Ervaren managementassistent(e)

Talentenregio; Dalfsen; On-site; EUR 31,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkmiddelen

Job summary

Provincie Overijssel zoekt een ervaren managementassistent(e) ter ondersteuning van het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur. Je bewaakt agenda's, behandelt e-mails en draagt bij aan de efficiënte uitvoering van beleid.

De functie biedt ruimte voor initiatief, samenwerking en digitale werkomgeving (Microsoft 365). Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband en goede arbeidsvoorwaarden behoren tot de mogelijkheden.

Qualifications

• minimaal een mbo 4 werk- en denkniveau.
• enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
• ervaring in een bestuurlijke omgeving of snel kunnen bewegen in een politiek-bestuurlijke context.
• goede communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de agenda, afspraken plannen en zorgen voor tijdige informatie en stukken.
• E-mail bijhouden, zaken waar mogelijk zelfstandig afhandelen en signaleren wat aandacht vraagt.
• Ondersteunen van het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur en bewaken van acties en archivering.
• Bijdragen aan de organisatie van bijeenkomsten en evenementen binnen de afdeling.
• Nauw samenwerken met collega’s binnen en buiten de organisatie en een verbindende rol vervullen.
• Draagt bij aan de doorontwikkeling van het secretariaat en versterking van digitaal samenwerken binnen het secretariaat en de afdeling.

Skills

Communicatievaardigheden

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Job description

Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband

Organisatie :

Vakgebied :

Administratief/secretarieel

Salarisschaal :

28-36 uur per week, voor de duur van 1 jaar. Bij goed functioneren wordt jouw contract omgezet naar onbepaalde tijd

Reageren tot :

Functieomschrijving

Ben jij een organisatietalent dat graag het verschil maakt? Als managementassistent(e) ben jij de onmisbare steun voor het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur. Jij zorgt dat alles op rolletjes loopt, zodat de focus kan liggen waar die hoort: op de inhoud. En krijg jij energie van het versterken van het digitaal (samen)werken? Dan is deze rol bij provincie Overijssel jouw kans.

Jouw uitdaging als managementassistent(e)

Als ervaren managementassistent(e) ondersteun je één of meer teamleiders van de afdeling Economie en Cultuur. Deze afdeling is verantwoordelijk voor onder andere de ontwikkeling en uitvoering van het economische, culturele en erfgoed beleid en de sociale kwaliteit en leefbaarheid binnen de provincie. Daarnaast draagt de afdeling bij aan de energietransitie in Overijssel en wordt geadviseerd over Europese aangelegenheden.
In deze rol kun jij een belangrijke bijdrage leveren door jouw professionele houding en proactieve werkwijze. Jij bent een belangrijke sparringpartner die overzicht, verbinding en structuur met zich mee brengt.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het beheren en bewaken van de agenda, inplannen van afspraken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie en stukken tijdig beschikbaar zijn;
• het bijhouden van de e-mail, zaken (waar mogelijk) zelfstandig afhandelen en signaleren wat aandacht vraagt;
• het ondersteunen van het managementteam van de afdeling EC. Je draagt zorg voor de bewaking van de afgesproken acties en een goede archivering van documenten;
• een bijdrage leveren aan het organiseren van bijeenkomsten en evenementen binnen de afdeling;
• een nauwe samenwerking met collega’s binnen en buiten de organisatie. Hierin heb je een verbindende rol;
• je draagt bij aan de doorontwikkeling van het secretariaat door open te staan voor vernieuwingen en hierover actief mee te denken met de procesregisseur/verbinder van de vakgroep ondersteuners. In dat kader lever je ook een actieve bijdrage in de ontwikkeling en versterking van het digitaal samenwerken binnen het secretariaat en de afdeling Economie en Cultuur

Kortom: een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid, vrijheid en ruimte voor eigen initiatief.

Als ervaren managementassistent(e) ben jij van nature zelfstandig en ben je goed in plannen en organiseren. Zo houd jij het overzicht bij het uitvoeren van meerdere taken en kun je goed schakelen zonder het doel uit het oog te verliezen. Dit doe je gestructureerd en zorgvuldig, ook onder tijdsdruk. Je bent flexibel en past je aan veranderende omstandigheden aan. De belangrijkste competenties voor deze functie zijn: initiatief nemen, samenwerken en eigenaarschap. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat jij digitaal vaardig bent:

• Initiatief nemen: je begint uit zichzelf. Je draagt uit eigen beweging ideeën of oplossingen aan. Dit doe je proactief en hierbij anticipeer je op veranderingen.
• Samenwerken: je werkt samen met je collega's aan een gezamenlijk doen. Hierbij zoek je actief de samenwerking op, stem je je eigen werk af op anderen en draag je bij aan een goede onderlinge werkrelatie.
• Eigenaarschap: je verricht het werk vanuit betrokkenheid bij het bereiken van de gewenste resultaten. Dit doe je door de vraag achter de vraag te achterhalen en je bewust te zijn van jouw aandeel in het grotere geheel.
• Digitale vaardigheid: je hebt affiniteit en kennis van digitaal samenwerken, bij voorkeur binnen de omgeving van Microsoft 365. Je bent in staat anderen hierover te inspireren en je kennis over te dragen om zo het digitaal (samen)werken binnen het secretariaat en de afdeling te versterken

Je brengt in ieder geval mee:

• minimaal een mbo 4 werk- en denkniveau;
• enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• ervaringineenbestuurlijkeomgevingof snelkunnenbewegenineenpolitiek-bestuurlijkecontext;
• goede communicatieve vaardigheden en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Wij bieden

Samen werken aan een mooi Overijssel? In een inspirerende werkomgeving haal jij het beste uit jezelf. Uiteraard belonen we je voor je inzet. In geld, kansen en persoonlijke ontwikkeling:

• een bruto maandsalaris van minimaal €2.749,50 en maximaal €3.851,87 (schaal 7) bij een 36-urige werkweek. Dit is afhankelijk van je kennis en ervaring;
• een Individueel Keuze Budget van maar liefst 22,37% van je jaarsalaris. Hierin is o.a. je vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijk verlof ondergebracht. Je bepaalt zelf binnen grenzen wanneer en waarvoor je het budget inzet;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder diversiteitsverlof waardoor jij je eigen feestdag kunt kiezen;
• een Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid van €6.000,- per 5 jaar, waardoor je tal van mogelijkheden hebt om cursussen en opleidingen te volgen;
• een dienstverband voor 28 - 36 uur per week, voor de duur van 1 jaar met de intentie voor een vast dienstverband bij goed functioneren;
• een regeling voor thuiswerkmiddelen, zodat je thuis net zo prettig kunt werken als op kantoor.

Als managementassistent van het managementteam van de afdeling Economie en Cultuur maak je onderdeel uit van het secretariaat van de afdeling. Momenteel bestaat het secretariaat uit vijf secretaresses die samen alle teamleiders en hun teams ondersteunen en ontzorgen. Ze zijn goed op de hoogte van wat er allemaal speelt, leiden alles in goede banen en regelen wat er geregeld moet worden. Binnen de provincie is recent een coördinator voor de ondersteuning aangesteld. Zij is verantwoordelijk voor de verdere professionalisering en uniformering van de verschillende secretariaten.

De afdeling Economie en Cultuur is één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het economische en culturele beleid, als ook sociale kwaliteit. Enkele voorbeelden van belangrijke thema’s zijn energietransitie, innovatie, het sociaal-cultureel vestigingsklimaat en de arbeidsmarkt. Er is een intensieve samenwerking met inwoners, bedrijven, andere overheden en verschillende belangengroepen, waarbij wordt ingespeeld op initiatieven die aansluiten bij de provinciale ambities.

Enthousiast?

Motivatievragen

We zien graag terug in jouw motivatiebrief waaruit blijkt dat jij over de vier beschreven competenties beschikt (beschreven bij ‘jouw profiel’). Licht deze toe aan de hand van concrete voorbeelden:

• hoe heb je gehandeld?
• wie heb je hierbij betrokken?
• als je terugkijkt op deze situatie, wat was er succesvol en waar blijkt dat uit?
• wat zou je een volgende keer anders doen?

Digitale vaardigheid is een belangrijk thema binnen onze afdeling. We zoeken een collega die hier graag een bijdrage aan wil leveren. Daarom zien wij in jouw motivatie graag terug waar uit blijkt dat je hierover beschikt.

Alle sollicitatiegesprekken vinden plaats in Zwolle. Het eerste gesprek vindt plaats op maandag 28 september (middag) en het tweede gesprek vindt plaats op vrijdag 2 oktober (middag). Het arbeidsvoorwaardengesprek op vrijdag 9 oktober om 15.45 uur.

Solliciteren kan tot en met maandag 14 september.

Let op: interne kandidaten hebben bij deze vacature voorrang op externe kandidaten.

Met deze vacature wil provincie Overijssel zelf een nieuwe collega werven. Dit is dan ook géén oproep voor acquisitie.