Managementassistent 24-32 uur / Tijdelijke aanstelling

Gemeente Westland; Westland; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 17,05%

Westland Academie

Flexibele werktijden

Woon-werkvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Ouderschapsverlofregeling

Job summary

Gemeente Westland verwelkomt een Managementassistent die plannen vooruit denkt en managers ondersteunt. Je combineert organisatorisch talent met klantgerichte service en werkt zelfstandig in een dynamische gemeentelijke omgeving.

Met een mbo-4 secretariële opleiding en 3+ jaar relevante ervaring ben je digitaal vaardig, beheers je Microsoft Office en draag je bij aan een efficiënte planning en communicatie.

Qualifications

• Minimaal een mbo-opleiding niveau 4 in secretariële richting.
• Ruime ervaring met Microsoft Office.
• Digitale vaardigheden en betrokkenheid bij organisatieprocessen.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en e-mails van managers; prioriteer afspraken en anticipeer op veranderingen.
• Organiseer overleggen en bijeenkomsten; regel ruimtes en faciliteiten; ondersteun bij gemeentebrede activiteiten.
• Behandel mails/telefoons en zorg voor juiste informatiestroom; bewaak voorraad en bied collega’s ondersteuning.
• Fungeer als organisatorische spil die managers ontzorgt en zorgt voor een soepele gang van zaken.

Skills

Organisatietalent

Communicatief sterk

Klantgericht

Education

MBO niveau 4 secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Job description

Vind je plek bij gemeente Westland

Westlanders zijn wat je noemt gewoon nuchter. Niet alleen praten, maar ook aanpakken en doen. Dit heeft inmiddels bijzondere ontwikkelingen in Westland opgeleverd. Daar zijn we trots op, terwijl we de blik stevig op de toekomst richten. Dat is ook kenmerkend voor onze organisatie. Hier vind je jouw plek in misschien wel één van de meest unieke gebieden van Nederland. Bij ons krijg je de ruimte en de verantwoordelijkheid die je nodig hebt. Dát vinden wij in Westland heel gewoon.

Maak het

Als managementassistent bij gemeente Westland maak je deel uit van de Concernstaf binnen het domein Mens & Middelen. Samen met je collega's vorm je een team dat de concerndirecteuren, afdelingshoofden en teammanagers ondersteunt.

Je bent een onmisbare schakel in de dagelijkse ondersteuning van onze managers. Je zorgt dat zij op het juiste moment op de juiste plek zijn. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Je werkt in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je krijgt ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en samen met collega's het verschil te maken. Met jouw organisatietalent ontzorg je onze managers.

Doe het

In je rol als Managementassistent:

• Beheer je agenda’s en e-mails van managers, prioriteert afspraakverzoeken en denkt vooruit. Je zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten, houdt rekening met beschikbaarheid en schakelt snel als plannen veranderen;
• Organiseer je overleggen, bila's en bijeenkomsten, zowel online als op locatie. Je regelt vergaderruimtes en faciliteiten en ondersteunt bij gemeentebrede activiteiten. Je zorgt dat alles goed voorbereid en georganiseerd is;
• Handel je mails en telefoontjes af en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je bewaakt de werkvoorraad, bent vraagbaak voor collega's en springt bij waar nodig. Zo zorg je dat het werk soepel verloopt;
• Ben jij de organisatorische spil die onze managers ontzorgt, overzicht houdt en alles soepel laat verlopen. Met jouw inzet draag je bij aan een goed functionerende organisatie én een sterk Westland.

Breng het

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde mbo-opleiding niveau 4 in secretariële richting en minimaal drie jaar relevante werkervaring. Je bent digitaal vaardig, hebt ruime ervaring met Microsoft Office en werkt zelfstandig en zorgvuldig;
• Ben je klantgericht, communicatief sterk en houdt van organiseren en aanpakken. Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk. Je werkt graag samen, bent flexibel en staat open voor ontwikkeling en nieuwe uitdagingen.

Merk het

Bij gemeente Westland werk je samen met inspirerende en fijne collega's die het niet alleen leuk vinden om dingen uit te denken maar vooral ook dingen te doen. Er zijn volop kansen voor jouw talent en al je ideeën die onze gemeente nóg mooier maken. Waar iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt en verschillen benut en gerespecteerd worden. Bij ons merk je de vrijheid om je passie te volgen en je ambities waar te maken. Met volop mogelijkheden voor jouw ontwikkeling en groei.

Daarbij vinden wij het gewoon dat je natuurlijk een goede werk- en privébalans en een aantrekkelijk salaris verdient! Naast een prettige informele werksfeer en een leuk team aan collega’s, krijg je van ons:

• Een brutosalaris van minimaal € 2.875tot maximaal € 4.065 op basis van 36 uur (functieschaal 7). Je inschaling is afhankelijk van je kennis en ervaring. Eventueel kan een aanloopschaal (functieschaal 6) worden gehanteerd;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris waarmee je maandelijks de beschikking hebt over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of gebruiken voor o.a. de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof;
• Ruimte voor groei via onze Westland Academie;
• Flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken;
• Tegemoetkoming in de kosten voor woon-/werkverkeer en een thuiswerkvergoeding;
• Betaalde ouderschapsverlofregeling voor onze (aanstaande) ouder.

Bij goed functioneren grote kans dat er vervolgkansen zijn binnen dit team of binnen Westland op een vaste functie.

We hebben een actieve personeelsvereniging met ruim aanbod aan gezellige activiteiten. En een jong ambtenarennetwerk, Jong Westland, die allerlei interessante activiteiten organiseert om je verder te ontwikkelen als professional. Ook organiseren we een paar keer per jaar gezellige events waarbij je collega’s van verschillende afdelingen kunt ontmoeten én nieuwe inzichten kan opdoen.

Regel het

Ben je e ntheousiast geworden en zie je jezelf als Managementassistent op je plek bij ons? We nodigen je van harte uit om te solliciteren! We ontvangen graag je cv en (korte) motivatie.

Meer weten over de functie? Neem contact op met Rachel Tienkamp-Beishuizen, teammanager Concernstaf via 06-50120 363.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Benader Jeffrey Meske r telefonisch of via Whatsapp op 06-83 297417.