Management Assistente

Van de Groep & Olsthoorn | Executive Search & Interim Management; Soesterberg; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Teamuitje

Familie BBQ

Teamdag

Lunch verzorgd

Verjaardag cadeau

Job summary

Van de Groep & Olsthoorn zoekt een Management Assistente om midden in de organisatie te staan en mee te bouwen aan een goedlopende dagelijkse operatie in Soesterberg. Je werkt nauw samen met consultants en management en houdt je bezig met planning, documentatie en klant- en kandidaatcontact.

Je hebt een hands-on mentaliteit, werkt zelfstandig en prioriteert effectief. Ervaring in Executive Search of een vergelijkbare ondersteunende omgeving is een pre, maar geen vereiste.

Qualifications

• Gelijkgestemde organisatorische vaardigheden en zelfstandigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden met kandidaten en opdrachtgevers.
• Ervaring met planning en agenda-beheer is een pluspunt.

Responsibilities

• Begeleiden en administratief ondersteunen van opdrachten van start tot afronding.
• Contact houden met kandidaten en opdrachtgevers.
• Plannen en coördineren van gesprekken en beheren van agenda’s.
• Ondersteunen van MT-leden bij agenda- en mailboxbeheer.
• Bijhouden van gegevens in Salesforce en opstellen van voorstellen en bevestigingen.
• Beheren van algemene mailbox en afhandelen van vragen.
• Ondersteunen van directie en consultants bij praktische zaken.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en evenementen.

Skills

Organisatie

Zelfstandig werken

Communicatie

Outlook

Excel

Salesforce

Engels

Prioriteiten stellen

Tools

Salesforce

Job description

Midden in ons team, betrokken bij alles wat speelt

3 dagen per week | Soesterberg

Van de Groep & Olsthoorn is een familiebedrijf en dat merk je nog iedere dag. Sinds 1979 werken we vanuit onze kantoorvilla in Soesterberg met een compact en hecht team van Consultants, Researchers, Management Assistentes en een Marketing Manager.

Vanuit Executive Search & Interim Management begeleiden we organisaties in Techniek, Industrie & Food bij de zoektocht naar ondernemende leiders en interim-professionals voor directie- en managementfuncties in Nederland en internationaal. We voeren gesprekken, begeleiden het selectieproces en vinden het belangrijk dat zowel opdrachtgever als kandidaat gedurende het hele traject weet waar hij of zij aan toe is.

We werken professioneel en zorgvuldig, maar onderling zijn we informeel en direct. Geen ingewikkelde hiërarchie of onnodige formaliteiten. We vinden het vooral belangrijk dat we goed samenwerken, verantwoordelijkheid nemen en op elkaar kunnen rekenen.

Voor ons team zoeken we een Management Assistente die het leuk vindt om midden in de organisatie te staan, overzicht te houden en veel verschillende dingen op te pakken.

Als Management Assistente werk je nauw samen met je duo-collega, onze Consultants, Research Consultants en Marketing Manager. Samen zorgen jullie ervoor dat onze opdrachten en de dagelijkse organisatie daaromheen goed verlopen. Je weet welke opdrachten er spelen, waar we in het proces staan en wat er nog moet gebeuren.

Je hebt regelmatig contact met kandidaten en opdrachtgevers, plant gesprekken, houdt gegevens bij en zorgt dat documenten en afspraken op orde zijn. Daarnaast ondersteun je een aantal MT-leden bij onder andere agenda- en mailboxbeheer. Je leest mee, denkt vooruit en zorgt dat zaken tijdig worden opgepakt.

Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet wat er nodig is, pakt zaken zelfstandig op en volgt ze zorgvuldig op. Soms is het druk en gebeurt er veel tegelijk, op andere momenten is er juist meer ruimte. In beide gevallen houd je overzicht en zorg je dat dingen goed geregeld zijn.

Geen dag loopt helemaal hetzelfde. Het ene moment plan je gesprekken met kandidaten, daarna belt een opdrachtgever met een vraag, werk je een voorstel uit of zorg je dat een lopende opdracht in Salesforce weer helemaal actueel is. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, houdt zelf in de gaten wat aandacht nodig heeft en denkt vooruit in wat er geregeld moet worden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• begeleiden en administratief ondersteunen van opdrachten, van start tot afronding;
• contact onderhouden met kandidaten en opdrachtgevers;
• plannen en coördineren van gesprekken en beheren van agenda’s;
• ondersteunen van een aantal MT-leden, onder andere bij agenda- en mailboxbeheer;
• bijhouden van kandidaat-, klant- en opdrachtgegevens in Salesforce;
• opstellen en verzorgen van voorstellen, contracten en opdrachtbevestigingen;
• plaatsen en versturen van vacatures;
• beheren van de algemene mailbox en opvolgen van binnenkomende vragen;
• afhandelen van telefoontjes en ontvangen van kandidaten, opdrachtgevers en andere bezoekers;
• ondersteunen van directie, Consultants en Research Consultants bij praktische en organisatorische zaken;
• uitvoeren van lichte administratieve werkzaamheden voor Interim Management Worldwide (IMW);
• bedenken en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en evenementen.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die goed kan organiseren, overzicht houdt en verantwoordelijkheid neemt voor wat er moet gebeuren. Iemand die nauwkeurig werkt, maar ook snel kan schakelen als er ineens iets tussendoor komt. Je vindt het leuk om met verschillende mensen contact te hebben en krijgt er voldoening van als dingen gewoon goed geregeld zijn.

We vinden het belangrijk dat je:

• goed kunt organiseren en makkelijk overzicht houdt;
• zelfstandig werkt, initiatief neemt en afspraken uit jezelf opvolgt;
• makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten;
• professioneel en prettig communiceert met kandidaten, opdrachtgevers en collega’s;
• de Nederlandse taal uitstekend beheerst en je ook goed kunt redden in het Engels;
• makkelijk werkt met Outlook, Word en Excel en nieuwe systemen snel oppakt; wij werken onder andere met Salesforce;
• nauwkeurig werkt en afspraken en deadlines goed in de gaten houdt;
• het leuk vindt om samen te werken binnen een klein team en tegelijkertijd je eigen verantwoordelijkheid te nemen.

Ervaring binnen Executive Search, recruitment of een vergelijkbare ondersteunende omgeving is mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste. Voor ons telt vooral de juiste combinatie van zelfstandigheid, zorgvuldigheid, initiatief en een goede match met het team.

Wat bieden we?

Je komt terecht in een klein en hecht team waarin we elkaar goed kennen, veel samenwerken en makkelijk bij elkaar binnenlopen. We nemen ons vak serieus, maar de sfeer onderling is informeel en er is ook volop ruimte voor gezelligheid.

Je werkt vanuit onze kantoorvilla in Soesterberg. Tussen de middag lunchen we samen in de woonkeuken of, als het weer het toelaat, buiten op het terras. De lunch wordt verzorgd.

Ook buiten het dagelijkse werk doen we graag dingen samen. Zo organiseren we ieder jaar een volledig verzorgd driedaags teamuitje. Daarnaast hebben we jaarlijks een familieBBQ en een teamdag waarop we elkaar informeren, inspireren en samen vooruitkijken. Ook Sinterklaas en Kerst vieren we ieder jaar op onze eigen, meestal creatieve manier.

En ook de kleinere dingen vinden we belangrijk. Zo krijg je op je verjaardag een cadeau en besteden we aandacht aan de momenten die er binnen het team toe doen.

We bieden goede arbeidsvoorwaarden en vinden het belangrijk dat je jezelf kunt blijven ontwikkelen. Wil je een opleiding of training volgen die bij je werk past, dan is daar ruimte voor. En als je in de loop van de tijd nieuwsgierig wordt naar het researchvak of daarin werkzaamheden wilt oppakken, dan kijken we graag samen wat daarbij past.