Directie assistent

All About Work; Best; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

Snelle terugkoppeling

CAO van opdrachtgever

Job summary

All About Work zoekt een tijdelijke directie-assistente die de agenda’s van drie managers beheert en coördineert. Je zorgt voor overzicht, schakelt tussen prioriteiten en bewaakt de voortgang van afspraken.

Je bewaart vertrouwelijkheid, maakt rapportages en organiseert bijeenkomsten met interne en externe stakeholders binnen kaders die met het strategisch team zijn afgesproken.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau en ervaring als assistent op directieniveau.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren.
• Discretie en integer omgaan met gevoelige informatie.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van de agenda’s van drie managers.
• Overleggen plannen en voortgang bewaken.
• Teams-omgeving beheren en documenten archiveren.
• Mailboxbeheer en prioriteren namens het team.
• Samenwerken met interne en externe stakeholders en knelpunten signaleren.

Skills

Organisatievermogen

Plannen en prioriteren

Communicatie

Discretie

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Teams

Job description

Over de functie

ya. JOB-3434575

Je gaat tijdelijk als directie assistent aan de slag voor drie strategisch managers binnen een dynamische gemeentelijke organisatie. In deze rol zorg je voor rust, overzicht en samenhang, zodat zij hun werkzaamheden effectief kunnen uitvoeren. Je ondersteunt niet alleen, maar regisseert agenda’s, denkt vooruit en maakt zelfstandig afwegingen binnen afgesproken kaders. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie en weet snel te schakelen tussen verschillende belangen en prioriteiten. Met jouw gevoel voor verhoudingen en discretie lever je een directe bijdrage aan een soepel lopende samenwerking.

Wat ga je doen

• Je beheert en coördineert de agenda’s van drie strategisch managers en signaleert knelpunten met proactieve verbetervoorstellen.
• Je verbindt agenda’s en legt verbanden tussen afspraken en prioriteiten.
• Je maakt zelfstandig afwegingen en keuzes in de planning op basis van kaders die je samen met de strategisch managers formuleert.
• Je plant overleggen en bewaakt de samenhang en voortgang.
• Je zorgt voor een goed ingerichte Teams-omgeving en draagt samen met het strategisch team zorg voor het goed archiveren van belangrijke documenten.
• Je bewaakt acties en volgt deze proactief op, of ondersteunt het strategisch team bij de opvolging daarvan.
• Je schakelt snel met interne en externe stakeholders.
• Je denkt mee over het optimaliseren van werkprocessen rondom agendabeheer en samenwerking.
• Je voert mailboxbeheer uit: je filtert, prioriteert en beantwoordt mails uit naam van het betreffende lid van het strategisch team.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers wanneer zij iets nodig hebben van het strategisch team, met oog voor vertrouwelijkheid, discretie en gevoelige dossiers.
• Je verzorgt correspondentie, rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Je organiseert bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief ontvangst van externe gasten en het tijdig beschikbaar stellen van benodigde stukken.
• Je signaleert wanneer zaken langs elkaar heen lopen en kaart dit tijdig aan bij de juiste persoon.

Over jou

• Je bent organisatiesensitief en beweegt je gemakkelijk in een complexe omgeving op directieniveau.
• Je bent sterk in plannen, organiseren en prioriteren.
• Je communiceert uitstekend en weet helder en tactvol te schakelen met verschillende betrokkenen.
• Je bent in staat om keuzes te maken en stevig te staan, met oog voor het zorgvuldig omgaan met de kostbare tijd van de leden van het strategisch team.
• Je bent in staat om nee te verkopen wanneer nodig, dit goed toe te lichten en waar nodig stevig te onderhandelen met externen over afspraken en deadlines.
• Je schakelt makkelijk, denkt vooruit en houdt overzicht.
• Je bent stressbestendig, flexibel, nauwkeurig, proactief en dienstverlenend.
• Je gaat integer en discreet om met gevoelige informatie.
• Je bent veel op kantoor aanwezig, goed bereikbaar en voelt goed aan wat er speelt.

Eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt ervaring als assistent in een complexe omgeving op directieniveau.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
<
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ya. JOB-3434575

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.