij de verbindende schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt managers en collega’s in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar snel schakelen belangrijk is.

Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en zorgt dat alles organisatorisch klopt. Daarbij krijg je veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over slimmer en efficiënter werken.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het plannen van afspraken, overleggen en bijeenkomsten;
• Het organiseren en ondersteunen van vergaderingen;
• Het bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken;
• Het opstellen, redigeren en verwerken van documenten, actielijsten en correspondentie;
• Het onderhouden van contact met interne en externe stakeholders;
• Het ondersteunen van projecten en teamactiviteiten;
• Het signaleren van knelpunten en proactief zoeken naar oplossingen;
• Het ondersteunen bij het organiseren van evenementen;
• Het ondersteunen bij facilitaire werkzaamheden (hoofdzakelijk administratief)

Je werkt gestructureerd en zorgt dat collega’s op jou kunnen rekenen. Samen met je collega’s vorm je een hecht team waarin jullie elkaar helpen en ondersteunen waar nodig.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd (IKB-uren). Je kunt het IKB laten uitbetalen of je kunt het fiscaal aantrekkelijk inzetten voor bepaalde doelen. Ook kun je het IKB-geld omzetten in verlofuren of je IKB-uren laten uitbetalen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om je maandinkomen deels om te zetten in verlof en andersom
• Hybride werkmogelijkheden: de mogelijkheid om hybride te werken, afhankelijk van de werkzaamheden en afstemming met het team.Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten
• Een prettige werkplek in Den Haag op 2 minuten loopafstand van (metro)station Leidschenveen, makkelijk te bereiken met tram en metro op 12 minuten van Den Haag CS
• Vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer
• Volop mogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• Goede faciliteiten, een gezellig bedrijfsrestaurant en een personeelsvereniging die regelmatig leuke uitjes organiseert
• Heb je al een vast contract bij de Rijksoverheid? Dan hou je bij SodM die arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• SodM werkt met een piketdienst. Je kunt je daarvoor bij SodM aanmelden. Voor deze bereikbaarheidsdiensten ontvang je een vergoeding.

Dit vragen wij

Wie ben jij?

Jij bent iemand die overzicht creëert, snel schakelt en plezier haalt uit organiseren en ondersteunen. Je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en voelt goed aan wat er nodig is.

Je bent communicatief sterk, houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht en blijft rustig wanneer de druk toeneemt.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig;
• Je bent proactief en denkt in oplossingen;
• Je bent servicegericht, collegiaal en je functioneert graag als teamplayer;
• Je weet op hoofdlijnen wat er zich binnen de organisatie speelt;
• Je kunt goed plannen en organiseren;
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding, bijvoorbeeld in secretariële of administratieve richting;
• Minimaal 1 tot 2 jaar ervaring in een ondersteunende, secretariële of administratieve functie;
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint);
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe werkwijzen en applicaties snel eigen;
• Affiniteit met organiseren van evenementen en facilitaire werkzaamheden (hoofdzakelijk administratief);
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (Engels is een pré);

Ervaring binnen een complexe organisatie of overheidsomgeving is mooi meegenomen, maar geen vereiste.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

Hier kom je te werken

Ons team Managementondersteuning (binnen de hoofdafdeling Bedrijfsvoering) is een compact, energiek team van 5 gedreven collega’s, die samen het kloppend hart van SodM vormen. Met oog voor detail, daadkracht en een flinke dosis teamspirit ondersteunen wij het management op meerdere fronten. Ook vinden wij het leuk om met elkaar verbeteringen in onze werkwijze door te voeren. Ruimte voor ontwikkeling als team, maar er is zeker ook ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Over Staatstoezicht op de Mijnen (SodM)

SodM maakt zich sterk voor de veiligheid van de mens en de bescherming van het milieu bij energiewinning en het benutten van de ondergrond, nu en in de toekomst. Dit doen wij door toezicht te houden op de winning, de opslag en het transport van de delfstoffen olie, gas en zout, en op geothermie en windenergie op zee. Onze inspecteurs zijn in heel Nederland actief om ervoor te zorgen dat werknemers in de mijnbouwsector veilig en gezond hun werk kunnen doen en omwonenden zich veilig voelen. Ook controleren zij de naleving van de milieu- en kernenergiewetgeving op mijnbouwlocaties.

Daarnaast heeft SodM de taak om de minister van Economische zaken en Klimaat gevraagd en ongevraagd te adviseren over de veiligheid van de delfstoffenwinning en het gebruik van de diepe ondergrond voor de energietransitie. Gevraagd over bijvoorbeeld vergunningen van mijnbouwondernemingen; ongevraagd over beleid en wetgeving. Wij onderbouwen onze adviezen met onafhankelijke wetenschappelijke kennis en ervaringen uit het toezicht. Momenteel hebben we zo'n 200 medewerkers.

Hybride werken behoort tot de mogelijkheden. Omdat deze functie een belangrijke verbindende rol heeft binnen de organisatie, vragen wij een hoge mate van fysieke aanwezigheid (75%) en flexibiliteit.

De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een arbeidsvoorwaardengesprek. Het eerste gesprek zal plaatsvinden op 5 of 6 oktober. Het tweede gesprek zal plaatsvinden op 12 of 15 oktober.

Het inwinnen van referenties kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. De kandidaten die het meeste aansluiten op het opgestelde profiel nodigen wij uit voor een gesprek. Dit heeft betrekking op zowel de genoemde opleiding(en) als werkervaringseisen. Vermeld deze daarom duidelijk in je cv.

Deze functie wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Ton de Jong, Teamleider Management Ondersteuning & Facilitair

Meer informatie over de sollicitatieprocedure