Managementondersteuner

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat; Den Haag; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB (individueel budget)

Hybride werken

OV-reiskosten vergoeding

Job summary

Het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat zoekt een managementondersteuner die de onmisbare schakel vormt tussen directie, managers en teams en zo orde brengt in een snel veranderende omgeving. Je coördineert meerdere agenda’s, plant afspraken en vergaderingen, bereidt vergaderstukken voor en bewaakt acties.

Je ondersteunt dagelijks de manager of directie en werkt nauw samen met een professioneel secretariaat.

Qualifications

• Mbo-werk- en denkniveau in administratieve of secretariële richting.
• Ervaring met ondersteunen van managers en directieleden.
• Ruime ervaring met Outlook en Teams en snel aanleren van nieuwe systemen.
• Flexibel en goed samenwerken met collega's op alle niveaus.
• Autonoom en resultaatgericht werken.
• Prioriteiten stellen en afspraken opvolgen.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van meerdere agenda's.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Verzamelen, voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken.
• Beantwoorden van vragen en bewaken van afspraken en acties.
• Ondersteunen van de manager/directie bij dagelijkse werkzaamheden.
• Samenwerken met collega’s binnen een hecht secretariaat en eventueel inzet bij andere teams.

Skills

Outlook

Teams

Agenda coördinatie

Vergaderplanning

Documentbeheer

Communicatie

Microsoft 365

Education

MBO-werk- en denkniveau

Administratieve/secretariële richting

Tools

Microsoft 365

Job description

Als managementondersteuner ben je de onmisbare schakel tussen directie, managers en teams. Je brengt orde in de chaos, houdt overzicht in een snel veranderende omgeving en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Deze tijdelijke rol van 1 jaar is perfect voor wie houdt van afwisseling, verantwoordelijkheid en de kans om verschillende afdelingen van binnenuit te leren kennen.

In deze rol organiseer en coördineer je als managementondersteuner de volgende werkzaamheden:

• Het beheren en coördineren van meerdere agenda’s.
• Het plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het verzamelen, voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken.
• Het beantwoorden van vragen en het bewaken van afspraken en acties.
• Het ondersteunen van de manager of directie bij dagelijkse werkzaamheden.
• Je werkt nauw samen met collega’s binnen een professioneel secretariaat. Flexibiliteit is belangrijk, want je kunt na verloop van tijd worden ingezet bij een ander team waar ondersteuning nodig is.

Wat maakt deze rol uniek?
Afwisseling en ontwikkeling: Geen dag is hetzelfde, en je krijgt volop ruimte om jezelf te ontwikkelen en verschillende werkprocessen te leren kennen.
Impact: Je bent het centrale aanspreekpunt voor de directie en draagt direct bij aan het succes van de organisatie.
Samenwerking: Je werkt in een hecht team van managementondersteuners, waar kennisdeling en onderlinge steun centraal staan.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Mbo-werk- en denkniveau heeft en bij voorkeur een opleiding heeft gevolgd in een administratieve of secretariële richting.
• Ervaring heeft in het ondersteunen van managers en directieleden.
• Ruime ervaring heeft met Outlook en Teams en nieuwe systemen en programma’s snel eigen maakt.
• Flexibel is en goed kan samenwerken met collega’s op alle niveaus.
• Autonoom en resultaatgericht werkt.
  Competenties:
• Zelfstandigheid en proactiviteit: Je neemt initiatief en werkt zelfstandig, maar weet ook wanneer je om hulp of advies moet vragen.
• Prioriteiten stellen: Je hebt een scherp oog voor prioriteiten, houdt overzicht en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd.
• Nieuwsgierigheid en flexibiliteit: Je bent nieuwsgierig, flexibel en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende taken en teams.
• Communicatie en samenwerking: Open communicatie en samenwerking staan bij jou voorop.

Over Ministerie van Economische Zaken en Klimaat

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt samen met haar partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving.
Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat werkt nauw samen met het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Samen streven we ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt de ministeries effectiever, innovatiever en het werk leuker.
Directie Mens en Organisatie (M&O)
De directie Mens en Organisatie (M&O) is onderdeel van de bedrijfsvoering voor Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Zij levert flexibele capaciteit, strategisch advies, kwalitatief goede diensten en project- en programmamanagement om de departementen te ondersteunen in het realiseren van hun strategische doelstellingen op het gebied van mens en organisatie. M&O heeft hierin een kaderstellende, regisserende, adviserende en dienstverlenende rol.
M&O bestaat uit drie onderdelen: Bureau Managementondersteuning (BMO), de POOL (project- en programmamanagers) en Personeel & Organisatie (P&O), met verschillende expertisegebieden waaronder gezond en veilig werken, recruitment & arbeidsmarktcommunicatie en leren en ontwikkelen.

• De kennismaking en selectieprocedure bestaan uit minimaal twee gespreksrondes en een afrondendarbeidsvoorwaardengesprek.
• Het inwinnen van referenties of een assessment kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Collega's van binnen de Rijksoverheid met een vast dienstverband kunnen gedetacheerd worden.
• Heb je (nog) geen vast dienstverband als rijksambtenaar, dan start je met een tijdelijk dienstverband.

Wat bieden wij jou nog meer:

• Een prettige werkomgeving met goede faciliteiten oploopafstand van het centraal station.
• Volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen en te specialiseren.
• Wij vinden een goede balans tussen je professionele en privéleven belangrijk. Werktijden zijn, in onderling overleg, flexibel in te delen.
• Word je aangenomen, dan behoort hybride werken tot de mogelijkheden; je werkt dan deels vanuit huis en deels op kantoor. Een goede thuiswerkplek vinden wij belangrijk. Wij bieden daarom een tegemoetkoming in de thuiswerkfaciliteiten en een thuiswerkvergoeding conform CAO Rijk.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Economische Zaken en Klimaat nodigt je uit op hun site te solliciteren.