Managementassistent bij de Koninklijke Landmacht

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 33,000 - 44,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementassistent voor de afdeling Systemen & Analyse in Utrecht. Je bent de spil in secretariële en administratieve ondersteuning van het afdelingshoofd en het managementteam, met zelfstandige verantwoordelijkheid en een focus op kwaliteit van ondersteuning.

De functie biedt een dynamische werkomgeving in een militaire setting, 38 uur per week en een tijdelijke aanstelling tot maximaal 3 jaar.

Qualifications

• Eist een MBO-4 opleiding gericht op officemanagement of vergelijkbaar niveau.
• Aantoonbare ervaring met managementondersteunende taken.
• Uitstekende communicatieve en klantgerichte vaardigheden.
• Uitstekende kennis van Office 365.
• Bereidheid tot een veiligheidsonderzoek (VOG/VGB-B) en screening.

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning: beheren en bewaken van complexe agenda's en aanspreekpunt zijn voor interne en externe partijen.
• Organisatie & Regie: vergaderingen plannen, stukken samenstellen en voortgang bewaken.
• Projectcoördinatie: coördineren van korte projecten en bijbehorende facilitaire ondersteuning.
• Relatiebeheer: bezoekers en delegaties ontvangen en contacten onderhouden binnen Defensie.
• Proactief Meedenken: voorstellen doen voor procedureverbeteringen en budgetoptimalisatie.

Skills

Office 365

Education

MBO-4 opleiding gericht op officemanagement

Job description

Managementassistent bij de Koninklijke Landmacht

Vacature kenmerken

Standplaats Utrecht

Contractduur Max 3 jaar

Uren per week 38 - 40

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Heb jij organisatietalent, een proactieve houding en oog voor detail? Ben jij de onmisbare schakel die moeiteloos schakelt in een dynamische, militaire omgeving? Wil jij een cruciale rol spelen in het ondersteunen van het management van een afdeling die de ruggengraat vormt van onze landsystemen? Dan is dit jouw kans om het verschil te maken als Managementassistent bij de afdeling Systemen & Analyse!

Wie zijn wij?

De afdeling Systemen & Analyse (S&A) is een essentieel onderdeel van het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) van de Koninklijke Landmacht. Wij verzamelen en ontwikkelen diepgaande kennis over (wapen)systemen en voeren analyses uit om inzicht te krijgen in prestaties en kosten. Daarnaast adviseren wij over het gebruik en onderhoud van materieel en zijn wij verantwoordelijk voor de volledige levenscyclus van alle ondersteunende C-systemen. Je komt terecht in een hecht team van zeven collega’s waar korte communicatielijnen en een professionele sfeer centraal staan.

Wat ga je doen als Managementassistent?

In deze veelzijdige rol ben jij de spil in de secretariële en administratieve ondersteuning van het afdelingshoofd en het managementteam. Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning en opereert met een grote mate van zelfstandigheid.

Jouw takenpakket is breed en uitdagend:

• Secretariële ondersteuning: Je beheert en bewaakt complexe agenda's, beoordeelt inkomende correspondentie op prioriteit en bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe instanties.
• Organisatie & Regie: Je organiseert en bereidt diverse vergaderingen voor, stelt stukken samen en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten.
• Projectcoördinatie: Je coördineert kortdurende projecten, zoals bijeenkomsten en cursussen, en zorgt voor de bijbehorende facilitaire ondersteuning.
• Relatiebeheer: Je ontvangt en begeleidt bezoeken en delegaties op professionele wijze en onderhoudt contacten binnen de bredere Defensieorganisatie.
• Proactief Meedenken: Je stelt procedureverbeteringen voor en denkt mee over zaken als budgetoptimalisatie om de bedrijfsvoering naar een hoger plan te tillen.
• Een afgeronde MBO-4 opleiding gericht op officemanagement, directiesecretaresse of een vergelijkbaar vakgebied.
• Aantoonbare ervaring met managementondersteunende taken.
• Je bent een proactieve, zelfstandige en stressbestendige professional die snel kan schakelen tussen verschillende taken.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve en klantgerichte vaardigheden en bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie.
• Uitstekende kennis van Office 365.
• Je bent bereid een veiligheidsonderzoek (VOG/VGB-B) te ondergaan.

Wat bieden wij jou?

• Betekenisvol werk: Jouw ondersteuning stelt de commandant in staat zich volledig te richten op de inzetbaarheid van de landmacht.
• Dynamiek: Een uitdagende functie voor 38 uur per week in een unieke militaire omgeving in Utrecht.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving

Maandsalaris €2.976,00 - €3.924,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur Max 3 jaar

Minimaal aantal uren per week 38

Maximaal aantal uren per week 40

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Ministerie van Defensie

Defensie is niet zomaar een werkgever. Met een baan bij het ministerie van Defensie investeer je in je toekomst. Direct of indirect werk je aan vrede en veiligheid in Nederland en daarbuiten. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

De Koninklijke Landmacht

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitaire medewerkers veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

Het Materieellogistieke Commando Land (MatlogCo) is verantwoordelijk voor het inzetbaar houden van al het landmaterieel van de krijgsmacht, zoals (pantser)voertuigen, vrachtwagens, wapens, generators, tenten en communicatiemiddelen. Dit werk wordt voornamelijk uitgevoerd door niet-militaire medewerkers. Samen wordt voortdurend gewerkt aan het verbeteren van onderhouds-, logistieke-, inkoop- en financiële processen. Dat doet het MatlogCo met meer dan 1500 medewerkers verspreid over ruim dertig grote en kleinere locaties door heel Nederland. Eenheden van het MatlogCo:

• 300 Materieellogistieke Compagnie

www.werkenbijdefensie.nl

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Geert van der Velden
[e-mail]
0652073578