Managementondersteuner

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

Deels thuiswerken mogelijk

OV-chipkaart voor woon-werkverkeer

Job summary

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zoekt een Managementondersteuner voor de directie Informatiebeleid/CIO (DICIO). Samen met acht collega’s verzorg je secretariële ondersteuning voor het MT en medewerkers van de directie in een jonge, dynamische werkomgeving.

Je beheert agenda’s, beantwoordt telefoon en mail, organiseert overleggen en bewaakt voortgang. Je registreert documenten in Marjolein en houdt ziek- en betermeldingen bij in P-Direkt.

Qualifications

• Secretariële opleiding afgerond en aantoonbare ervaring in een vergelijkbare rol.
• Beheersing van Microsoft Office en andere MS-applicaties.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Verantwoordelijk voor agendabeheer, telefoonafhandeling, mail, bezoekers en archivering.

Responsibilities

• Agenda's van MT-leden beheren.
• Telefoon, e-mail en post afhandelen, bezoekers ontvangen.
• Vergaderstukken verzamelen en ordelijk formatteren.
• Zaalreserveringen en catering afhandelen.
• Dossierregistratie en archivering in Marjolein.
• Ziek- en betermeldingen registreren in P-Direkt.

Skills

Secretariële vaardigheden

Ervaring in soortgelijke functie

Microsoft Office

Nederlandse taalvaardigheid

Education

Secretariële opleiding afgerond

Job description

Ben jij die nieuwe collega die ons gezellige secretariaat bij de directie Informatiebeleid/CIO (DICIO) aanvult? Ben jij een harde werker, leergierig en bereid net dat stapje extra te zetten? Als je ook nog eens een stressbestendig organisatietalent bent die het fijn vindt het werken op kantoor af te wisselen met werken vanuit huis, dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen als Managementondersteuner?

“Geen dag is hetzelfde en dat is juist wat het zo leuk maakt! Ieder heeft zijn eigen expertise. En het MT en medewerkers zaken uit handen nemen, zodat zij zich kunnen richten op de inhoud, is mijn expertise!” – Nicole Verhoeven, managementondersteuner DICIO.

Samen met acht andere managementondersteuners ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het managementteam en de medewerkers van de directie Informatiebeleid; een jonge en dynamische directie. Samen met je collega’s vorm je een flexibel en collegiaal secretariaat, waar jullie elkaar waar nodig helpen en vervangen. Als managementondersteuner heb je na de inwerkperiode deels de ruimte om vanuit huis te werken. Op het secretariaat van DICIO is het de bedoeling dat je in ieder geval twee dagen per week op kantoor werkt. Welke dagen jij op kantoor werkt en welke dagen je thuis werkt zijn afhankelijk van het rooster en stem je af met je collega-managementondersteuners.

Je beheert de agenda's van MT-leden, je beantwoordt de telefoon, handelt mails en post af, vangt bezoekers op, organiseert overleggen en verzamelt en ordent vergaderstukken. Daarnaast bewaak je de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en zet je aangeleverde stukken netjes in het juiste format. Maar ook voor zaalreserveringen, cateringaanvragen en het aanmelden van bezoekers wordt jouw hulp ingeschakeld. Je volgt de juiste procedures op en draagt zorg voor een overzichtelijke uniforme registratie en archivering van dossiers in ons documentregistratiesysteem Marjolein. Je registreert ziek- en betermeldingen in P-Direkt. Kortom: je bent een onmisbare schakel binnen de directie!

Hoe ziet het inwerkprogramma eruit?

Als nieuwe collega kun je rekenen op een inwerktraject waarbij je kennismaakt met onze organisatie en je collega’s. Hoe de processen werken leer je in de praktijk van je mede-collega’s. Binnen de directie krijgt iedere nieuwe medewerker een buddy die voor je klaar staat om je antwoord te geven op al je vragen.

Functie-eisen

• Je hebt een secretariële opleiding afgerond;
• Je hebt aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
• Je beheerst de Microsoft-applicaties uitstekend en hebt nieuwe applicaties snel onder de knie;
• Je beheerst de Nederlandse taal, zowel in woord als schriftelijk, uitstekend.

Herken jij jezelf hierin?

Het tempo binnen de directie ligt soms hoog. Je weet hier op in te spelen, je biedt uit jezelf hulp aan als je ziet dat medewerkers dit kunnen gebruiken, je stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang en je bent creatief in het vinden van oplossingen. Jij bent iemand die flexibel en proactief is, die zich staande weet te houden in een soms hectische omgeving en die het leuk vindt het MT en de medewerkers zoveel mogelijk te ontzorgen.

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar denk je wel een waardevolle bijdrage te kunnen leveren? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Bij VWS werken we aan een inclusieve organisatie waarin iedereen zich welkom voelt. Voldoe je niet aan alle functie-eisen, maar denk je wel een waardevolle bijdrage te kunnen leveren? Dan nodigen we je nadrukkelijk uit om te solliciteren.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Informatiebeleid/CIO (DICIO) van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) werkt aan helder, eenduidig en samenhangend VWS-breed beleid voor informatievoorziening in, voor en met de zorg. Dit betekent dat de directie met het veld zorgt dat burgers en zorgverleners over de juiste data kunnen beschikken om samen de juiste medische beslissingen te nemen en te werken aan preventie. Daar wordt de zorg beter van. Zorgverleners kunnen dan fijner werken en patiënten ontvangen betere zorg: zelf als het kan, thuis als het kan, digitaal als het kan.

Dit draagt bij aan de realisatie van de VWS-beleidsdoelstellingen die zijn gericht op een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Nu en in de toekomst.

Je maakt deel uit van het hechte en professionele team iStaf, waar we naast hard werken ook met elkaar kunnen lachen. Het team bestaat uit een mooie mix van jong en oud en diverse achtergronden. iStaf houdt zich bezig met communicatie, juridisch en financieel advies, bedrijfsvoering en secretariële ondersteuning. We zijn een belangrijk team binnen de directie, wij zorgen ervoor dat de basis op orde is en we staan het MT en de beleidsteams met raad en daad bij. We zijn gedreven, energiek, betrouwbaar, kundig en flexibel. Je krijgt binnen iStaf de ruimte om jezelf te zijn en om jezelf te ontwikkelen. Nieuwsgierig naar het werkveld van de directie Informatiebeleid? Ontdek het op www.datavoorgezondheid.nl !

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast je salaris ontvang je nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Bijzonderheden

• Meer weten over de functie of eerst eens kennismaken met een directe collega? Bel gerust met Roos Douma via [emailprotected] of 06 31631105
• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.
• VWS zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren. Lees meer informatie op werkenbijvws.nl . Heb je vragen over de Banenafspraak? Neem dan contact op met de adviseur Banenafspraak, de heer Gil Levy-de Graaf (06-21485312 of [emailprotected] ).

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Over Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.