Managementassistent

Talentenregio; Dalfsen; Hybrid; EUR 29,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB-budget

Hybride werken

Pensioenregeling

Opleidingsbudget

Laptop en telefoon

Job summary

Gemeente Zwolle zoekt een managementassistent die op meerdere secretariaten tegelijk werkt. Je zorgt voor rust, overzicht en continuïteit en past je snel aan bij verschillende managers en werkwijzen.

Je beheert agenda’s en mailboxen, plant afspraken, verzorgt communicatie en ondersteunt bijeenkomsten. Daarnaast ondersteun je administratieve processen zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent.
• Je bent enthousiast over werken op meerdere secretariaten en kan soepel schakelen tussen teams.

Responsibilities

• Beheert meerdere secretariaten tegelijk en biedt flexibiliteit in ondersteuning.
• Beheert agenda’s en mailboxen, plant afspraken en coördineert overleggen.
• Verzorgt communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen en stukken.
• Organiseert en ondersteunt vergaderingen en volgt actiepunten en besluiten op.
• Ondersteunt administratieve processen zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Skills

flexibel

zelfstandig

verbindend samenwerken

omgevingsbewust

snel nieuw materie eigen maken

Education

MBO+ werk- en denkniveau

HBO

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

Copilot

Job description

Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband

Organisatie :

Vakgebied :

Administratief/secretarieel

Salarisschaal :

1 jaar

Reageren tot :

Functieomschrijving

Je team / afdeling

De afdeling Top-Services bestaat uit managementassistenten, adviseurs facilitaire zaken en medewerkers van de Servicedesk: samen ongeveer 75 mensen. Wij ontzorgen alle afdelingen binnen gemeente Zwolle, zodat zij hun werk optimaal en met nog meer plezier kunnen doen. Dat werkgeluk is merkbaar voor collega’s, partners en inwoners. Voor hen leggen we de lat hoog en maken we het verschil. We zijn gastvrij, zoeken actief de verbinding, werken goed samen en overtreffen verwachtingen.

Dit doe jij

Als managementassistent ben je niet aan één secretariaat verbonden. Je wordt ingezet op meerdere secretariaten tegelijk en springt in waar het nodig is.. De ene keer ondersteun je een secretariaat een paar weken, de andere keer langer: de periode wisselt en verschilt per keer. Juist door jouw flexibiliteit blijven de secretariaten draaien en blijven onze managementteams goed ondersteund.

Je bent de collega die inspringt wanneer het nodig is en die rust, overzicht en continuïteit meebrengt. Je bent snel van waarde in een nieuwe situatie: je maakt je een nieuw team, nieuwe mensen en nieuwe werkwijzen vlot eigen. Je hebt een goed gevoel voor wat ‘jouw’ managers op dat moment nodig hebben, legt verbanden en bent proactief. Vaak zie je al wat er moet gebeuren en heb je het geregeld voordat iemand het vraagt.

Onderschat deze baan niet. Mail- en agendabeheer bij gemeente Zwolle is bijvoorbeeld best complex, en juist omdat je steeds op een ander secretariaat werkt, houd je veel ballen tegelijk in de lucht. Dit vraagt om flexibiliteit, overzicht en sterk organisatietalent.

Je:

• beheert complexe agenda’s en mailboxen en stelt prioriteiten;
• plant en coördineert afspraken en overleggen;
• verzorgt de communicatie en informatiestromen, zoals uitnodigingen, agenda’s en stukken;
• organiseert en ondersteunt overleggen en bijeenkomsten;
• bewaakt actiepunten, besluiten en voortgang;
• ondersteunt bij administratieve en organisatorische processen, zoals inkoop, facturen en werving en selectie.

Dit ben jij

Je hebt mbo+ werk- en denkniveau en ervaring als managementassistent. Ben je een enthousiaste hbo’er met wat minder werkervaring? Ook dan horen we graag van je. Je krijgt energie van regelen, schakelen en oplossen, en je vindt het juist leuk om steeds op een ander secretariaat aan de slag te gaan. Ook bij drukte blijf je rustig en werk je geconcentreerd door. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden: je brengt de kern van een boodschap helder over en schrijft duidelijke e-mails zonder taalfouten.

Deze functie past bij je als je jezelf herkent in:

• flexibel: je beweegt makkelijk mee met wisselende teams, taken en werkperiodes;
• zelfstandig: je pakt je werk op zonder dat iemand je hoeft aan te sturen;
• verbindend samenwerken: je legt makkelijk contact en werkt prettig samen met steeds andere collega’s;
• omgevingsbewust: je voelt snel aan hoe een team werkt, wat er speelt en wat er nodig is;
• snel nieuwe materie eigen maken: je maakt je nieuwe onderwerpen en werkwijzen vlot eigen.

Verder breng je mee

• je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met Microsoft Office, Outlook, Teams en Copilot;
• kennis van iBabs, ERPx of Ubeoo is een pré.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. We investeren in je ontwikkeling met een opleidingsbudget dat past bij je functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.564 (aanloopschaal 6) en maximaal € 4.065 (functieschaal 7) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van je opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je hier .

Werk dat de stad voelt

Werk je voor gemeente Zwolle? Dan werk je voor 135.000 inwoners. Of je nu bijdraagt aan een fijne buurt, duidelijke dienstverlening of een groene leefomgeving: het werk dat jij doet, raakt de stad.

Zwolle groeit. Dat brengt kansen én uitdagingen. Daarom werken we nauw samen. Dit doen we met ruim 2000 collega’s, inwoners, ondernemers en partners in de stad. We kijken verder dan taken en planningen en geven je de ruimte om te leren en te groeien. Of je nu op de voorgrond werkt of achter de schermen je collega’s ondersteunt: bij gemeente Zwolle doe je werk dat de stad voelt.

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.