Managementassistent Wethouder

All About Work; Ede; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Stipp pensioenopbouw via pensioenfonds

Uitzendovereenkomst via All About Work

Snelle sollicitatieafhandeling

Job summary

All About Work zoekt een managementassistent om een wethouder te ondersteunen in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je bewaakt de agenda, verzorgt vergaderstukken en zorgt voor een volledig digitale vergadermap.

Je bent de schakel tussen wethouder, inwoners en externe contacten, handelt telefoongesprekken af en bewaart vertrouwelijke informatie. Daarnaast vervul je een afschermfunctie en draag je bij aan een efficiënte ondersteuning van het college.

Qualifications

• Minimaal mbo+-werk- en denkniveau.
• Ervaring met ondersteuning op directie- en bestuurlijk niveau is een pré.
• Vertrouwelijke informatie discrétioneel behandelen en structureren.

Responsibilities

• Ondersteunen van de wethouder bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van een complexe bestuurlijke agenda en bewaken van afspraken.
• Structureren en prioriteren van de werkweek van de wethouder.
• Signaleren van knelpunten en tijdig anticiperen op planningswijzigingen.
• Afhandelen van interne en externe telefoongesprekken.
• Fungeert als afschermfunctie richting de wethouder.
• Beheren van mailbox en bepalen welke zaken directe follow-up nodig hebben.
• Verzamelen en bewaren van vergaderstukken en zorgen voor een complete digitale vergadermap.
• Zorg dragen voor een goede voorbereiding op overleggen.

Skills

Bestuurlijke sensitiviteit

Proactief handelen

Organisatievermogen

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Stressbestendigheid

Dienstverlening & verbinding

Education

MBO+ niveau

Tools

Outlook

Office

Job description

Over de functie

ft 32086

Je ondersteunt een wethouder in een dynamische bestuurlijke omgeving en zorgt ervoor dat de werkweek soepel, overzichtelijk en professioneel verloopt. Je bent een belangrijke schakel tussen de wethouder, collega’s, inwoners en externe contacten. Met jouw gevoel voor structuur, discretie en prioriteiten houd je overzicht en bewaak je de voortgang. Daarnaast draag je bij aan een goed voorbereide en efficiënte ondersteuning van het college.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de wethouder bij de dagelijkse werkzaamheden.
• Je beheert een complexe bestuurlijke agenda en bewaakt afspraken en verplichtingen.
• Je structureert en prioriteert de werkweek van de wethouder.
• Je signaleert knelpunten en anticipeert tijdig op wijzigingen in de planning.
• Je handelt zelfstandig interne en externe telefoongesprekken af.
• Je vervult een afschermfunctie richting de wethouder.
• Je bent de schakel tussen de wethouder, inwoners, collega’s en externe contacten.
• Je beheert en prioriteert de mailbox van de wethouder en beoordeelt welke zaken directe opvolging vragen.
• Je verzamelt, ordent en bewaakt vergaderstukken en zorgt voor een complete digitale vergadermap.
• Je zorgt ervoor dat de wethouder goed voorbereid deelneemt aan overleggen.
• Je gaat zorgvuldig om met politiek en bestuurlijk gevoelige informatie.
• Je signaleert proactief wat nodig is om de wethouder optimaal te ondersteunen.
• Je vervangt waar nodig collega’s binnen het bestuurssecretariaat en draagt gezamenlijk verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het college.

Eisen

• Je bent beschikbaar voor 24 tot 30 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met ondersteuning op directie- en/of bestuurlijk niveau.
• Je beschikt over minimaal mbo+-werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agendabeheer.
• Je bent digitaal vaardig en hebt aantoonbare ervaring met Outlook en Office.

Wensen

• Je hebt meer dan 3 jaar aantoonbare ervaring als managementassistent, directieassistent of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met ondersteuning binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer op directie- en/of bestuurlijk niveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het zelfstandig afhandelen van interne en externe contacten en het vervullen van een afschermfunctie.
• Je hebt ervaring met Notubiz en/of vergelijkbare systemen binnen een bestuurlijke omgeving.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het snel eigen maken van nieuwe digitale systemen.

Competenties

• Je bent bestuurlijk en politiek sensitief.
• Je bent proactief en doortastend.
• Je bent organisatiesensitief.
• Je bent discreet en betrouwbaar.
• Je bent communicatief sterk.
• Je bent goed in plannen en organiseren.
• Je bent stressbestendig en flexibel.
• Je bent dienstverlenend en verbindend.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32086

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.