Managementassistent

Gemeente Velsen; IJmuiden; On-site; EUR 41,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tot €4.065,- bruto per maand (

IKB 17,05% van salaris

Contract: 1 jaar met intentie tot vast

Hybride werken

Opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Pensioenregeling ABP

Job summary

Gemeente Velsen zoekt een managementassistent voor het domein Fysieke Leefomgeving. Samen met een collega-managementassistent ondersteun je het managementteam; je schakelt dagelijks tussen verschillende werkzaamheden en stelt prioriteiten zodat managers en teams optimaal functioneren.

taken omvatten agenda- en mailboxbeheer, organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten, onboarding/offboarding, notuleren en ondersteuning bij vragen.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-opleiding.
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Office.
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré.

Responsibilities

• Agenda's beheren en bewaken; afspraken plannen.
• Mailboxes beheren en prioriteiten signaleren.
• Bijeenkomsten, evenementen en teamactiviteiten organiseren.
• Onboarding en offboarding van medewerkers verzorgen.
• Notuleren van vergaderingen en actiepunten bewaken.
• Managers en collega's ondersteunen bij organisatorische en administratieve vragen.
• Fungeren als vraagbaak binnen het domein.
• Bijdragen aan verdere professionalisering van de ondersteuning.

Skills

Organisatie

Agenda beheer

Communicatie

Proactief handelen

Teamwork

Klantenservice

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

Job description

32 - 36 uur per week

Zorg jij voor overzicht, structuur en rust in een dynamische werkomgeving?

Als managementassistent ondersteun je het managementteam van het domein Fysieke Leefomgeving. Jij zorgt ervoor dat agenda's op orde zijn, afspraken goed verlopen en collega's weten waar ze terecht kunnen. Dankzij jouw organisatietalent en proactieve aanpak kunnen managers en teams optimaal functioneren.

Wat ga je doen?

Samen met een collega-managementassistent ondersteun je het managementteam van het domein Fysieke Leefomgeving. Je schakelt dagelijks tussen verschillende werkzaamheden en weet daarbij steeds de juiste prioriteiten te stellen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren en bewaken van agenda's en het plannen van afspraken;
• Het beheren van mailboxen en signaleren van prioriteiten;
• Het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en teamactiviteiten;
• Het verzorgen van de onboarding en offboarding van medewerkers;
• Het notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten;
• Het ondersteunen van managers en collega's bij organisatorische en administratieve vragen;
• Het fungeren als vraagbaak binnen het domein;
• Het bijdragen aan de verdere professionalisering van de ondersteuning.

Wie ben jij?

Je houdt overzicht, werkt zorgvuldig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt zaken zelfstandig op. Ook in drukke situaties blijf je rustig en weet je prioriteiten te stellen.

Daarnaast:

• Ben je organisatorisch sterk;
• Communiceer je helder en professioneel;
• Werk je graag samen met collega's;
• Neem je initiatief en denk je vooruit;
• Ben je servicegericht en oplossingsgericht.
• Wat breng je in elk geval mee?
• Een afgeronde mbo-opleiding;
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve of secretariële functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met Microsoft Office;
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré.

Wat bieden wij?

• Salaris: Tot € 4.065,- bruto per maand (schaal 7) bij 36 uur;
• Individueel Keuzebudget (IKB): 17,05% van je salaris;
• Contract: Een jaarcontract met intentie tot vast dienstverband;
• Flexibiliteit: Hybride werken; bepaal zelf waar en wanneer je werkt;
• Ontwikkeling: Opleidings- en doorgroeimogelijkheden;
• Goede voorwaarden: Reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en pensioenregeling (ABP).

Waar ga je werken?

Je komt te werken in het gemeentehuis van Velsen, gelegen in IJmuiden – dé centrale plek waar we samen werken aan een sterke en toekomstgerichte gemeente.

Je maakt deel uit van team Ondersteuning binnen het domein Fysieke Leefomgeving. Hier werken betrokken collega's samen aan de ruimtelijke ontwikkeling en leefomgeving van Velsen. De lijnen zijn kort, de samenwerking is prettig en collega's helpen elkaar graag verder. Samen met je directe collega-managementassistent vorm je een belangrijke schakel binnen het domein.

Wie zijn wij?

Bij Team Velsen werken we vanuit onze kernwaarden: uitnodigend & transparant, doeltreffend en verantwoordelijk. Deze waarden vormen de basis voor onze samenwerking en dienstverlening, altijd met de Velsenaar in hoofd en hart. We geloven in open en eerlijke communicatie. Samen maken we impact en zorgen we voor een omgeving waarin jij je welkom, gewaardeerd en uitgedaagd voelt.

Wil je meer informatie over deze functie?

Neem dan contact op met Daan Hendriks (Manager Team Ondersteuning) via 06-40573859.

Benieuwd hoe het is om bij gemeente Velsen te werken? Lees de verhalen van collega’s via Verhalen van collega's | Gemeente Velsen of kijk op Werken bij Velsen | Gemeente Velsen.

Procedure

• Het kan zijn dat we je gedurende de looptijd van de vacature al vóór deze datum uitnodigen voor een gesprek.

Wij geloven dat verschillen ons sterker maken. Daarom nodigen wij iedereen uit te solliciteren, ongeacht leeftijd, culturele achtergrond, arbeidsvermogen, genderidentiteit, seksuele oriëntatie of levensbeschouwing. Heb je iets nodig om deel te kunnen nemen aan de sollicitatieprocedure? Laat het ons weten; we denken graag mee.