Management-/Office Assistent

Leiden University; Leiden; Hybrid; EUR 38,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

ABP pensioen

Reiskosten OV

Laptop en telefoon van de universiteit

Thuiswerkvergoeding

Job summary

Leiden University zoekt een Management-/Office Assistant voor het Instituut Politieke Wetenschap in Leiden en Den Haag. Je werkt zelfstandig binnen je eigen aandachtsgebied, maar staat nooit alleen; samenwerking en kennisdeling zijn vanzelfsprekend.

Je werkzaamheden omvatten het beheren van mailboxen, agenda's, vergaderingen, reserveringen, evenementen en HR/financiële data. Je werkt nauw samen met collega’s en ondersteunt onderwijs en onderzoek in een dynamische omgeving.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau
• Enkele jaren relevante secretariële/ administratieve ervaring
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Goede beheersing van Microsoft Office en snelle eigen bouwing van systemen
• Nederlands en Engels in woord en schrift

Responsibilities

• Beheren van algemene mailboxen, telefoon en correspondentie
• Ontvangen van bezoekers en ondersteuning bij introductie van nieuwe medewerkers
• Beheren van agenda's en plannen van afspraken
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, fysiek en online
• Reserveren van zalen, catering, reizen en hotels
• Organiseren van bijeenkomsten, workshops en kleinere evenementen
• Ondersteunen van HR- en financiële systemen bij administratieve processen
• Ondersteunen van werving en selectie en interne communicatie

Skills

Organisatorische vaardigheden

Goede communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Teamwork

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag collega's ondersteunt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Vind je het leuk om in een internationale academische omgeving te werken, waar geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Management-/Office Assistant maak je deel uit van het secretariaat van het Instituut Politieke Wetenschap. Samen met drie collega's zorg je voor een professionele secretariële en administratieve ondersteuning van het instituut. Je werkt zelfstandig binnen je eigen aandachtsgebied, maar staat er nooit alleen voor: samenwerking, kennisdeling en elkaar vervangen bij afwezigheid zijn vanzelfsprekend binnen het team.

Dit ga je doen

Als Management-/Office Assistant ondersteun je medewerkers, commissies en de instituuu­tsorganisatie bij uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken goed geregeld zijn. Je bent een belangrijke schakel binnen het secretariaat en draagt eraan bij dat collega's zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van algemene mailboxen, telefoon en correspondentie;
• ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij de introductie van nieuwe medewerkers;
• beheren van agenda's en plannen van afspraken;
• voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, zowel fysiek als online;
• reserveren van zalen, catering, reizen en hotels;
• organiseren van bijeenkomsten, workshops en kleinere evenementen;
• ondersteunen van commissies en verschillende organisatorische processen binnen het instituut;
• verwerken van administratieve gegevens in HR- en financiële systemen;
• ondersteunen van administratieve processen rondom werving en selectie;
• bijdragen aan de interne communicatie, bijvoorbeeld via nieuwsberichten en aankondigingen;
• samenwerken met collega's van het secretariaat in Leiden en Den Haag, waarbij jullie kennis delen en elkaar vervangen waar nodig;
• invoeren van gegevens in de HR- en financiële systemen.

Binnen je functie neem je verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en denk je actief mee over de verbetering van processen en dienstverlening. Je signaleert waar zaken slimmer of efficiënter kunnen en bespreekt mogelijke verbeteringen met collega's en de instituutsmanager. Daarnaast kun je worden gevraagd om de praktische organisatie van specifieke activiteiten of processen te coördineren, waarbij je altijd afstemt met betrokken collega's en externe partijen.

Je werkt nauw samen met de andere collega's binnen het secretariaat in Leiden en Den Haag. De functie heeft een coördinerend karakter op het gebied van werkzaamheden en processen, maar kent geen hiërarchische of functioneel leidinggevende verantwoordelijkheid. De aansturing van medewerkers ligt bij de instituutsmanager.

Praktische informatie

Voor een goede spreiding van de bezetting zoeken we iemand die in ieder geval op maandag, dinsdag en woensdag beschikbaar is. Bij een aanstelling van 0,7–0,8 fte wordt de vierde werkdag in overleg bepaald. Je bent voornamelijk werkzaam in Leiden, maar bent ook ten minste een dag aanwezig op onze locatie aan het Spui in Den Haag.

Hier ga je werken

De Faculteit der Sociale Wetenschappen bestaat uit vijf instituten: Centrum voor Wetenschaps- en Technologiestudies, Culturele Antropologie en Ontwikkelingssociologie, Pedagogische Wetenschappen, Politieke Wetenschap en Psychologie. De faculteit heeft circa 7000 studenten en 1000 medewerkers. Binnen de instituten wordt niet alleen onderwijs gegeven, maar ook baanbrekend onderzoek verricht dat de grenzen van ons begrip van menselijk gedrag en maatschappelijke structuren verlegt. Wat onze faculteit uniek maakt is de diversiteit aan onderzoeksonderwerpen, de verschillende stijlen van onderwijs geven en de manier waarop de professionele ondersteuning is ingericht; dit biedt jou de mogelijkheid om jouw interesses en expertise te verkennen en te ontwikkelen.

Bezoek onzewebsite voor een impressie: welkom bij de Leidse Faculteit der Sociale Wetenschappen - Universiteit Leiden.

Het Instituut Politieke Wetenschap is een breed georiënteerd wetenschappelijk instituut met ruim 120 fte aan medewerkers en ca. 1.600 studenten, gevestigd in zowel Leiden als Den Haag. We zijn een levendige en diverse gemeenschap met wetenschappers afkomstig uit de hele wereld en een grote betrokkenheid bij de samenleving en het professionele veld.

Onze medewerkers doen onderzoek en verzorgen onderwijs op het gebied van vergelijkende politicologie, Nederlandse politiek, internationale betrekkingen, politieke filosofie, en besluitvorming en beleid. In Leiden bieden we een Nederlandstalige Bachelorspecialisatie in Nationale en Internationale Politiek en vijf Masterspecialisaties aan. In Den Haag verzorgt het instituut een Engelstalige Bachelorspecialisatie in International Relations and Organisations en twee Masterspecialisaties. Daarnaast leiden we promovendi op en werken we veel samen met partners in het professionele veld, zoals beleidsmakers bij ministeries. We worden steevast gerangschikt onder de beste politicologische vakgroepen in Europa. Als academische gemeenschap streven we ernaar om een open en inclusieve sfeer te creëren, waarbij we iedereen stimuleren om mee te doen en bij te dragen aan onze gezamenlijke missie.

Het secretariaat bestaat uit vier Management-/Office Assistanten, verdeeld over beide locaties. De sfeer binnen het team is collegiaal, open en informeel. We helpen elkaar waar nodig, delen kennis en werken samen aan een professionele ondersteuning van het instituut.

Dit breng je mee

Wij zoeken een collega die energie krijgt van ondersteunen en organiseren. Je bent servicegericht, zorgvuldig en houdt ook in een dynamische omgeving overzicht. Je werkt graag samen, maar kunt ook zelfstandig je werkzaamheden plannen en uitvoeren.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• mbo+ werk- en denkniveau;
• enkele jaren relevante ervaring in een secretariële of administratieve functie;
• uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail;
• je kunt goed prioriteiten stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden;
• je bent stressbestendig, communicatief sterk, professioneel en discreet;
• je bent flexibel en krijgt energie van oplossingsgericht handelen;
• je hebt een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en Teams) en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• je beheerst het Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk, passend bij onze internationale werkomgeving.

Ervaring binnen een universiteit of andere kennisorganisatie is een pre, maar geen vereiste.

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband voor 26,6 - 30,4 uur per week.
• De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen € 3.382,- tot maximaal € 4.484,- bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime (38 uur) aanstelling.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met dr. Tim Mickler, instituutsmanager, via [e-mail].

Solliciteren kan tot en met 1 september 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.