Managementassistent Directeur HR IT Transitie(608972)

Werken voor Nederland; Den Haag; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementassistent binnen HR IT Transitie in Den Haag. Je stemt de dagelijkse werkzaamheden van de directeur af, verzorgt agendaplanning, en verwerkt correspondentie en informatiestromen. Je bent de brug naar interne organisatie en externe stakeholders en bewaakt processen en prioriteiten.

Daarnaast ondersteun je ICT, intranet en hybride werken en neem je deel aan opleidingen ter ontwikkeling. Een proactieve, discreto en dienstverlenende houding is vereist.

Qualifications

• Functie vereist uitstekendesecretariële vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Verantwoordelijk voor agenda, correspondentie en documentstroom.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Nederlandse taal.

Responsibilities

• Stem werkzaamheden en dagindeling directeur af.
• Beheer agenda en afspraken van de directeur.
• Verwerk correspondentie op juiste wijze en tijdig.
• Fungeer als brug tussen directeur en interne/externe stakeholders.
• Verzamel en onderhoud managementinformatie en gegevens.

Skills

Secretarieel beheer

Agendabeheer

Communicatie

Organiseren

Proactief

Loyaal

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

iBabs

DefDoc

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

iBabs

DefDoc

Job description

Vacature kenmerken

Standplaats Den Haag

Contractduur tot en met 31-12-2027

Uren per week 38 - 38

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Orde / vrede / veiligheid

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Als Managementassistent binnen het programma HR IT Transitie stem je de werkzaamheden en dag invulling van de directeur af. Je verzorgt de agendaplanning & afspraken, draagt zorg dat correspondentie op een juiste manier wordt aangeboden en verwerkt. Je bent de 'brug' tussen de directeur en de interne organisatie en haar bedrijfsvoering, maar ook de externe stakeholders. Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve & organisatorische processen. Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig werken en bent loyaal, flexibiel, proactief en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijke, politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving. Waarbij je ook optreedt als contactpersoon van de directie (specifiek de directeur) met de externe stakeholders.

Het werkpakket bestaat uit een mix van werkzaamheden en je fungeert als contactpersoon voor verschillende bedrijfsvoering zaken zoals ICT, intranet, hybride werken, 'on-boarding' en stukkenstroom. Je bent bereid eventuele aanvullende opleidingen te volgen (te denken valt aan beveiligingsfunctionaris). Daarnaast bieden wij ook de mogelijkheid andere cursussen/opleidingen te doorlopen t.b.v. verdere (persoonlijke) ontwikkeling in de functie.

• Management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Reguliere documentatie- en archiveringstechnieken
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden in primaire processen, bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Vaardigheid in het fungeren als brug naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (bedrijfsleven, regionale en internationale counterparts) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk relevantie/invloed.
• Anticiperend en proactief optreden en daarbij rekening houden met consequenties van eigen handelen.
• Vaardigheden in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het samenstellen van managementinformatie.
• Secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Goede beheersing van programma's zoals Outlook, Excel, Word, Powerpoint, iBabs, DefDoc en andere standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en projectmanagement.
• Kennis- en affiniteit met eigen werkzaamheden en Defensie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift.

• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Organisatiegericht
• Nauwkeurig
• Integer
• Flexibel
• Klantgericht
• Stressbestendig
• Leervermogen

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07-Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.096,00-€4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur tot en met 31-12-2027

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hept sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

De werkzaamheden worden verricht binnen het programma HR IT Transitie. De HR IT Transitie is een IT-gedreven verandering, maar er gaan binnen HR-bedrijfsvoering en beleid eveneens aanzienlijke aanpassingen nodig zijn. Het gaat om een brede verandering waarin zowel technologische als organisatorische, gedrags- en cultuurveranderingen binnen HR en IT een rol spelen. De HR IT Transitie heeft tot doel om toe te werken naar een modern, toekomstbestendig HR-IT-landschap dat het HR-model en daarin kritieke HR processen ondersteunt, waarin continuïteit en schaalbaarheid geborgd zijn. Dit betekent een IT-omgeving die niet alleen voldoet aan de huidige operationele eisen, maar ook flexibel en robuust genoeg is om toekomstige ontwikkelingen en veranderende behoeften binnen Defensie te ondersteunen.