Managementassistent

Gemeente Deurne; Deurne; Presencial; EUR 32.000 - 45.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Salaris 2875-4065 EUR

36-urige werkweek

Vakantiegeld & eindejaarsuitkering 17,

Descripción de la vacante

Gemeente Deurne zoekt een managementassistent die als vraagbaak en regelkracht voor het college optreedt. Je bent het eerste aanspreekpunt, zoekt informatie, legt contacten en zorgt dat acties en stukken tijdig geregeld zijn.

Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en bewaakt termijnen. Je werkt mee aan club communicatie en gebruikt Microsoft 365, Copilot en andere AI-tools om processen slimmer te organiseren.

Formación

• MBO+/HBO werk- en denkniveau op HBO/WO-niveau is gewenst.
• Ervaring als managementassistent of bestuurssecretaresse is een pluspunt.
• Kennis van Microsoft 365 en AI-toepassingen zoals Copilot is een pré.

Responsabilidades

• Je bent het vaste aanspreekpunt voor collegeleden en zoekt informatie uit.
• Je regelt informatie, legt contact met collega’s/externen en volgt acties op.
• Je beheert complexe agenda’s en organiseert interne/externe afspraken.
• Je verzorgt vergaderagenda’s en stukken.
• Je bewaakt acties, termijnen en afspraken; signaleert before bijsturing.

Conocimientos

MBO/HBO niveau

Ervaring als managementassistent

Digitale vaardigheden

Agenda beheer

Educación

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Herramientas

Microsoft 365

Descripción del empleo

Jij bent de vraagbaak en regelkracht achter ons bestuur.
Krijg jij energie van uiteenlopende vragen, snel schakelen en ervoor zorgen dat zaken écht geregeld worden?

De sluitingsdatum is maandag 16 november .

Jouw rol in hoofdlijnen

Als managementassistent ben je een vast aanspreekpunt voor onze collegeleden. Zij kunnen bij jou terecht met uiteenlopende vragen en verzoeken. Je zoekt informatie uit, legt de juiste contacten, stemt af met collega’s en zorgt dat zaken goed en op tijd worden geregeld. Je wacht niet af, maar denkt vooruit, houdt overzicht en ziet wat nodig is in een bestuurlijke omgeving. Waar nodig ondersteun je ook het management als achtervang.

Agendabeheer is een onderdeel van je werk, maar jouw bijdrage is veel breder. Je zorgt dat collegeleden over de juiste informatie en stukken beschikken, bewaakt acties en deadlines en volgt verzoeken actief op. Van een praktische vraag tot de voorbereiding van een bestuurlijke afspraak: jij pakt het op, organiseert wat nodig is en houdt de voortgang vast. Met Microsoft 365, Copilot en andere AI-toepassingen werk je slim en zorgvuldig. Zo kunnen het college, het management en je collega’s goed voorbereid en efficiënt werken.

• Je bent een eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij uiteenlopende vragen en verzoeken. Je brengt de vraag helder in beeld, zoekt informatie uit en zorgt dat er een bruikbaar antwoord of een concrete oplossing komt.
• Je regelt wat nodig is: je legt contact met collega’s en externe partijen, verzamelt informatie en stukken, stemt acties af en volgt deze op totdat de vraag is afgehandeld.
• Je beheert complexe agenda’s en organiseert interne en externe afspraken, inclusief uitnodigingen, ruimtes, catering, audiovisuele middelen en andere faciliteiten.
• Je verzorgt vergaderagenda’s en stukken.
• Je bewaakt acties, termijnen en gemaakte afspraken en signaleert op tijd wanneer bijsturing nodig is.
• Je behandelt telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en, waar nodig, management. Je ontvangt gasten professioneel en gastvrij.
• Je bent breed inzetbaar binnen het secretariaat en neemt werkzaamheden van collega’s over wanneer dat nodig is.
• Je gebruikt Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer te organiseren en draagt actief ideeën aan voor verdere digitalisering.

Deze talenten neem je mee

• mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementassistent, bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pluspunt. Ook als je toe bent aan een volgende stap, nodigen we je uit om te reageren.
• Je bent digitaal vaardig en werkt gemakkelijk met Microsoft 365. Je bent nieuwsgierig naar Copilot en andere AI-toepassingen en gebruikt deze zorgvuldig.
• Je denkt vooruit, ziet werk liggen en komt zelf in actie. Je wacht niet af, maar helpt collegeleden en collega’s om voorbereid te zijn.
• Je kunt snel schakelen tussen uiteenlopende vragen, bepaalt wat eerst nodig is en weet de juiste mensen te betrekken.
• Je organiseert en structureert sterk, stelt prioriteiten en houdt overzicht als de planning verandert.
• Je communiceert duidelijk en prettig, gaat integer om met vertrouwelijke informatie en hebt gevoel voor bestuurlijk-politieke verhoudingen.
• Je blijft rustig onder druk, schakelt snel en werkt graag samen in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Je werkt binnen het team Communicatie, Secretariaat en Kabinet, in het taakgebied Secretariaat. Het team telt 19 medewerkers. Binnen het Secretariaat werk je samen met 6 collega’s. Er wordt hard gewerkt en de sfeer is collegiaal: je helpt elkaar en stemt dagelijks af wat prioriteit heeft.

Hybride werken is mogelijk, maar voor deze functie ligt de nadruk sterk op aanwezigheid in het Huis voor de samenleving. Je bent daar waar het werk is en maakt hierover afspraken met je team. Omdat je collegeleden en collega’s direct ondersteunt, werk je het grootste deel van je tijd op kantoor.

Wat bieden wij

• Een passend salaris van minimaal € 2.875 tot maximaal € 4.065 bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 7).
• Een flexibele werkweek van 36 uur per week.
• Een individueel keuzebudget bestaande uit vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 17,05% van je brutosalaris.
• Tegemoetkoming kosten zorgverzekering van € 168 of € 296 bruto per jaar afhankelijk van je salaris.
• Een hybride werkplek met goede faciliteiten om thuis te werken, zoals een laptop en telefoon (in bruikleen) en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag. Voor het inrichten van je thuiswerkplek bieden we een vergoeding van maximaal € 500 netto.
• Een welkomstprogramma waarin je kennismaakt met je collega’s en om je wegwijs te maken.
• Een inspirerende werkomgeving in het nieuwe Huis voor de samenleving met lekkere koffie en een lunch werk-café. Kijk voor meer informatie op Huis-voor-de-samenleving .
• Een breed aanbod aan trainingen en e-learnings om je talenten verder te ontwikkelen.
• Mogelijkheden om deel te nemen aan verlofsparen en om verlof te kopen/verkopen.
• Pensioenopbouw bij het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) en de mogelijkheid om deel te nemen aan de semi-collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering.

Samen bouwen aan de toekomst van Deurne!

Deurne is volop in ontwikkeling. Richting 2050 groeit de gemeente verder en werken we aan een organisatie die klaar is voor vandaag, morgen én overmorgen. Dat vraagt om collega’s die verantwoordelijkheid nemen, vooruitkijken en samen resultaten neerzetten.

Bij gemeente Deurne werk je voor een Brabantse gemeente met bijna 35.000 inwoners. Hier komen grote thema’s samen: woningbouw, leefkwaliteit, bereikbaarheid, natuur én de kracht van onze dorpen en kernen.

Dat doen we met zo’n 300 betrokken collega’s vanuit het Huis voor de samenleving. Met korte lijnen, ruimte om verantwoordelijkheid te pakken en natuurlijk ook Brabantse gezelligheid.

Voel jij je thuis bij gezonde zakelijkheid, eigenaarschap en blijven ontwikkelen? Dan kijken we ernaar uit je te ontmoeten.

Vragen over de functie?

Anita van Rijswijck - Teammanager Communicatie, Secretariaat en Kabinet

Acquisitie is goed bedoeld, maar wordt niet op prijs gesteld.