Managementassistent ondernemingsraad

OLVG; Amsterdam; Hybrid; EUR 30,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Reiskostenvergoeding

Deels thuiswerken mogelijk

Pensioen PFZW

Collectieve ziektekostenverzekering

Job summary

OLVG zoekt een secretaresse voor de ondernemingsraad die notulen maakt, vergaderingen voorbereidt en de OR ondersteunt. Je bewaakt agenda’s, verzorgt correspondentie en archiveringswerk voor OR-documenten, met aandacht voor vertrouwelijkheid.

Je werkt nauw samen met het ambtelijk secretaris, het dagelijks bestuur en commissieleiders. De functie vereist zorgvuldigheid en een proactieve, flexibele houding en partly thuiswerken is mogelijk.

Qualifications

• Notuleren en uitwerken van vergaderingen is vereist.
• Ruime ervaring als administratief of secretarieel medewerker.
• Ervaring met Microsoft Office en digitale vergadersystemen zoals iBabs.

Responsibilities

• Notuleren en uitwerken van vergaderingen van OR, commissies en dagelijks bestuur.
• Beheren van agenda’s van de OR en het dagelijks bestuur.
• Verzorgen van correspondentie namens de OR.
• Archivieren en publiceren van vergaderstukken en e-mails in iBabs.
• Beheren van OR-intranetpagina’s en roosters van OR-leden.

Skills

Notuleren

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Vertrouwelijke informatie hanteren

Tools

Microsoft Office

iBabs

Job description

Als secretaresse van de Ondernemingsraad (OR) bij OLVG notuleer je vergaderingen, beheer je agenda’s en ondersteun je het dagelijks bestuur. Je werkt nauw samen met collega’s binnen de hele organisatie. Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid binnen hét stadsziekenhuis van Amsterdam.

Zo maak jij impact bij OLVG

Binnen OLVG heet deze functie secretaresse ondernemingsraad. Als secretaresse van de ondernemingsraad (OR) speel jij een belangrijke rol binnen OLVG, hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt, zodat de OR zich volledig kan richten op het vertegenwoordigen van de medewerkers van OLVG.

In deze functie ligt de nadruk op het notuleren van vergaderingen en het zorgvuldig uitwerken van notulen. Dit is het grootste en belangrijkste onderdeel van je werkzaamheden. Je bent aanwezig bij vergaderingen van de OR, commissies en het dagelijks bestuur en zorgt ervoor dat besluiten, actiepunten en afspraken duidelijk en correct worden vastgelegd.

Daarnaast beheer je agenda’s, bereid je vergaderingen voor en onderhoud je contact met verschillende afdelingen binnen de organisatie. Omdat je werkt in een omgeving met veel dynamiek en vertrouwelijke informatie, weet jij goed overzicht te houden en prioriteiten te stellen.

Je werkt nauw samen met de ambtelijk secretaris, het dagelijks bestuur en de commissievoorzitters van de OR. De vaste werkdagen zijn maandag, dinsdag en woensdag. Voor de overige dagen is enige flexibiliteit gewenst. Je werkzaamheden vinden plaats op zowel locatie OLVG Oost als OLVG West. In overleg is deels thuiswerken mogelijk.

Verder ben je verantwoordelijk voor het:

• notuleren en uitwerken van vergaderingen van de OR, commissies en het dagelijks bestuur
• beheren van agenda’s van de ondernemingsraad en het dagelijks bestuur
• verzorgen van correspondentie namens de OR
• archiveren en publiceren van vergaderstukken en e-mails in iBabs
• beheren van OR-intranetpagina’s en het bijhouden van roosters van OR-leden

Dit neem jij mee naar OLVG

We bedenken het liefst hoe het nóg beter kan. Op eigen wijze en met elkaar. Daarom rekenen we op jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en gevoel voor verhoudingen binnen een complexe organisatie.

Dit neem je ook mee:

• aantoonbare ervaring met notuleren en het uitwerken van vergaderingen
• ruime ervaring als administratief of secretarieel medewerker
• ervaring met Microsoft Office en digitale vergadersystemen, zoals iBabs
• sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• je kunt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden

Ervaring met het werken voor een ondernemingsraad is een pré.

Hier kom jij te werken

Je gaat werken op het secretariaat van de ondernemingsraad van OLVG. De OR is de gekozen vertegenwoordiging van alle medewerkers van OLVG en zet zich in voor goede arbeidsomstandigheden en een sterke organisatie. Het OR-secretariaat bestaat uit een ambtelijk secretaris en een administratief medewerker.

Binnen het team hangt een open en professionele sfeer. Je hebt veel contact met collega’s uit de hele organisatie en werkt samen met mensen op verschillende niveaus. Daardoor krijg je een unieke kijk achter de schermen van een groot ziekenhuis in Amsterdam.

Wat krijg jij van OLVG

Werken bij OLVG betekent werken in hét stadsziekenhuis van Amsterdam. Een werkomgeving waar jij je optimaal kunt ontwikkelen. Want jouw wensen en ideeën doen ertoe. Zo doen we dat bij OLVG.

Daarom bieden we jou:

• minimaal € 2696 en maximaal € 3882 bruto per maand (fulltime) in FWG-schaal 40 cao ziekenhuizen. Dit salaris zal per 1 augustus 2026 met 2% verhoogd worden;
• werkweek van 24 uur;
• dienstverband voor de periode van één jaar, met zicht op verlenging voor onbepaalde tijd;
• deels thuiswerken behoort tot de mogelijkheden;
• een royale OV-reiskostenvergoeding;
• flexibele reiskostenregeling, waarbij jij iedere dag kunt kiezen welk vervoer jou het beste uitkomt;
• eindejaarsuitkering van ruim 8%;
• vakantiegeld van ruim 8%;
• 144 uur vakantieverlof;
• persoonlijk levensfasebudget van 57 uur extra verlof en de ruimte om te werken aan jouw eigen ontwikkelingswensen;
• een Sterk in je Werk-aanbod om vitaal en met plezier te kunnen werken, met workshops, trainingen, counseling, peer support en online e-learnings;
• pensioenregeling bij PFZW;
• voordeel op jouw ziektekostenpremie met onze collectieve ziektekostenverzekering. Kies uit IZZ, Zilveren Kruis Achmea of Zorg en Zekerheid;
• kortingen op verzekeringen en financiële diensten van Centraal Beheer Achmea;
• korting bij diverse lokale ondernemers, zoals eettentjes, cafés en sportcentra;
• de keuze in arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zoals de mogelijkheid om een nieuwe telefoon, fiets of laptop met belastingvoordeel aan te schaffen.

Deze arbeidsvoorwaarden zijn op basis van een fulltime dienstverband (36 uur per week).

Klaar om het verschil te maken bij OLVG?

Klaar voor een nieuwe uitdaging in het stadsziekenhuis van Amsterdam?