Management Assistent met HR Focus

Werkenbijdeoverheid; Utrecht; Hybrid; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

Hybride werken mogelijk

OV-reiskosten woon-werkverkeer

Job summary

Openbaar Ministerie zoekt een Managementassistent die snel schakelt in een dynamische omgeving. De focus ligt op operationele taken rondom in- en uitdiensttreding en ondersteuning van het recruitmentproces.

Het team draagt bij aan effici7te en procesverbeteringen. Je werkt in teamverband en hebt ruimte voor zelfstandig werken, prioriteiten stellen en procesoptimalisatie.

Qualifications

• Mbo-4 diploma richting secretari9le/administratieve werkzaamheden.
• HBO werk- en denkniveau is vereist of aannemelijk.
• Ruime aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Beheren van het operationele proces rondom in- en uitdiensttreding van medewerkers.
• Ondersteunen van recruitmentprocedures en administratieve afhandeling van sollicitaties.
• Aanvragen en verwerken van autorisaties.
• Algemene secretarire werkzaamheden.

Skills

Organisatie

Proactief

Communicatief

Samenwerken

Prioriteren

Education

MBO-4 diploma

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Voor deze operationele en administratieve functie zijn wij op zoek naar een Managementassistent die snel weet te schakelen in een dynamische omgeving. In deze functie ligt de nadruk op het operationele deel van het proces rondom in- en uitdiensttredingen van medewerkers en onderdeel zijn van de ondersteuning in het recruitmentproces.

Deze werkzaamheden worden binnen het Management assistenten team volledig bij jou belegd. Daarmee zorg je ervoor dat deze processen efficiënt en zorgvuldig verlopen in samenwerking met andere organisatieonderdelen en er kan tijdwinst wordt geboekt voor de andere managementassistenten. Tegelijkertijd krijg je de ruimte om mee te denken over en bij te dragen aan het verder optimaliseren van deze processen.
Je werkt in teamverband, maar bent ook zelfstandig, je houdt overzicht en weet goed prioriteiten te stellen wanneer werkzaamheden of omstandigheden veranderen.

Concrete taken zijn onder andere:

• Het verzorgen/ondersteunen van het operationele proces rondom de in- en uitdiensttreding van medewerkers;
• Ondersteunen van het recruitmentproces tijdens sollicitatieprocedures, bijvoorbeeld bij het organiseren van gesprekken en de administratieve afhandeling;
• Aanvragen en verwerken van autorisaties;
• Algemene ondersteunende secretariële werkzaamheden.

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 1 jaar
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Als Managementassistent ben je gewend om goed samen te werken en ben je van nature sterk in organiseren en regelen. Je bent proactief, werkt nauwkeurig en bent in staat om werkzaamheden zelfstandig op te pakken. Je vindt het leuk om verantwoordelijkheid te nemen voor een eigen werkproces en ziet kansen om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.
Je weet op een positieve manier de balans te vinden tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Je bent flexibel, stressbestendig en organisatiesensitief. Daarnaast ga je professioneel en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
Ervaring met dergelijke processen helpt je om snel zelfstandig aan de slag te gaan en een actieve bijdrage te leveren aan het verder verbeteren ervan.

Functie-eisen

• Je bent minimaal in het bezit van een mbo-4 diploma (bij voorkeur in een secretariële, administratieve of vergelijkbare richting) en beschikt over hbo werk- en denkniveau;
• Je beschikt over ruime aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Je hebt bij voorkeur ervaring met operationele HR-processen, zoals in- en uitdiensttreding van medewerkers en/of recruitment- en sollicitatieprocedures;
• Je hebt ervaring met Microsoft Office; ervaring met Outlook is een pré.

Verder herken je je in de volgende competenties:

• Communicatief vaardig – Zowel mondeling als schriftelijk communiceer je begrijpelijk en correct. Daarbij stem je je communicatiestijl af op de gesprekspartner en situatie.
• Initiatiefrijk – Je onderneemt uit eigen beweging actie en zoekt actief naar kansen om bij te dragen aan verbetering of vernieuwing. Je signaleert zelfstandig verbetermogelijkheden en doet verbetervoorstellen.
• Plannen en organiseren – Je zorgt voor een strakke en efficiënte planning. Je stelt prioriteiten, schat tijd en middelen realistisch in en stemt de plannen ook af met betrokkenen.
• Samenwerken – Je werkt samen met je collega’s actief en constructief aan gezamenlijke doelen. Je deelt kennis en ideeën, biedt ondersteuning en verbindt belangen. Daarbij houd je rekening met onderlinge belangen en relaties.

Meer over Landelijke Bedrijfsvoering Openbaar Ministerie (LBOM)

Je komt te werken bij de afdeling Staf en Ondersteuning (S&O). De afdeling S&O richt zich op de interne bedrijfsvoering van de Landelijke Bedrijfsvoering OM (LBOM).

De medewerkers van S&O ondersteunen en adviseren de directieleden, het management en medewerkers met kennis en expertise van o.a. bestuurs-/ directieondersteuning, managementondersteuning, communicatie, HR, etc. Zo dragen zij bij aan een adequate ondersteuning van de LBOM en maken het mogelijk dat de LBOM transparant, efficiënt en effectief functioneert. De afdeling S&O bestaat uit 36 FTE, waarvan 8 FTE managementassistenten.

Optimale ondersteuning, dat is wat ons drijft. Zodat iedere OM-collega probleemloos kan werken, elke dag opnieuw. Bij de LBOM werken jonge professionals en ervaren krachten, met uiteenlopende achtergronden en werkervaring. Vanuit de 5 vak directies leveren we een breed pallet aan diensten waaronder financiële administratie, huisvesting en facilitaire ondersteuning, inkoop, projectleiding en HR. We hechten waarde aan een omgeving waar medewerkers zich gewaardeerd voelen, met plezier (samen)werken en volop ruimte krijgen voor hun professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Over Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Bijzonderheden

• Het betreft een tijdelijk contract van 32 - 36 uur voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar;
• Inschaling in schaal 7 CAO Rijk 1 juli 2026 (minimaal € 3.097,95 en € 3.984,50 maximaal bruto bij een 36-urige werkweek);
• Interne detachering behoort tot de mogelijkheden;
• Verklaring Omtrent het Gedrag – Politiegegevens (VOG-P) is vereist;
• Hybride werken is mogelijk;
• De vacature wordt tegelijkertijd intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang;
• De sollicitatiegesprekken vinden plaats op: 17 september 2026, locatie Utrecht Papendorp.

Meer informatie
Wil je meer weten? Dan kun je contact opnemen met Astrid Purcell (Teamleider Staf en Ondersteuning) via telefoonnummer 06-25738680.

Sollicitatieprocedure
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Laura Engels (Recruitment Adviseur) via telefoonnummer 06–10307362.

Over de functiegroep Medewerker Verwerken en Behandelen

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en gaje direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieveorganisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werkleuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.