Coordinator Materieelbeheer

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 53,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Coördinator Materieelbeheer die de logistieke stroom van materieel organiseert en bewaakt binnen een complexe organisatie. Je zorgt voor een nauwkeurige administratie en efficiënte processen, en fungeert als schakel tussen operationele taken en externe dienstverleners.

In deze rol werk je aan structurele verbeteringen, houd je toezicht op planning en uitgaven, en onderhoud je relaties met interne en externe stakeholders.

Qualifications

• Afrondende MBO 4 opleiding, bij voorkeur Facilitair of gerelateerd vakgebied.
• Minimaal 2 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden binnen het materieel-logistieke vakgebied.
• Kennis van verbetermethodieken zoals Lean of PDCA en logistieke stromen.
• Vaardigheid in het gebruik van geautomatiseerde systemen en processturing.
• Aantoonbaar leiderschap en vermogen om medewerkers aan te sturen.

Responsibilities

• Administratie van materieelbeheer en controle van gegevens voor financiën en voorraad.
• Opstellen van verzend- en ophaalplannen en dagelijkse werkplanning.
• Toezicht op fysiek materieelbeheer en planning van onderhoud.
• Signalen van knelpunten oppakken en verbetervoorstellen doen.
• Relatiebeheer met interne/externe klanten, leveranciers en distributeurs.
• Beheer van kleine kas voor vrachtkosten en bewaking van budgetten.

Skills

MBO 4 opleiding

2+ jaar ervaring

Lean / PDCA

Leidinggeven

Geautomatiseerde systemen

Education

MBO 4 opleiding

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08

Vakgebied Facilitair / dienstverlening; Opslag / vervoer / logistiek

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Ben jij de logistieke spin in het web binnen het Materieellogistiek Commando (MatlogCo) die zorgt dat elk onderdeel op de juiste plek belandt?

Zoek jij een veelzijdige rol waarin je de volledige administratieve en fysieke stroom van materieel en goederen binnen een complexe organisatie coördineert? Heb jij de nauwkeurigheid om de voorraadadministratie sluitend te houden en de drive om processen continu te verbeteren? Dan is de functie van Coördinator Materieelbeheer bij het MatlogCo jouw volgende stap!

Jouw Missie: Een vlekkeloze materiaalstroom waarborgen en continue verbeteren

Binnen het Bureau Bedrijfsondersteuning (BDFOST) speel jij een cruciale rol in de ondersteuning van het MatlogCo en haar bedrijfsonderdelen. Jouw missie is het zorgdragen voor een doelmatige werkorganisatie en een nauwkeurige administratie van goederen tijdens de in-, op- en uitslag. Jij bent het aanspreekpunt voor bedrijfsvoering-ondersteunende zaken en vormt de schakel tussen primaire processen en externe dienstverleners. Je kijkt hierbij verder dan de waan van de dag en streeft naar een logistiek proces dat elke dag een stapje beter wordt.

• Organisatie & Administratie: Je voert de administratie van het materieelbeheer uit, onderhoudt voorschriften en controleert gegevens voor de financiële- en voorraadadministratie.
• Planning & Coördinatie: Je stelt verzend- en ophaalplannen op en maakt de werkplanning voor de dagelijkse goederenstromen.
• Toezicht & Begeleiding: Je houdt toezicht op het fysieke materieelbeheer, plant werkopdrachten in en begeleidt periodiek onderhoud aan transportmiddelen en apparatuur.
• Probleemoplossing: Je signaleert knelpunten bij inname of afgifte, handelt klachten en schadegevallen af en doet verbetervoorstellen voor de bedrijfsvoering. Je signaleert niet alleen knelpunten, maar analyseert deze ook om tot structurele verbetervoorstellen voor de bedrijfsvoering te komen
• Relatiebeheer: Je onderhoudt contacten met zowel interne als externe klanten, leveranciers en distributeurs over afleveringsafspraken en contractuele zaken.
• Financieel Beheer: Je beheert de kleine kas voor vrachtkosten en kleine aankopen en bewaakt de realisatie van toegekende budgetten.

Wie zoeken wij?

Wij zoeken een organisatietalent dat resultaatgericht is en stevig in zijn of haar schoenen staat in een dynamische logistieke omgeving.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Opleiding: Je beschikt over een afgeronde MBO 4 opleiding, bij voorkeur in de richting Facilitair.
• Ervaring: Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met administratieve werkzaamheden binnen het materieel-logistieke vakgebied en bij voorkeur ervaring met verbetermethodieken (zoals Lean or PDCA) om logistieke stromen efficiënter in te richten.
• Kennis: Je hebt inzicht in materieel-logistieke werkprocessen en administratieve procedures. Je bent bekend met administratieve en financiële regelingen omtrent materieelbeheer.
• Vaardigheden: Je bent vaardig in het gebruik van geautomatiseerde systemen. Je hebt de kwaliteiten om medewerkers te leiden, te begeleiden en aanwijzingen te verstrekken.
• Persoonlijkheid: Je bent in staat om prioriteiten te stellen, beslissingen te nemen bij procedurewijzigingen en proactief knelpunten op te lossen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 08 - Burgerschaal IBBAD 08

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.507,00 - €4.709,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 1 jaar

Maximaal aantal uren per week 40

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.
Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijke verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.
Selectieproces:
Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.
Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

www.werkenbijdefensie.nl

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Geert van der Velden
[e-mail]
0652073578