Managementassistent

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat; Den Haag; Híbrido; EUR 32.000 - 52.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

144 vakantie-uren per jaar

OV-vergoeding of km-vergoeding

mobiele telefoon en laptop

thuiswerkbudget van €750 + thuiswerk-€

thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag

pensioenregeling via ABP

Descripción de la vacante

Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is op zoek naar een managementassistent voor de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) in Den Haag. Je biedt ondersteuning aan een MT-lid en de bijbehorende afdeling, beheert de agenda en regelt organisatorische, administratieve taken, en bewaakt prioriteiten.

Je reageert proactief, bewaart rust bij hoge werkdruk en zorgt voor een soepele doorloopt van vergaderingen, in- en externe afstemming en opvolging van acties.

Formación

• Ervaring met agenda beheer en secretariële taken.
• Vaardigheid in het plannen en prioriteren van werkzaamheden.
• Goed kunnen schakelen tussen meerdere onderwerpen en belangen.

Responsabilidades

• Beheren van een dynamische en complexe agenda en vooruitdenken over prioriteiten.
• Centraal aanspreekpunt zijn voor collega’s binnen en buiten de directie.
• Verzorgen van organisatorische en administratieve taken zoals bezoekersontvangst en vergaderlocaties.
• Ondersteunen bij beheer mailbox en voorbereiden van overleggen en sollicitaties.
• Flexibel bijspringen en taken overnemen bij afwezigheid van collega’s.

Conocimientos

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Omgaan met druk

Proactief handelen

Descripción del empleo

Bij de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werk je als managementassistent midden in de bestuurlijke dynamiek aan een betrouwbaar en veilig openbaar vervoer. Dankzij jouw sterk ontwikkelde gevoel voor plannen en organiseren lopen de zaken soepel en zorg jij voor rust en overzicht in het werk van een van de leden van ons managementteam (MT). Wil jij bijdragen aan een bereikbaar Nederland?

Hoe jij bijdraagt

Als managementassistent neem jij de verantwoordelijkheid voor een goed georganiseerde ondersteuning van een lid van ons MT en de bijbehorende afdeling. Je kent de agenda, werkzaamheden en belangrijkste prioriteiten door en door, waardoor je zorgt dat alle organisatorische en secretariële zaken soepel verlopen. Je wacht hierbij niet af, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en onderneemt zelf actie. Ook wanneer de werkdruk hoog is, plannen plotseling wijzigen of debatten en spoedklussen vragen om snel te schakelen, bewaar jij de rust en het overzicht.

Jouw werkzaamheden

• zelfstandig beheren van een dynamische en complexe agenda, waarbij je vooruitdenkt over prioriteiten, samenhang tussen afspraken en het tijdig signaleren en bewaken van actiepunten
• optreden als centraal aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie, waarbij je gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen
• verzorgen van organisatorische en administratieve afdelingstaken, waaronder de ontvangst van bezoekers, het regelen van vergaderlocaties, personele processen en praktische zaken rondom nieuwe collega's, jubilea en afscheid
• waar afgesproken ondersteunen bij het beheer van de mailbox en het praktisch voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten, debatten en sollicitaties
• flexibel bijspringen en taken overnemen van collega‑assistenten binnen het team bij afwezigheid, verlof of drukte

Jouw team

Je maakt deel uit van het assistententeam binnen de directie Openbaar Vervoer en Spoor in Den Haag. In ons team werken we intensief samen en is flexibiliteit belangrijk. Voor een goede samenwerking en een sterke teamdynamiek is het van belang dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. We delen continu informatie en springen flexibel voor elkaar in bij afwezigheid, verlof en drukte. Samen zorgen we voor een professionele en prettige ondersteuningsstructuur waarin we echt op elkaar kunnen bouwen.

Interesse?

In plaats van een motivatiebrief ontvangen we graag je antwoord op deze vragen (maximaal 200 woorden per vraag):

• Beschrijf waarom je bij de directie OVS van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wilt werken.
• Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je jouw vaardigheid in plannen en organiseren succesvol hebt ingezet bij het beheren van een complexe agenda?

We raden je aan om een concreet voorbeeld te gebruiken in je antwoord. Het kan je helpen de vraag te beantwoorden volgens de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie).

Meer weten?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Nikky Koopmans‑Kroep, directiecoördinator OVS, via 06 15 43 60 12. Zij staat je graag te woord!

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt

• hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
• persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

• Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol met ervaring in complex agendabeheer en planning.
• Je hebt de vaardigheid om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met hoge werkdruk.
• Je bent bereid en hebt de mogelijkheid om fysiek aanwezig te zijn op ons kantoor in Den Haag.

Aan competenties breng je mee

• Plannen en organiseren: je brengt structuur aan in complexe agenda's, stelt heldere prioriteiten en bewaakt de voortgang van afspraken.
• Flexibiliteit: je kunt snel overschakelen bij onverwachte omstandigheden, bent regelmatig op kantoor aanwezig en pakt vervangende taken binnen het team soepel op.
• Klantgerichtheid: je treedt professioneel en gastvrij op als aanspreekpunt bij debatten, sollicitaties en afdelingsactiviteiten.
• Samenwerken: je zoekt actief de verbinding met collega's en MT‑leden, deelt continu informatie en ondersteunt het team om gezamenlijk tot resultaten te komen.

Hier kom je te werken

Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.

Talent als basis, diversiteit als kracht

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.

Directoraat-generaal Mobiliteit

Zet je je graag in voor een veilige, vlotte en duurzame mobiliteit van mensen en goederen? Hecht je belang aan toegankelijke en betaalbare mobiliteit voor iedereen? Ons doel bij het Directoraat-generaal Mobiliteit (DGMo) is om de bereikbaarheid van werk, zorg, wonen, onderwijs maar ook recreatie en transport in heel Nederland op een hoger plan te tillen. En om bij te dragen aan de toekomstige ruimtelijke inrichting van Nederland. Bijvoorbeeld door de kwaliteit van het wegennet en het gebruik van de spoorwegen verder te ontwikkelen. En door mobiliteit te verduurzamen en rekening te houden met de leefomgeving. Daarmee dragen we bij aan het welzijn en de welvaart van ons land en aan een mooier Nederland, nu en in de toekomst.

• het versterken van onze mainports- en achterlandverbindingen
• het versterken van nationale infrastructuur en de bereikbaarheid van stad, platteland en alles wat daar tussen zit
• de verduurzaming van mobiliteit (bijvoorbeeld door elektrificatie of het stimuleren van ander reisgedrag
• de blijvende sterke aandacht voor veiligheid op weg en het spoor
• het faciliteren van deur-tot-deurvervoer
• Nederland in de top in "smart mobility"

Directie Openbaar Vervoer en Spoor

De directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) zorgt ervoor dat reizigers gebruik kunnen maken van een optimaal ov-netwerk. We zijn dan ook verantwoordelijk voor het gehele systeem van openbaar vervoer (trein, metro, bus, tram, taxi en waddenveren) in Nederland. Daarnaast werken we aan de groei van het vervoer van goederen per spoor. Dit betekent dat we werken aan de uitbreiding van de capaciteit op het spoor en dat het betrouwbaar en veilig is. Ons beleid wordt in nauwe samenwerking met al onze (uitvoerings‑)partners vormgegeven. OVS is een grote directie met een grote diversiteit aan mensen en taken. We kijken naar elkaar om, we bieden een plek om te groeien, en we boeken resultaten waar we trots op zijn. We zijn doeners, sociaal betrokken, en gewend om in een complex speelveld beleid te maken.

Bijzonderheden

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De standplaats is Den Haag.
• De gesprekken vinden plaats op 10 en 17 november.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
• Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat‑en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.