Managementassistent

Werkenbijdeoverheid; Den Haag; Hybrid; EUR 31,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken mogelijk

Reiskostenvergoeding

Laptop en telefoon

Job summary

Werkenbijdeoverheid zoekt een managementassistent voor de directie Openbaar Vervoer en Spoor in Den Haag. Je beheert zelfstandig een dynamische agenda, denkt vooruit en bewaakt prioriteiten, en fungeert als centraal aanspreekpunt binnen en buiten de directie.

Je verzorgt organisatorische en administratieve taken zoals bezoekersontvangst, zaalreserveringen en personele processen. Flexibiliteit en een proactieve houding zijn vereist, met een duidelijke focus op rust en overzicht.

Qualifications

• Enige jaren ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met complex agendabeheer en planning.
• In staat om rust en overzicht te bewaren bij hoge werkdruk.

Responsibilities

• Beheren van een dynamische en complexe agenda en vooruitdenken over prioriteiten.
• Fungeert als centraal aanspreekpunt binnen en buiten de directie.
• Verzorgen van organisatorische en administratieve taken zoals ontvangst bezoekers en zaalreserveringen.
• Ondersteunen van beheer mailbox en voorbereiden van vergaderingen en sollicitaties.
• Flexibel taken overnemen bij afwezigheid of drukte.

Skills

Agenda management

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Teamspirit

Tools

Outlook

Microsoft 365

Job description

Bij de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werk je als managementassistent midden in de bestuurlijke dynamiek aan een betrouwbaar en veilig openbaar vervoer. Dankzij jouw sterk ontwikkelde gevoel voor plannen en organiseren lopen de zaken soepel en zorg jij voor rust en overzicht in het werk van een van de leden van ons managementteam (MT). Wil jij bijdragen aan een bereikbaar Nederland?

Hoe jij bijdraagt

Als managementassistent neem jij de verantwoordelijkheid voor een goed georganiseerde ondersteuning van een lid van ons MT en de bijbehorende afdeling. Je kent de agenda, werkzaamheden en belangrijkste prioriteiten door en door, waardoor je zorgt dat alle organisatorische en secretariële zaken soepel verlopen. Je wacht hierbij niet af, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en onderneemt zelf actie. Ook wanneer de werkdruk hoog is, plannen plotseling wijzigen of debatten en spoedklussen vragen om snel te schakelen, bewaar jij de rust en het overzicht.

Jouw werkzaamheden

• zelfstandig beheren van een dynamische en complexe agenda, waarbij je vooruitdenkt over prioriteiten, samenhang tussen afspraken en het tijdig signaleren en bewaken van actiepunten
• optreden als centraal aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie, waarbij je gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen
• verzorgen van organisatorische en administratieve afdelingstaken, waaronder de ontvangst van bezoekers, het regelen van vergaderlocaties, personele processen en praktische zaken rondom nieuwe collega's, jubilea en afscheid
• waar afgesproken ondersteunen bij het beheer van de mailbox en het praktisch voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten, debatten en sollicitaties
• flexibel bijspringen en taken overnemen van collega-assistenten binnen het team bij afwezigheid, verlof of drukte

Jouw team

Je maakt deel uit van het assistententeam binnen de directie Openbaar Vervoer en Spoor in Den Haag. In ons team werken we intensief samen en is flexibiliteit belangrijk. Voor een goede samenwerking en een sterke teamdynamiek is het van belang dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. We delen continu informatie en springen flexibel voor elkaar in bij afwezigheid, verlof en drukte. Samen zorgen we voor een professionele en prettige ondersteuningsstructuur waarin we echt op elkaar kunnen bouwen.

Meer weten?

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Nikky Koopmans-Kroep, directiecoördinator OVS, via 06 15 43 60 12. Zij staat je graag te woord!

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.

Arbeidsvoorwaarden

• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
• volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km ( zie voorwaarden )
• mobiele telefoon en laptop
• budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
• pensioenregeling via ABP

Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt

• hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
• persoonlijke groei - opleidingen en loopbaanbegeleiding

Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven

• Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
• flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)

Bekijk hier de volledige CAO van het Rijk.

• Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol met ervaring in complex agendabeheer en planning.
• Je hebt de vaardigheid om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met hoge werkdruk.
• Je bent bereid en hebt de mogelijkheid om fysiek aanwezig te zijn op ons kantoor in Den Haag.

Bijzonderheden

• Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
• De standplaats is Den Haag.
• De gesprekken vinden plaats op 10 en 17 november.
• Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
• Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
• Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we