Managementassistent (tijdelijk)

Werkenvoorcultuur; Utrecht; Hybrid; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk

Medewerkerstarief voor voorstellingen

Job summary

Stadsschouwburg Utrecht zoekt een ervaren managementondersteuner die tijdelijk de zieke collega kan vervangen. Je werkt samen met twee directiesecretariaten en ondersteunt de directeur en de organisatie bij correspondentie, agendabeheer en vergaderingen.

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, uitstekende Nederlandse schrift en MS 365-kennis; bij voorkeur ervaring met AI. Per direct en in ieder geval voor 1 november beschikbaar.

Qualifications

• Minstens 3 jaar ervaring als managementassistent.
• Ervaring met agendas en mailboxen bijhouden.
• Uitstekende schriftelijke beheersing van het Nederlands.
• Kennis van MS 365; bij voorkeur ervaring met AI.

Responsibilities

• Verzorgen van correspondentie en agendabeheer van de directeur.
• Organiseren, notuleren en opvolgen van vergaderingen van diverse gremes.
• Voeren van voorkomende administratieve, organisatorische en redactionele werkzaamheden.
• Ondersteunen van de directeur-bestuurder waar nodig.
• Ondersteuning bij organisatie van interne activiteiten.

Skills

Organisatie & planning

Notuleren

Samenwerken

Proactief

AI-ervaring

Tools

MS 365

AI-tools

Job description

Ben jij een ervaren, proactieve en georganiseerde managementondersteuner die onze zieke collega tijdelijk kan vervangen? Dan zoeken wij jou voor ons team ondersteuning directie.

Stadsschouwburg Utrecht is een open en gastvrije plek voor iedereen die van theater en podiumkunsten houdt. We presenteren een breed aanbod van nationale en internationale voorstellingen in alle genres. Ook organiseren we bijzondere projecten, vaak in samenwerking met andere Utrechtse podia, festivals en gezelschappen. Daarnaast bieden we ons monumentale gebouw aan voor verhuringen.

We hebben twee theaterzalen (de Grote Zaal en de Blauwe Zaal), een café (Mevr. Dudok) en een theaterrestaurant (Zindering). Jaarlijks ontvangen we meer dan 200.000 bezoekers. We werken nauw samen met het Nederlandse podiumkunstenveld, en met de Utrechtse gezelschappen, festivals en instellingen in het bijzonder. Ook hebben we oog voor Utrechtse makers en zetten we stevig in op educatie en talentontwikkeling. We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. Duurzaamheid, gelijkwaardigheid, wederkerigheid en complementariteit staan daarbij centraal.

Je werkt samen met twee collega’s van het directiesecretariaat en jullie ondersteunen de directeur en de organisatie. Hierbij hoort het:

• Verzorgen van correspondentie en agendabeheer van de directeur;
• Organiseren, notuleren en opvolgen van vergaderingen van onder meer het managementteam, de raad van toezicht, het bestuur van de Foundation en de ondernemingsraad;
• Voorkomende administratieve, organisatorische en redactionele werkzaamheden;
• Ondersteunen van de directeur-bestuurder in zijn werkzaamheden waar nodig;
• Ondersteuning bij de organisatie van verschillende interne activiteiten.

Wie ben jij?

Jij bent een organisator en ondersteuner pur sang en hebt ervaring met het assisteren van het management en de directie op verschillende onderdelen. Daarom kun je meteen inspringen en de gaten vullen die door ziekte en vakanties ontstaan in de komende tijd. Je werkt goed samen met collega’s en bent gelijktijdig zelfstandig en denkt vooruit. Je hebt plezier in het overzicht houden, plannen en bijhouden van agenda’s en mails. Ook heb je ervaring met notuleren- liefst met behulp van AI.

• Minstens 3 jaar ervaring in de functie van managementassistent;
• Ervaring in het bijhouden van verschillende agenda’s en mailboxen;
• Uitstekende schriftelijke beheersing van het Nederlands;
• Kennis van MS 365 en bij voorkeur ervaring met het werken met AI;
• Je hebt affiniteit met of interesse in de culturele sector. Ervaring is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste
• Per direct en in ieder geval per 1 november beschikbaar.
• Communiceer je makkelijk en accuraat;
• Heb je geen probleem om in een (soms drukke) kantoortuin te werken en kun je toch focus behouden;
• Werk je graag samen met collega’s die deels hetzelfde werk doen;
• Werk je gestructureerd, kun je het overzicht houden en blijf je rustig, ook al spelen veel dingen gelijktijdig.

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een veelzijdige en afwisselende functie a.i. op een inspirerende werkplek, midden in het hart van Utrecht, waar je samenwerkt met een hecht team van twee collega’s. Op iedere afdeling streven we naar verscheidenheid en geven we je alle ruimte om jezelf te zijn. Experimenteren, leren en groeien – daar krijg je bij ons volop de kans voor. Zo draag je actief bij aan een inclusieve podiumkunstenwereld.

Deze functie is in eerste instantie tot de kerstvakantie. Je kunt het werk zowel in tijdelijke dienst als zzp'er uitvoeren. Onze arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Nederlandse Podia 2025-2026, waarbij je salaris 5 (bij 36 uur: van € 2.590,82 tot € 3.584,99). Je hebt 25 vakantiedagen per jaar, en we voegen feestdag-uren toe aan je verlofsaldo. Zo kun je zelf kiezen op welke feestdagen je vrij neemt.

Daarnaast heb je mogelijkheid tot bezoeken van voorstellingen tegen een medewerkerstarief en zijn de werktijden redelijk flexibel in te richten. Soms is thuiswerken ook mogelijk.

Wij hechten waarde aan diversiteit

De kracht van theater verbindt mensen. Wij hechten veel waarde aan diversiteit op alle niveaus binnen de organisatie en daarnaast maken alle collega’s gelijkwaardig deel uit van het schouwburgteam. Wij staan open voor iedereen, we zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie. We zoeken naar nieuwe collega’s die bij willen dragen aan een inclusieve Stadsschouwburg Utrecht. Je bent welkom!

Sollicitatieproces

Binnen 5 dagen na de sluitingsdatum van de vacature krijg je telefonisch of per email een reactie. De gesprekken staan gepland tussen woensdag 23 en vrijdag 25 september. Daarna maken we direct een keuze en volgt snel het arbeidsvoorwaardengesprek.