Management Assistent Interieur Zeist

Donker Groep; Zeist; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Donker Academy

Winstdelingsregeling

Pensioenopbouw

Deelcertificaten bij indiensttreding

Reis- en fietsregeling

Teamuitjes en personeelsvereniging

Job summary

Donker Groep zoekt een Management Assistent die als spil fungeert binnen het vestigingsteam en vestigingsmanagement ondersteunt bij de effectieve organisatie en uitvoering van werkzaamheden. Je coördineert urenregistraties, verwerkt gegevens en zorgt voor administratieve afhandeling van diverse processen.

Je denkt actief mee over verbeteringen en levert tijdig rapportages en managementinformatie. Met jouw georganiseerde aanpak en proactieve houding help je collega’s zich te richten op hun

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en kwaliteitsgerichte werkwijze.
• Digitale vaardigheden en ervaring met verschillende systemen.
• Dienstverlenende en positieve instelling.

Responsibilities

• Coördineren en controleren van urenregistraties op tijdigheid, volledigheid en juistheid.
• Verwerken van project- en medewerker gegevens in Metacom.
• Aanleveren van personeelsgegevens voor de personeelsadministratie.
• Voorbereiden van facturaties en ondersteunen bij gladheidswerkzaamheden.
• Opstellen van eenvoudige offertes.
• Behandelen en administratief afhandelen van schadegevallen.
• Organiseren van onderhoud en keuringen van materieel, wagenpark en huisvesting.
• Beheren van laadpassen, tankpassen en overige facilitaire voorzieningen.
• Coördineren van schoonmaak, catering, afvalverwerking en onderhoudswerkzaamheden.
• Plannen en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en interne evenementen.
• Opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Verzamelen en structureren van relevante informatie voor het vestigingsmanagement.
• Beheren en archiveren van certificeringen zoals ISO, FSC, Stip en SROI.
• Coördineren van WKA-procedures voor zzp'ers, inclusief documentcontrole en dossiervorming.
• Verwerken van contractverlengingen, tariefswijzigingen en UK-bonnen.
• Beheren van de kas.
• Ontvangen van bezoekers en relaties op een professionele en gastvrije wijze.
• Ondersteunen bij interne projecten en het initiëren van praktische verbeteringen binnen processen en dienstverlening.

Skills

Mbo+ werk- en denkniveau

Administratieve ervaring

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurige werkwijze

Digitale vaardigheden

Dienstverlenende instelling

Education

Mbo+ werk- en denkniveau

Job description

Ben jij de organisatorische spil die alles soepel laat verlopen?

Vind jij het leuk om te ontzorgen, te coördineren en ervoor te zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen uitvoeren? Ben je nauwkeurig, servicegericht en krijg je energie van een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

AlsManagement Assistent ondersteun je het vestigingsteam en het vestigingsmanagement bij een effectieve organisatie en uitvoering van werkzaamheden. Dankzij jouw organisatietalent, oog voor detail en proactieve houding loopt de dagelijkse operatie soepel en kunnen collega's zich richten op hun kerntaken.

• Coördineren en controleren van urenregistraties op tijdigheid, volledigheid en juistheid.
• Verwerken van project- en medewerker gegevens in Metacom.
• Aanleveren van personeelsgegevens voor de personeelsadministratie.
• Voorbereiden van facturaties en ondersteunen bij gladheidswerkzaamheden.
• Opstellen van eenvoudige offertes.
• Behandelen en administratief afhandelen van schadegevallen.
• Organiseren van onderhoud en keuringen van materieel, wagenpark en huisvesting.
• Beheren van laadpassen, tankpassen en overige facilitaire voorzieningen.
• Coördineren van schoonmaak, catering, afvalverwerking en onderhoudswerkzaamheden.
• Plannen en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en interne evenementen.
• Opstellen van rapportages, presentaties en managementinformatie.
• Verzamelen en structureren van relevante informatie voor het vestigingsmanagement.
• Beheren en archiveren van certificeringen zoals ISO, FSC, Stip en SROI.
• Coördineren van WKA-procedures voor zzp'ers, inclusief documentcontrole en dossiervorming.
• Verwerken van contractverlengingen, tariefswijzigingen en UK-bonnen.
• Beheren van de kas.
• Ontvangen van bezoekers en relaties op een professionele en gastvrije wijze.
• Ondersteunen bij interne projecten en het initiëren van praktische verbeteringen binnen processen en dienstverlening.

Wat breng je mee?

Jij bent een echte regelaar die overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en voelt je verantwoordelijk voor een correcte uitvoering van je werkzaamheden.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een nauwkeurige en kwaliteitsgerichte werkwijze.
• Digitale vaardigheden en ervaring met verschillende systemen.
• Een servicegerichte en positieve instelling.

Je herkent jezelf bovendien in de volgende competenties:

• Resultaatgerichtheid
• Samenwerken

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een dynamische werkomgeving.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verbeterideeën.
• Een collegiaal team waarin samenwerking centraal staat.
• Afwisselende werkzaamheden en volop uitdaging.
• Een passende beloning en goede arbeidsvoorwaarden.

En hier gaat je groene hart óók sneller van kloppen

Donker Groep is van oorsprong een familiebedrijf. Al hebben we inmiddels vestigingen door heel het land, de sfeer van saamhorigheid is overal voelbaar. We hebben net zoveel oog voor jou als voor de natuur. Ga jij fluitend naar het werk, dan is onze dag geslaagd. We zijn hard op weg om in 2035 volledig circulair te werken en het duurzaamste bedrijf van Nederland te zijn. Daar wordt de natuur blij van en wij dus ook!

De extra's
Naast mooi en veelzijdig werk, kun je bij Donker rekenen op goede secundaire arbeidsvoorwaarden. We hebben een werkkostenregeling, bijvoorbeeld voor het aanschaffen van een fiets, laptop, sportabonnement of gebruik het om je huis te verduurzamen. We kennen een winstdelingsregeling en je bouwt direct pensioen op. En de uitjes met de personeelsvereniging zijn altijd een succes. Vind jij professionele en persoonlijke ontwikkeling belangrijk? Onze eigen Donker Academy ondersteunt je hierbij! Wil je naast dit alles nog meer betrokken zijn? Word dan voor een deel mede-eigenaar middels ons participatiefonds. Bij indiensttreding krijg je ter waarde van €250,- aan deelcertificaten van Donker Groep.

Verlof en vakantiedagen
Goed opladen is belangrijk om je werk vol energie te kunnen doen, dat snappen we heel goed. Als Management Assistent Interieur zeist krijg je bij Donker 35 vakantiedagen op basis van 40 uur.

Onze sollicitatieprocedure

We bekijken je sollicitatie zorgvuldig en binnen twee weken weet je of we je uitnodigen voor een gesprek,

We nemen telefonisch contact met je op om het eerste gesprek in te plannen. En als we elkaar toch al spreken, pak vooral de kans om alvast prangende vragen te stellen.

Tijdens het eerste gesprek maken we kennis met elkaar. We zullen ingaan op je competencies en je eerdere werkervaring. En natuurlijk ook de inhoud van je functie.

Na het eerste gesprek beoordelen we of we je uitnodigen voor een tweede gesprek.

Tijdens dit gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden en ontvang je een voorstel van ons.

Welkom bij Donker! Je inwerkperiode gaat nu van start.

Vragen? Neem dan contact op met Team Recruitment.