Managementondersteuner (24 uur per week)

Werkenbijdeoverheid; Netherlands; Remote; EUR 29,000 - 36,000; Part time

Job summary

Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zoekt een managementondersteuner in Den Haag voor 24 uur verdeeld over dinsdag, donderdag en vrijdag. Je ontzorgt het management door agenda’s, mailboxen en documentenstroom vlot te laten verlopen.

Met een mbo-diploma en ervaring in managementondersteuning ben je communicatief sterk en handig met MS Office en systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen. Je werkt op kantoor en rapporteert aan MMO/OBE.

Qualifications

• Plan- en organisatievermogen in drukke periodes, rust bewaren en prioriteiten stellen.
• Effectief communiceren met collega’s en directie, dienstverlenende en assertieve houding.
• Kennis van MS Office en digitale systemen zoals iBabs, Digidoc en WijBestellen.
• Eerder ervaring als managementassistent of administratieve functie is gewenst.
• Goede beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheren van (complexe) agenda’s en mailboxen van het management.
• Organiseren van vergaderingen, heidagen en bijeenkomsten.
• Verzamelen van vergaderstukken en dossiers aanmaken indien nodig.
• Regelen van ICT-middelen en facilitaire voorzieningen voor nieuwe medewerkers.
• Ondersteunen van de organisatie en verbeteren van dienstverlening en processen.

Skills

Secretariële opleiding

Managementondersteuning ervaring

Microsoft Office

Digitale systemen

Nederlands (schrift & spreek)

Education

MBO secretariële richting

Tools

iBabs

Digidoc

WijBestellen

Job description

Echt het verschil maken als managementondersteuner. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland. Deze functie is voor 24 uur verdeeld over dinsdag, donderdag en vrijdag. Dinsdag en donderdag zijn verplichte kantoordagen.

Jij ontzorgt het management

Dankzij jou hoeven de managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over planning en organisatie. Als onderdeel van een managementpool ondersteun je een of meerdere managers en daarnaast bied je ook beperkte ondersteuning aan de afdeling waar je werkt. Je beheert (complexe) agenda’s en mailboxen, organiseert vergaderingen, heidagen, bijeenkomsten en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Verder zijn jouw taken onder andere:

• het afhandelen van telefoontjes, e-mails en post
• het organiseren en beheren van de documentenstroom
• vergaderstukken verzamelen en als dat nodig is een dossier aanmaken
• ICT-middelen en facilitaire voorzieningen regelen voor nieuwe medewerkers
• bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen

“Ik haal heel veel voldoening uit het ontzorgen van het management. Het ene moment maak ik een afspraak voor een MT-lid, het volgende moment verzorg ik een lunch of boek ik een zaal. Die afwisseling zorgt dat ik elke dag met een lach aan het werk ga.” - Tatjana, managementondersteuner.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit vragen wij

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega’s. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback. Verder:

• heb je een mbo-diploma (of vergelijkbaar) bij voorkeur in een secretariële richting
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of een administratieve functie
• kun je goed werken met de programma’s van Microsoft Office
• maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands

Naast je motivatie voor deze functie, lezen wij in je brief graag terug welke ervaring je meeneemt vanuit je eigen levenservaring

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Meer over Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

De teams Management en Medezeggenschapsondersteuning (MMO) horen bij de afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen (OBE), onderdeel van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In de afdeling OBE zijn alle operationele taken van de directie gebundeld. Het team MMO verzorgt de managementondersteuning voor de (plaatsvervangend) secretaris-generaal-kolom (MO), de ambtelijke ondersteuning van de medezeggenschap (MZO). De teams bestaan uit respectievelijk 26 en 6 collega's en staan onder leiding van een teammanager

Over Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Bijzonderheden

• De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) met eventueel een casus en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure.
• De vacature kan eerder gesloten worden zodra wij voldoende reacties binnen hebben.
• De cv selectie vindt doorlopend plaats.
• Op dit moment staan we open voor sollicitaties van medewerkers met een dienstverband bij SZW, waaronder Rijkstrainees en studenten met een leerwerkplek. Sollicitaties van externen, in-gedetacheerden (van buiten SZW) en stagiaires kunnen in deze fase helaas niet in behandeling worden genomen. Rijksbrede voorrangskandidaten daarentegen, zoals Van-Werk-Naar-Werk kandidaten, kunnen uiteraard te allen tijde solliciteren.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega’s en leidinggevende af.
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.

Tip!! Download deze vacaturetekst, inclusief de gegevens van de vacaturehouder, voordat de vacature sluit. Hierna zijn deze gegevens online nl. niet meer zichtbaar.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.