Managementondersteuner

Werkenbijdeoverheid; Rotterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Woon-werkverkeer vergoeding

Ouderschapsverlof

Studiefaciliteiten

Job summary

Douane zoekt een Managementondersteuner voor de directie Strategie, Beleid en Internationaal. Je beheert agenda en e-mail, coördineert afspraken en fungeert als front-office voor MT SB&I.

Daarnaast stel je managementoverzichten op en bewaak je voortgang van actiepunten. Je hebt minimaal mbo-niveau en 3 jaar secretariële ervaring, met kennis van ConnectPeople/SAP/SRM en uitstekende Nederlands taalvaardigheid.

Qualifications

• Minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur managementassistent, of aantoonbaar mbo werk- en denkniveau.
• Drie jaar relevante werkervaring in een ondersteunende secretariële functie.
• Ervaring met administratieve afhandeling en verzoekenbeheer.
• Vloeiende Nederlandse taalvaardigheid en zelfstandigheid.
• Goede judgment en prioritering van taken in een dynamische omgeving.

Responsibilities

• Beheren van agenda en e-mail, prioritering volgens MT.
• Plannen en organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Fungeren als front-office en vraagbaak voor MT SB&I.
• Genereren van managementoverzichten en signaleren van urgenties.
• Notulen vastleggen en coördineren van informatiestromen waar nodig.

Skills

Organisatievermogen

Planmatig werken

Communicatievaardigheden

Secretariële vaardigheden

Education

MBO-diploma managementassistent

Tools

ConnectPeople

SAP

SRM

Job description

Ben jij flexibel, pro-actief en een écht organisatietalent? Denk jij altijd een stap vooruit, ontzorg je en neem je de regie? Voel jij je thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving en ben je een echte spin in het web? Dan is deze rol als managementondersteuner bij de directie Strategie, Beleid en Internationaal echt iets voor jou!

Dit doe je bij de Douane

Als managementassistent heb je een uitdagende mix van administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.Hierbij werk je nauw samen met de managementassistenten binnen de directie SB&I. Je draagt primair zorg voor een effectieve administratieve en organisatorische ondersteuning van het MT SB&I, zodat zij optimaal hun werk kunnen uitvoeren. Hierbij fungeer je voor het MT als vraagbaak, c.q. front-office. Ook zorg jij als managementassistent voor een soepele organisatie en coördinatie van de ondersteunende processen, administratie en informatiestromen.

De werkzaamheden die bij de functie horen zijn onder andere:

• Het beheer van de agenda en prioritering en afhandeling van de e-mail, daarbij rekening houdend met de gestelde prioriteiten door de afdelingshoofden en teamleiders;
• Het plannen, organiseren van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;
• Het fungeren als vraagbaak c.q. front-office;
• Het generen van managementoverzichten;
• Het inschatten van belang en urgentie, onderlinge verbanden en consequenties van afhandeling van actiepunten, vragen en verzoeken voor de afdelingshoofden en teamleiders. De voortgang en afhandeling hiervan bewaken en tevens signaleren en rappelleren indien nodig;
• In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat je verantwoordelijk bent voor de vastlegging en verzorging van de notulen.

  Verder is het belangrijk dat je informatiestromen kunt coördineren. Het is hierbij noodzakelijk dat je op inhoudelijk vlak tot op zekere hoogte bent van de werkzaamheden van de afdelingshoofden en teamleiders. Denk hierbij aan welke werkgroepen/overleggen het MT moet bijwonen. Je bent bereid om hiervoor annotaties bij de teamleiders en beleidsadviseurs op te vragen, zodat het MT goed voorbereid aan een overleg kan deelnemen.

Een bijzondere baan, omdat...

• Iedere dag anders is en je de mogelijkheden krijgt om afwisselende taken op te pakken.
• Je onderdeel bent van een energiek en gezellige afdeling en team, waarin samenwerking belangrijk is en we voor elkaar klaar staan;
• Je een belangrijk onderdeel bent in de verdere vormgeving van SB&I;
• Er veel ruimte is voor jouw persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

"Als management assistent binnen de directie Strategie, Beleid & Internationaal heb je een afwisselende baan, waarbij je nauw samenwerkt met andere management assistenten en het management. Je bent werkzaam in een veelzijdige omgeving, wat maakt dat echt geen dag hetzelfde is en dat maakt de functie leuk en uitdagend" - Iris, Management assistent.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal (schaal 6). Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.

Dit bieden we nog meer

Naast salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. ÉN je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor bepaalde functies is een screening voor een VOG politiegegevens (VOG P) van toepassing. Als de vereiste VOG niet kan worden overlegd, volgt geen arbeidsovereenkomst of wordt de arbeidsovereenkomst na uiterlijk 3 maanden beëindigd wanneer duidelijk is dat geen VOG overgelegd kan worden. Werknemers die op een vertrouwensfunctie zoals een luchthaven gaan werken, moeten ook een veiligheidsonderzoek ondergaan. Een 'verklaring van geen bezwaar' is dan ook een vereiste.

Dit vragen wij

Wanneer past deze baan bij je?

Wil jij een cruciale rol spelen in het ondersteunen van de afdelingshoofden en teamleiders binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke organisatie? Ben jij de ondersteunende en positieve spin in het web die wij zoeken, die zaken proactief oppakt, MT-leden weet de ontzorgen en daarnaast stevig in zijn/haar schoenen staat?

Voor deze functie gaan we uit van het werk- en denkniveau op MBO-niveau.

Dit kun je als volgt aantonen:

• Je bent in het bezit van een mbo-diploma, bij voorkeur in de richting van managementassistent; of je hebt aantoonbaar mbo werk- en denkniveau door relevante werkervaring;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring in een ondersteunende secretariële functie;
• Je hebt ervaring met administratief behandelen en afhandelen van verzoeken;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met ConnectPeople, SAP en SRM;
• Je hebt kennis van Microsoft Office;
• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid.
• voortgangscontrole
• plannen en organiseren

Hier kom je te werken

Meer over Douane Directie Strategie, Beleid en Internationaal

De Douane opereert in een snel veranderende internationale context. Geopolitiek, digitalisering, Europese regelgeving en grensoverschrijdende criminaliteit hebben directe impact op het werk.De directie Strategie, Beleid en Internationaal (SB&I) is hierin richtinggevend en vormt het strategisch kompas. SB&I maakt de beweging naar een strategische, beleid sturend en richtinggevend opererende organisatie. Dit is een meerjarentraject.

Over het team

Het team bestaat uit een diverse groep professionals die nauw samenwerkt om de strategische en operationele processen van de directie SB&I soepel te laten verlopen en verder te ontwikkelen. Het team richt zich op bestuursondersteuning, managementondersteuning en procesmanagement. Daarnaast ondersteunt het team bij belangrijke overleggen en speelt het een centrale rol in de verbinding tussen interne en externe stakeholders. Het team kenmerkt zich door een hoge mate van professionaliteit, een focus op innovatie en een cultuur van samenwerking en kwaliteit.

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. ÉN de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

De Douane zet zich in voor de banenafspraak: zoveel mogelijk banen realiseren voor mensen met een arbeidsbeperking. Val jij in deze doelgroep? Wij zullen je ondersteunen zodat je optimaal kunt functioneren, en daarmee jouw bijdrage aan Nederland kunt leveren. Of het nu gaat om aanpassingen op je werkplek, bepaalde voorzieningen in het vervoer of bijvoorbeeld vergoedingen van het UWV: samen met jou, je leidinggevende én een jobcoach gaan wij kijken naar jouw kwaliteiten en mogelijkheden om een passend werkpakket uit te voeren. Wil jij weten of je hierbij hoort en wat dit exact betekent voor jou?