Procesondersteuner/ Managementassistent

KBenP; Utrecht; Hybrid; EUR 43,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris ca. 4.263 €/mnd bij 28u/wk

Reiskostenvergoeding

CAO

Job summary

Gemeente Nieuwegein zoekt per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. Taken omvatten agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden.

Startdatum 12 oktober 2026 met einddatum eind januari 2027, optie tot verlenging. Arbeidsvoorwaarden: bruto €4.262,88 p/m bij 28 uur per week, fulltime/parttime afspraken, reiskostenvergoeding en

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en vergaderondersteuning.
• Aantoonbare ervaring met verslaglegging, correspondentie en schriftelijke communicatie.
• Hanteert een uurtarief van maximaal € 85,- excl. btw incl. reiskosten en parkeerkosten.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré.

Responsibilities

• Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen.
• Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling.
• Notuleren van portefeuillehoudersoverleggen en bijhouden van de gezamenlijke mailbox.
• Beheer van het zaaksysteem CRM en verwerking in Inconto.
• Opstellen van inkoopopdrachten en vastleggen in het inkoopsysteem.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief locatie en catering.

Skills

Complex agenda beheer

Vergaderondersteuning

Administratieve ondersteuning

Verslaglegging

Correspondentie

Education

MBO

Tools

CRM

Inconto

Job description

## Procesondersteuner/ ManagementassistentGemeente NieuwegeinStadsplein 1, 3431 LZ Nieuwegein, Nederland, UtrechtStartdatum 11 - 10 - 2026Einddatum -4.262,88 p/m 35,13 p/u28 uur p/wDuur niet bekendUtrechtOrganisatie en PersoneelPublicatiedatum: 18 september 2026Optie tot verlenging: De opdracht heeft een optie tot verlenging van 1 x 3 maanden.Werkplek: Alleen op kantoor | Geen verdere informatieOpleidingsniveau: MBOWerkervaring: Medior### Hoe ga jij impact maken?Vanwege het vertrek van de huidige procesondersteuner zoeken wij per direct een tijdelijke procesondersteuner/managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling. De opdracht loopt tot eind januari 2027 met optie tot verlenging. De focus ligt op agenda- en vergaderondersteuning, mailboxbeheer, organisatie van bijeenkomsten en diverse administratieve werkzaamheden. **Werkzaamheden** De tijdelijke procesondersteuner/managementassistent maakt onderdeel uit van de vakgroep Management en Ondersteuning en werkt nauw samen met de andere procesondersteuner. In deze rol worden onder andere de volgende werkzaamheden uitgevoerd:* Plannen, voorbereiden en coördineren van (complexe) afspraken en overleggen;* Agendabeheer en ondersteuning bij e-mailafhandeling;* Voorbereiden en (indien nodig) notuleren van portefeuillehoudersoverleggen (maandag en donderdag);* Beheer van de gezamenlijke mailbox;* Het bijhouden van ons zaaksysteem CRM;* Het opstellen van inkoopopdrachten en verwerken in Inconto;* Meedenken over procesverbeteringen;* Organiseren van bijeenkomsten (o.a. locatie en catering);* Opstellen van brieven, verzorgen van ondertekening en vastlegging in het inkoopsysteem;* Opstellen en verspreiden van de afdelingsnieuwsbrief;* Bijhouden en verdelen van werkzaamheden in het zaaksysteem;* Verzorgen van attenties bij ziekte, jubilea e.d.;* Postbeheer.### Eisen* Je bent beschikbaar per 12 oktober 2026 voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is;* Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie;* Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning;* Je hebt aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving;* Je hanteert een uurtarief van maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten én fee voor de administratieve partner.### Wensen en competenties**Wensen*** Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie (40 punten);* Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte (40 punten);* Je voegt een persoonlijke motivatie toe, waarin wordt ingegaan op: geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht. De motivatie is door jou zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden (20 punten). **Competenties*** Organisatorisch sterk & planvaardig: Kan meerdere (complexe) agenda's en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.* Prioriteiten stellen en stressbestendig: Weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.* Communicatief vaardig: Communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondeling, en schakelt makkelijk met management, collega's en externe partijen.* Proactief en zelfstandigheid: Ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.* Integer en discreet: Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken (agenda's, overleggen, brieven en mailboxen).### Organisatie & TeamNieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 4.262,88 p/m o.b.v. € 35,13 p/u en 28 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?Hoe werkt hetAangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest. Lees meer### Stappenplan voor deze vacature1Solliciteren2Kennismaken3Voorbereiding gesprek4UitslagVind je deze vacature interessant? Klik op solliciteren en stuur je cv mee. Binnen 48 uur neemt één van onze adviseurs contact met je op. We kijken daarbij:* • Of jouw profiel geschikt is voor de functie op basis van de gevraagde eisen, wensen en competenties.* • Of je past bij de organisatie.Past de vacature bij jouw profiel? Dan neemt onze Opdracht Adviseur contact op over jouw sollicitatie en cv. Je kunt je contactvoorkeuren doorgeven in jouw profiel.