Managementassistent

Gemeente Utrecht; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Individueel Keuzebudget (IKB)

Hybride werken

OV-vergoeding + fietsvergoeding

Job summary

Gemeente Utrecht zoekt een managementassistent voor Stadsingenieurs. Je ondersteunt managers en teams, bewaakt afspraken en zorgt dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten. Je werkt samen met vier collega's en vervangt elkaar bij afwezigheid.

Je werkt op het Stadskantoor naast Utrecht Centraal. Het team biedt hybride werken, een ruim pakket aan arbeidsvoorwaarden en volop ontwikkelingskansen via GoodHabitz.

Qualifications

• MBO 4 werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met administratieve en organisatorische ondersteuning.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van overleggen en het bewaken van acties en afspraken.
• Goede kennis van Microsoft Office en ervaring met het opstellen van zakelijke correspondentie en verslagen.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Organiseren, plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen.
• Opstellen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren en uitwerken van verslagen.
• Bewaken van actiepunten en deadlines.
• Ondersteunen van managers en medewerkers bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van verbeterkansen in werkprocessen en deze oppakken.
• Afstemmen met collega's en stakeholders binnen de organisatie.

Skills

Plannen en organiseren

Samenwerken

Communiceren

Nauwkeurigheid

Initiatief

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Utrecht heeft jou nodig! Als managementassistent bij Stadsingenieurs zorg jij ervoor dat managers en teams hun werk goed kunnen doen. Dankzij jouw ondersteuning verlopen afspraken, overleggen en werkzaamheden soepel. Je werkt mee aan projecten die zichtbaar bijdragen aan de stad. Zo lever je indirect een bijdrage aan een veilige, duurzame en aantrekkelijke leefomgeving voor inwoners en bezoekers van Utrecht. Geen dag is hetzelfde en jouw werk maakt het verschil achter de schermen

Dit is je werk

Stadsingenieurs werkt aan de inrichting, ontwikkeling en het onderhoud van de Utrechtse buitenruimte. Jij ondersteunt de mensen die deze projecten mogelijk maken. Met jouw overzicht en organisatietalent zorg je ervoor dat managers en teams efficiënt kunnen werken.

Je ondersteunt meerdere managers en hun teams. Je bent een vast aanspreekpunt, bewaakt afspraken en zorgt dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten. Daarbij zie je kansen om processen slimmer in te richten en pak je verbeteringen zelfstandig op.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda's en mailboxen.
• Organiseren, plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen.
• Opstellen van agenda's en vergaderstukken.
• Notuleren en uitwerken van verslagen.
• Bewaken van actiepunten en deadlines.
• Ondersteunen van managers en medewerkers bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van verbeterkansen in werkprocessen en deze oppakken.
• Afstemmen met collega's en stakeholders binnen de organisatie.

Je werkt nauw samen met vier managementassistenten. Jullie vervangen elkaar tijdens afwezigheid en delen kennis en ervaringen. Zo zorgen jullie samen voor een goede ondersteuning van de afdeling

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Stadsingenieurs, het interne ingenieursbureau van de gemeente Utrecht.

Stadsingenieurs is één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven. Samen werken we aan duurzame gebiedsontwikkelingen, herinrichtingen, infrastructuur en het onderhoud van de openbare ruimte. Het werk van de afdeling zie je overal terug in de stad: van wegen en bruggen tot groenvoorzieningen, kades en complete gebiedsontwikkelingen.

Het team van managementassistenten bestaat uit vier collega's. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden af en helpen elkaar waar nodig. Je werkt op het Stadskantoor, direct naast Utrecht Centraal. Daar ontmoet je collega's uit verschillende vakgebieden die samen werken aan de toekomst van Utrecht.

Als gemeente streven we naar een diverse en inclusieve organisatie, omdat we ervan overtuigd zijn dat verschillende perspectieven zorgen voor meer innovatie, creativiteit en betere samenwerking. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij de volgende competenties meebrengt:

• Plannen en organiseren Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken en acties op tijd worden uitgevoerd.
• Samenwerken Je werkt prettig samen met collega's, stemt werkzaamheden goed af en ondersteunt waar nodig.
• Communiceren Je communiceert helder en onderhoudt gemakkelijk contact met verschillende collega's.
• Nauwkeurigheid Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
• Initiatief Je ziet wat er nodig is, denkt mee over verbeteringen en pakt werkzaamheden zelfstandig op.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• mbo 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve en organisatorische ondersteuning.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van overleggen en het bewaken van acties en afspraken.
• Goede kennis van Microsoft Office en ervaring met het opstellen van zakelijke correspondentie en verslagen.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

Jouw bijdrage als managementassistent doet er dus toe.

Tegelijk hoort daar een passend aanbod bij:

• Een 32- tot 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €2875,- en € 4065,- op basis van 36 uur (schaal 7). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris voor extra verlof, een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Hybride werken: we werken voor een deel samen op het Stadskantoor en voor een deel thuis. Je krijgt een goede thuiswerkplek inclusief laptop, bureau en stoel, en een thuiswerkvergoeding.
• 100% OV-vergoeding en een fiets- en loopvergoeding van 19 cent per kilometer.
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt. Kijk voor meer informatie hierover bij jouw ontwikkeling.
• Verlofsparen: voor een sabbatical, vroegpensioen, mantelzorg of studie.
• Ruimte voor iedereen: een stilteruimte en kolfruimte zijn aanwezig op het Stadskantoor.
• De mogelijkheid om twee christelijke feestdagen om te ruilen voor een andere feest- of herdenkingsdag.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 4 oktober. Na je sollicitatie laten we je zo snel mogelijk weten of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, daarmee wachten we niet tot de sluitingsdatum. We zullen sollicitaties doorlopend beoordelen en het kan dus zijn dat de vacature al voor de sluitingsdatum is ingevuld.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen aan Dominique Beumer, Groepsshoofd via 030 - 2864196.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met Andrea Dekker-Schop, senior adviseur recruitment, 0614226562.

Kom je op gesprek, dan maken we gebruik van een lijst met vaste vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijk vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans. Heb je een arbeidsbeperking? Vermeld dit dan gerust in je sollicitatie. We nemen graag contact met je op om de mogelijkheden te bespreken.