Management- en office-assistent (MOA) Faculteitsbestuur

Sport Society; Utrecht; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

12 maanden arbeidsovereenkomst

Bruto maandsalaris 3.537–4.673 euro

8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitk

Pensioenregeling & ouderschapsverlof

Job summary

Universiteit Utrecht zoekt een Management- en office-assistent (MOA) voor de faculteitsbestuurs- en beleidsondersteuning. Je ondersteunt de decaan, vice-decannen en faculteitsdirecteur en werkt nauw samen met collega’s vanuit BBO.

Je hoofdtaak is ondersteuning aan het managementteam, notuleren en organiseren van vergaderingen, inclusief Nederlands en Engels. Daarnaast behoren HR-ondersteuning en secretariële taken tot het takenpakket.

Qualifications

• Beschik over relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving.
• Geheel inzetbaar voor samenwerking en zelfstandig kunnen werken; planningsvaardigheden.
• Goede omgang met vertrouwelijke informatie en dienstverlenende instelling.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.
• Goede kennis van Office en universitaire administratieve systemen.

Responsibilities

• Notuleren van complexe vergaderingen in Nederlands en Engels.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen.
• Beheren van teamsites en cloud-omgevingen.
• Administratieve ondersteuning bij HR-processen.
• Secretariële werkzaamheden zoals bestellingen en bezoekersontvangst.

Skills

Samenwerken

Zelfstandig werken

Vertrouwelijke informatie

Taalvaardigheid NL-ENG

Office

Administratieve systemen

Tools

Office-programma’s

Universitaire systemen

Job description

Management- en office-assistent (MOA) Faculteitsbestuur

Werk je graag samen met collega’s om het bestuur en management binnen de faculteit optimaal te faciliteren?De faculteit Geowetenschappen zoekt een management- en office-assistent (MOA) voor de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning.

Je werkt binnen de afdeling Bestuurs- en Beleidsondersteuning (BBO) samen met vier collega’s, onder leiding van de bestuurssecretaris van de faculteit. Samen met de collega’s van team BBO bied je ondersteuning aan de decaan, twee vice-decanen, de faculteitsdirecteur, de hoofden van het faculteitsbureau, de faculteitsraad en diverse commissies en overleggen. Ieder heeft een eigen takenpakket, waarbij jullie elkaar kunnen vervangen en helpen bij werkpieken en afwezigheid.

Je hoofdtaak is het bieden van ondersteuning aan de faculteitsdirecteur en het managementteam. Je werkzaamheden bestaan bijvoorbeeld uit:

• notuleren van complexe vergaderingen, waarbij zowel Nederlands als Engels wordt gesproken;
• plannen en organiseren van bijeenkomsten en overleggen;
• beheren van teamsites en andere fysieke en/of cloud-omgevingen;
• administratieve ondersteuning bij oa. HR-processen;
• algemene secretariële werkzaamheden als bestellingen, ontvangen bezoekers, secretariaatsmailbox, (mede) organiseren facultaire bijeenkomsten.

Wat breng je mee?

Jij bent een breed inzetbare en ervaren management- en office-assistent die gericht is op samenwerking. Je hebt een proactieve en positieve instelling. Je bent iemand aan wie je graag iets vraagt en bij wie je erop kunt vertrouwen dat het in orde komt. Je past goed in deze functie als je:

• beschikt over een relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving;
• gericht bent op samenwerken en daarnaast ook goed zelfstandig kunt werken, je eigen werk in plant en organiseert;
• gevoel hebt voor service en voor bestuurlijke verhoudingen en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• accuraat werkt en betrouwbaar bent;
• een goede beheersing hebt van het Nederlands en Engels;
• vaardig bent met softwarepakketten (Office-programma’s) en in staat bent om je de administratieve systemen van de universiteit snel eigen te maken;
• graag wilt leren en je persoonlijk en professioneel wilt blijven ontwikkelen;
• affiniteit hebt met de universitaire omgeving en geïnteresseerd bent in de aarde, klimaat en duurzaamheid.

Wat bieden wij?

Wat bieden wij?

• een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met, afhankelijk van functioneren, uitzichtop een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een bruto maandsalaris van minimaal € 3.537,-tot maximaal € 4.673,- bij een fulltime dienstverband (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling , diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur . Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht .

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's . Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow .

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Twijfel je of je voldoende past binnen het profiel, neem dan toch contact op zodat we dat samen kunnen verkennen.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie

Vening Meineszgebouw A externe link , tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze

Voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Deze wordt in het kader van de sollicitatieprocedure aangevraagd.

Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.

Heb je interesse om te solliciteren?