Senior Coördinator Bedrijfsvoering Aardwetenschappen

Utrecht University; Utrecht; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioenregeling

Flexibele arbeidsvoorwaarden

UU-keuzemodel

Job summary

Universiteit Utrecht, faculteit Geowetenschappen, zoekt een Senior Coördinator Bedrijfsvoering voor het departement Aardwetenschappen voor 32 uur per week. Je bent de rechterhand en vervanger van de departementsmanager en bewaakt de dagelijkse bedrijfsvoering, financiën, HR en facilitair, met beperkte inhoudelijke betrokkenheid bij onderwijs en onderzoek.

Je werkt aan verbindend leiderschap, analyseert ontwikkelingen vroegtijdig en vertaalt deze naar beleid en uitvoering.

Qualifications

• Academisch werk- en denkniveau is vereist.
• Ervaring met personeelsplanning en begrotingscyclus is een pluspunt.
• Vastberadenheid en sterke samenwerkingsvaardigheden in een complexe organisatie.

Responsibilities

• Ondersteunen en vervangen van de departementsmanager bij dagelijks beleid en uitvoering.
• Beheren van bedrijfsvoering: financiën, HR en facilitair binnen het departement.
• Leiden van een managementteam met meerdere aandachtsvelden en stakeholdercommunicatie.
• Signaleren en analyseren van ontwikkelingen op korte en lange termijn en adviseren van het bestuur.
• Zorgen voor een cultuur van effectieve samenwerking binnen de faculteit en het departement.

Skills

Verbindend leiderschap

Analytisch denkvermogen

Communicatieve vaardigheden

Team aansturing

Education

Academisch werk- en denkniveau

Job description

Binnen de faculteit Geowetenschappen zijn we voor het departement Aardwetenschappen op zoek naar een senior coördinator bedrijfsvoering.

Senior Coördinator Bedrijfsvoering Aardwetenschappen

De functie is voor 32 uur per week.

Wat ga je doen?

De senior coördinator is de beoogde rechterhand en eerste vervanger van de departementsmanager. Samen met de departementsvoorzitter en de onderwijs- en onderzoeksdirecteuren vormt de departementsmanager het bestuur van het departement. De departementsmanager heeft een centrale rol in de verbinding tussen faculteit en departement ten aanzien van de bedrijfsvoering. De senior coördinator bedrijfsvoering ondersteunt en vervangt de departementsmanager hierin wanneer nodig. We zijn op zoek naar een senior coördinator bedrijfsvoering die zich thuis voelt in de combinatie van een beleidsondersteunende en een uitvoerende functie in een academische setting.

Je bent een professional die verbindend optreedt en medewerkers in staat stelt om resultaten te boeken op het gebied van onderzoek en onderwijs. Je aandachtsveld is de bedrijfsvoering van het departement, waaronder financiën, personeel en facilitaire zaken. Inhoudelijke betrokkenheid bij onderwijs en onderzoek is beperkt en in de context van de bedrijfsvoering. Je bent voortdurend alert op de interne en externe ontwikkelingen en je bent in staat deze ontwikkelingen in een vroeg stadium te signaleren, te analyseren, alsmede (pro)actief te handelen.

De functie van senior coördinator bedrijfsvoering is nieuw in ons departement en de specifieke taakverdeling tussen manager en senior coördinator bedrijfsvoering wordt samen vorm gegeven. Daarin zal het zwaartepunt van de departementsmanager bij het lange-termijn beleid en de Planning & Control-cyclus liggen en zal het aandachtsveld van de senior coördinator bedrijfsvoering dichter op de dagelijkse bedrijfsvoering liggen en bij het (helpen) tot uitvoering brengen van het beleid. Het gezamenlijke takenpakket ziet er als volgt uit:

De departementsmanager en de senior coördinator bedrijfsvoering

• vertalen samen met het departementsbestuur de facultaire visie en strategie en matchen deze met de departementale kaders, prioriteiten en ambities, zodat daarmee een departementale visie en strategie ontstaat;
• denken actief mee met de bestuurlijke en strategische discussies in het departement, met de wetenschappelijke staf, en maken een vertaalslag naar de bedrijfsvoering, waarbij rekening wordt gehouden met de facultaire en departementale kaders;
• geven sturing aan een managementteam dat verder bestaat uit drie bedrijfsvoerders/beleidsmedewerkers met elk hun eigen aandachtsveld (HR/Finance, Onderzoek/Impact, Algemeen/Facilitair) en enkele management-/officeassistenten;
• verzamelen en/of vertalen de benodigde managementinformatie, anticiperen daarmee op ontwikkelingen op de (middel)lange termijn en adviseren het departementsbestuur;
• hebben oog voor de optimalisering van (veranderende) bedrijfsprocessen en het creëren van een cultuur voor effectieve samenwerking, binnen het departement en breder in de faculteit.

Het financiële proces omvat de jaarlijkse departementale begrotingscyclus in afstemming met het departementsbestuur, en in samenwerking met afdelingen Finance & HR van het faculteitsbureau. Met betrekking tot de dagelijkse bedrijfsvoering gaat het om het mede bewaken van diverse budgetten, beheren van de projectportefeuille in samenwerking met de afdeling Research Support Office (RSO), het team project control van het faculteitsbureau, en de coördinator bedrijfsvoering HR/Finance in het departement, reageren op (financiële) vragen en verzoeken vanuit de wetenschappers, enz.

Het HR-proces omvat het opstellen en bijstellen van het strategische personeelsplan voor het departement en dit vertalen in de begrotingscyclus. Met betrekking tot de dagelijkse bedrijfsvoering betreft dit de in-, door- en uitstroom van medewerkers van AW met inachtneming van relevante beleids- en rechtspositionele kaders, in samenwerking met de afdeling HR van het faculteitsbureau en de coördinator bedrijfsvoering HR/Finance in het departement; incidenteel ook meedenken over re-integratiemogelijkheden bij ziekte, vervanging bij lang verlof, enz.

Diverse bijkomende processen spelen door het jaar heen een rol, zoals het mede bewaken/monitoren van de voortgang van promovendi, verantwoordelijkheid voor de interne communicatie (ook nieuwsbrief), accuraatheid van mailinglijsten, verantwoordelijkheid voor het aandragen en doorzetten van vacatures, toetsen aan kennisveiligheid, organiseren van departementbrede activiteiten, enz. De senior coördinator bedrijfsvoering vervangt – indien nodig – de departementsmanager in faculteitsbreed managementoverleg.

Wat breng je mee?

Je hebt een academisch werk- en denkniveau en bent een betrouwbare, enthousiaste en sociale spil binnen de dynamiek van het departement, die geconcentreerd en nauwkeurig werkt, met oog voor detail. Je bent sterk analytisch en oplossingsgericht en hebt oog voor verbeterprocessen. Je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie. Kennis van de bedrijfsprocessen en -systemen van de Universiteit Utrecht is geen nadrukkelijke vereiste, maar kan als een pré worden beschouwd. Datzelfde geldt voor ervaring met een universitaire financiële begrotings- en verantwoordingscyclus en met personeelsplanning.

Je hebt bewezen beleidsondersteunende en organisatorische capaciteiten in een complexe/matrixorganisatie, met ervaring in het (mede-)aansturen van een team en zorgen voor effectieve samenwerking tussen teams. Je weet anderen te motiveren en op een positieve manier van feedback te voorzien, waarmee je bijdraagt aan de sociale cohesie binnen het departement. Je toont een flexibele en dienstverlenende instelling, met een drijfveer voor ontzorgen van de onderzoekers en docenten waar dat vanuit de bedrijfsvoering mogelijk is. Je hebt een goede sensitiviteit voor de nuchtere cultuur van bètawetenschappers, en beschikt over voldoende verbindend leiderschap en overtuigingskracht om bij hen het belang van zakelijke kaders goed over het voetlicht te brengen.

Je bent open en communicatief sterk en beschikt over uitstekende taalvaardigheden in het Nederlands en Engels, wat je onder andere ook tot uiting kunt laten komen in het schrijven van beleidsnotities/-adviezen.

Wat bieden wij?

• een functie voor max. 0,8 fte voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een bruto maandsalaris van minimaal € 4.925,- tot maximaal € 6.682,- (schaal 11 van de cao Nederlandse Universiteiten). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket aanpassen aan jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling.

Over ons

Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Het onderwijs en onderzoek van Aardwetenschappen richt zich over de volle breedte op de werking van de Aarde (en andere planeten) en op de invloed die de mens daarop heeft. Onze aandachtsvelden variëren van het diepste binnenste van de Aarde tot processen aan het oppervlak en in de oceanen. Processen die het klimaat, de leefomgeving en de waterhuishouding beïnvloeden, van grootschalige processen als gebergtevorming en vulkanisme tot processen op de moleculaire (of nog kleinere schaal), en van processen die zich uitstrekken over miljoenen jaren tot zeer korte tijdsintervallen. We dragen bij aan antwoorden op vraagstukken in de energietransitie, in duurzaam en veilig gebruik van onze ondergrond, in de natuurlijke risico’s die de Aarde kent, enz. Het departement omvat een internationale gemeenschap van circa 300 medewerkers, afstudeerstudenten en gasten, waarvan bijna 80 medewerkers in vaste dienst.