Management assistent ICT

ProRail; Utrecht; On-site; EUR 43,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB budget

Pensioen Rail & OV

NS-Business Card TreinVrij

Job summary

ProRail zoekt een proactieve management assistent die de landelijke manager ICT A&B en afdelingsmanagers ondersteunt met agendabeheer, notuleren en coördinatie van projecten. Je werkt in een dynamische ICT-omgeving waar initiatief wordt aangemoedigd en ontwikkeling centraal staat.

Het arbeidsvoorwaardenpakket omvat een vast contract, een bruto maandsalaris tussen 3.820 en 5.073 euro bij 36 uur, een Individueel KeuzeBudget (IKB) van 13,61% van het brutoloon, pensioen bij Rail & OV, NS-Business

Qualifications

• Ervaring als managementassistent in een grote organisatie.
• Inzet en interesse in ICT en bedrijfsvoering.
• Accuratesse, oog voor detail en knopen doorhakken.
• Planmatig kunnen werken en deadlines bewaken.
• Initiatief en proactieve houding.

Responsibilities

• Ondersteunt de landelijke manager ICT A&B en mogelijk afdelingsmanagers met agendabeheer (inplannen, ruimtes boeken, bezoekers aanmelden).
• Stelt de agenda van MT-overleg op, notuleert en legt acties vast.
• Coördineert en ondersteunt projecten die ICT Assets & Bedrijfsvoering ontwikkelen.
• Beheert overzichten zoals vakantieplanningen en rapportages.
• Organiseert afdelingsevents en team-meerdaagse; beheert inkoopopdrachten en distributielijsten.

Job description

Als proactieve management assistent ondersteun je de managers bij ICT Assets & Bedrijfsvoering. Jij bent onmisbaar!

Werk om trots op te zijn

ICT speelt een onmisbare rol binnen ProRail, zonder ICT rijdt er geen trein. De ICT-organisatie van ProRail is opgedeeld in 4 afdelingen. Voor de afdeling ICT Assets & Bedrijfsvoering (ICT A&B) zoeken we een management assistent. Het cluster wordt aangestuurd door een landelijke manager en 8 afdelingsmanagers. Als management assistent ondersteun je dit managementteam. Jij houdt ICT A&B op het juiste spoor! Werken bij ICT A&B betekent een uitdagende omgeving met veel verandering en vernieuwing. Er komt veel op de afdeling af. Werken in zo’n omgeving zie jij als een uitdaging en het geeft je energie om managers te ontzorgen. Proactief en verbindend te werk gaan helpen jou enorm in deze leuke functie. De managers waar je mee gaat samenwerken, werken hard en hebben de intrinsieke motivatie om ProRail verder te helpen. Jij hebt de intrinsieke motivatie om je te verdiepen in wat de afdeling op hoofdlijnen doet. Hierbij is kennis van ICT of de motivatie om deze op te bouwen van belang.

Wat ga je doen:

• Je ondersteunt de landelijk manager ICT A&B en eventueel een aantal afdelingsmanagers met hun agendabeheer. Dit betekent dat je afspraken inplant inclusief het boeken van ruimtes en het aanmelden van bezoekers.
• Je stelt de agenda van het managementteam-overleg op, nodigt sprekers uit, notuleert en legt acties vast in de actielijst.
• Je ondersteunt en coördineert bij overkoepelende projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van ICT Assets & Bedrijfsvoering.
• Je onderhoudt overzichten zoals de vakantieplanningen van het MT, zeepkist- & highlight rapportage planningen en wanneer er jubilarissen zijn.
• Je organiseert afdelingsevents en de team-meerdaagse.
• Je bestelt vertrouwelijke en MT-gerelateerde inkoopopdrachten en beheert de distributielijsten.

Er is ruimte om extra werkzaamheden op te pakken. Jouw initiatief en wil om te ontwikkelen wordt gewaardeerd. Het geeft je energie om beter te worden in je vak door je te verdiepen in ICT en werk te doen wat je nog niet eerder hebt gedaan.

Jouw plek

We bieden graag ruimte aan iedereen. Daarbij zien we talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou als management assistent is er plek op de afdeling ICT assets & bedrijfsvoering, één van de vier afdelingen binnen ProRail ICT. Binnen ICT A&B zijn er meerdere afdelingen die tal van applicaties en systemen beheren. Er heerst een open cultuur waar je mag zijn wie je bent en waar we graag van elkaar willen leren.

Jouw arbeidsvoorwaarden

• Direct een vast contract. Wij hebben vertrouwen in jou.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.820,- en € 5.073,- o.b.v. 36 uur per week, schaal 6.
• Daarbovenop 13,61% van jouw bruto salaris in de vorm van een Individueel KeuzeBudget (IKB). Dit budget is inclusief 8% vakantietoeslag en 3,25% decemberuitkering.
• Een goed pensioen bij Rail & OV: een sterk fonds dat vooroploopt in duurzaam beleggen. Zit je nu in een ander fonds? Houd er rekening mee dat Rail & OV op 1 januari 2026 al overstapte op het nieuwe pensioenstelsel.
• Een NS-Business Card met TreinVrij (en een NS-Businesscard Daluren voor directe gezinsleden). Of een kilometervergoeding van € 0,25/km onbelast bij maximaal 120 kilometer per dag.
• 170 vakantie-uren én de optie om tot 185 extra vakantie-uren bij te kopen vanuit jouw IKB.

Wij kozen voor een kleine selectie uit onze arbeidsvoorwaarden. Maar we bieden je meer. Voor alle arbeidsvoorwaarden en onze CAO klik deze link.

Jouw inbreng

Bij ProRail vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wiejijbent. Voor deze functie breng je sowieso mee:

• Je hebt ervaring opgedaan als management assistent binnen een grote organisatie en vindt het leuk om coördinerende werkzaamheden op je te nemen.
• Je hebt de intrinsieke motivatie om je te verdiepen in wat de afdeling op hoofdlijnen doet.
• Accuratesse: Je werkt langdurig nauwkeurig, hebt oog voor detail en beperkt fouten in je eigen werk en dat van anderen.
• Plannen en organiseren: Je deelt je werk goed in, stelt doelen en bewaakt de planning.
• Initiatief: Je herkent kansen en speelt er snel en doeltreffend op in.