Managementassistent

Gemeente Maastricht; Maastricht; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

Deeltijds/ thuiswerken mogelijk

ABP pensioen

Contract onbepaalde tijd

Job summary

Gemeente Maastricht zoekt een managementassistent voor de afdeling Vastgoed. Je ondersteunt teammanagers inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig en werkt samen met parttime-collega-managementassistenten om de secretariële bezetting te borgen.

Een MBO-4 secretariële opleiding en MS Office-kennis zijn vereist. Het werk is deels thuis te doen; start met een jaarcontract van 32–36 uur per week en kans op vast dienstverband, mits goed functioneren.

Qualifications

• Een afgeronde (MBO)-secretariële opleiding, dan wel vergelijkbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4-niveau.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden.
• Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office.
• Je bent flexibel en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Je bent stressbestendig en past je makkelijk aan indien ad hoc situaties zich voordoen.
• Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Responsibilities

• Beheren van agenda en mailbox van teammanagers.
• Voortgang bewaken van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van afdeling- en teambijeenkomsten.
• Aanspreekpunt zijn voor medewerkers en externe relaties.
• Regelen van representatieve zaken zoals bloemen, cadeaus en afscheid/jubilarissen.
• Bijdragen aan het up-to-date houden van de website Vastgoed.

Job description

Werken bij de gemeente Maastricht is meer dan een baan. Het is een kans om impact te maken. Samen met collega’s, inwoners en partners maak je de stad elke dag een beetje beter. Je werkt in een omgeving waar politieke belangen, maatschappelijke verwachtingen en bestuurlijke verantwoordelijkheden samenkomen. We werken aan aansprekende, diverse projecten en bieden een breed scala aan diensten. Hier werk je met, voor én in Maastricht. Draag jij hier ook aan bij als Managementassistent bij de afdeling Vastgoed?

De afdeling Vastgoed, is onderdeel van het domein Fysiek, bestaat uit de teams Beheer en Exploitatie en Advies en Informatie waar gezamenlijk circa 35 fte werkzaam zijn. Het team Beheer en Exploitatie is verantwoordelijk voor het beheren en exploiteren van de gehele gemeentelijke vastgoedportefeuille. Het team Advies en Informatie is verantwoordelijk voor de ondersteuning in opgaven van fysieke programma’s en projecten in alle fases, zowel in majeure gebieds- en vastgoedontwikkelingen als kleinschalige locatieontwikkelingen op het gebied van plan- en vastgoedeconomie, vastgoedjuridica (alles wat er juridisch gezien komt kijken bij vastgoed, red.), verwervingen, uitgifte. Het verstrekken van vastgoed-/geo-informatie en beleidsontwikkeling en advisering op het gebied van grond- en vastgoedzaken. Er zit veel dynamiek en kennis in deze enthousiaste en betrokken teams.

Ben jij een duizendpoot met structuur en organisatietalent die in een politiek dynamische omgeving het hoofd koel weet te houden? Dan is deze functie misschien wel op het lijf geschreven. Als managementassistent ondersteun je de teammanagers inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig en werk je samen met parttime-collega-managementassistenten van zowel de afdeling Vastgoed als Projecten om de bezetting van het secretariaat optimaal te borgen.

Jouw impact op de stad

• Je ondersteunt de teammanagers in het agendabeheer en mailboxbeheer;
• Je bewaakt de voortgang van inkomende en uitgaande correspondentie;
• Je bent proactief en in overleg met de teammanagers draag je zorg voor het voorbereiden (opstellen agenda), plannen, organiseren, notuleren van afdeling- en teambijeenkomsten;
• Je hebt een spilfunctie en fungeert als aanspreekpunt voor zowel medewerkers als in- & externe relaties gerelateerd aan de teams van Vastgoed en Projecten, zowel persoonlijk als via telefoon en e-mail;
• Je regelt de representatieve zaken zoals bloemen, cadeaus en het organiseren van afscheid van medewerkers en feestelijkheden zoals jubilarissen;
• Je werkt mee aan het up to date houden van de website van Vastgoed.

Jouw expertise

• Een afgeronde (MBO)-secretariële opleiding, dan wel vergelijkbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4-niveau;
• Je beschikt over relevante werkervaring;
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden;
• Praktijkkennis met functie specifieke software en systemen, met name MS Office;
• Je bent flexibel en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Je bent tactvol en assertief: in staat om duidelijke grenzen te stellen en deze helder te communiceren;
• Je bent stressbestendig en past je makkelijk aan indien ad hoc situaties zich voordoen;
• Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Goed werkgeverschap

Je kunt rekenen op een salaris binnen schaal 6 (€ 2596 - €3579), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring.

Daarnaast ontvang je 17,05% van je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar wens kunt inrichten, zoals verlof, bedrijfsfitness, een opleiding en vakbondscontributie. In dit bedrag is vakantiegeld en een eindejaarsuitkering opgenomen. Je start met een jaarcontract voor 32-36 uur per week. Bevalt het van beide kanten? Dan volgt een contract voor onbepaalde tijd. Verder heb je de mogelijkheid tot ADV-opbouw en wordt pensioen opgebouwd bij ABP. Je hebt de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken maar we verwachten wel dat je flexibel bent zodat je op locatie kunt zijn wanneer dit nodig is.

Persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze medewerkers vinden we belangrijk. Dit stimuleren en faciliteren we dan ook onder andere door opleiding, training en doorgroeimogelijkheden. We hebben oog voor jouw behoeften en streven naar een gezond, veilig en inclusief werkklimaat voor iedereen. Het maakt voor ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft, van wie je houdt of wat het ook is dat jou uniek maakt. We zijn ervan overtuigd dat onderlinge verschillen ons juist sterker maken. We streven naar een organisatiecultuur waarin verschillen worden erkend, gewaardeerd én benut.

Heb je nog vragen? Dan kun je contact opnemen met Marjolein Gijselaers, teammanager Beheer en Exploitatie, bereikbaar via [e-mail] of met Debby Schols, teammanager Advies en Informatie, bereikbaar via [e-mail].

Het eerste gesprek vindt plaats op donderdag 29 oktober en het tweede gesprek staat gepland op 2 November. Dit kan eventueel nog wijzigen. Medewerkers van de gemeenten Maastricht, Heerlen, Sittard-Geleen en Provincie Limburg gelden als interne kandidaten.