Management Assistent DutchTriq

idverde; Apeldoorn; On-site; EUR 35,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

38 vakantiedagen

8% vakantiegeld

Vast contract bij goed functioneren

Job summary

DutchTrig zoekt een Management Assistent die de manager en het team ondersteunt bij planning, organisatie en voorbereiding van werkzaamheden, afspraken, projecten en evenementen. Je werkt zelfstandig, schakelt moeiteloos tussen taken en zorgt dat vragen bij de juiste collega terechtkomen.

Daarnaast ondersteun je bij offertes, facturatie en de toelating van het middel in verschillende landen; je organiseert bezoeken, beurzen en reist mogelijk mee.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur secretariële of administratieve opleiding.
• Bij voorkeur 1–3 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met Microsoft 365, SharePoint en PowerPoint.
• Affiniteit met digitale ontwikkelingen en AI-tools.

Responsibilities

• Plannen en voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.
• Notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten.
• Beheren van de mailbox en prioriteiten stellen.
• Ondersteunen bij offertes, facturatie en andere administratieve werkzaamheden.
• Verwerken en delen van informatie rondom verkochte aantallen en prijzen.
• Ondersteunen bij toelating van het middel in verschillende landen en het aanleveren van documenten.
• Organiseren van beurzen en evenementen, intern en extern.
• Samenwerken met collega's, managers en externe stakeholders.
• Ondersteunen bij marketing- en communicatieactiviteiten.
• Digitaal samenwerken via Microsoft 365 en SharePoint.

Skills

Planning

Organiseren

Communicatie

Microsoft 365

SharePoint

PowerPoint

AI-tools

Proactief

Zelfstandig

Nederlands

Engels

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Secretariële/Administratieve opleiding

Tools

Microsoft 365

SharePoint

PowerPoint

Job description

Ben jij iemand die graag organiseert, regelt, vooruitdenkt en ontzorgt? En wil je met jouw werk ook bijdragen aan een groene en leefbare omgeving? Voor DutchTrig zijn we op zoek naar een Management Assistent die het leuk vindt om ons team te ondersteunen en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

DutchTrig werkt met een uniek biologisch middel dat iepen helpt beschermen tegen iepziekte. Ons middel wordt internationaal ingezet en achter de schermen komt daar veel bij kijken. Van planning en administratie tot commerciële ondersteuning, internationale beurzen en de toelating van het middel in verschillende landen.

Je komt terecht in een dynamische omgeving met veel zelfstandigheid, afwisseling en ruimte om verantwoordelijkheid te nemen.

Wat ga je doen in deze functie?

Als Management Assistent ondersteun je de manager en het team bij het plannen, organiseren en voorbereiden van werkzaamheden, afspraken, projecten en evenementen.

Jij bent de rechterhand die structuur brengt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat zaken goed geregeld zijn. Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, werkt zelfstandig en ziet wat er nodig is. Het ene moment plan je een overleg of beantwoord je vragen vanuit de mailbox, het andere moment ondersteun je bij een offerte, facturatie of de voorbereiding van een internationale beurs.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• plannen en voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten;
• voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten;
• beheren van de mailbox, stellen van prioriteiten en zorgen dat vragen bij de juiste collega terechtkomen;
• ondersteunen bij offertes, facturatie en andere commerciële en administratieve werkzaamheden;
• verwerken en delen van informatie rondom onder andere verkochte aantallen en prijzen;
• ondersteunen bij administratieve processen rondom de toelating van het middel in verschillende landen en het aanleveren van de benodigde documenten;
• organiseren van praktische zaken voor tijdelijke medewerkers en zzp'ers die landelijk werken, zoals planning en hotelovernachtingen;
• voorbereiden en organiseren van beurzen en evenementen in binnen- en buitenland;
• samenwerken met collega's, managers en externe stakeholders;
• ondersteunen bij marketing- en communicatieactiviteiten;
• digitaal samenwerken via Microsoft 365 en SharePoint;
• waar passend gebruikmaken van digitale en AI-tools om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.

Een internationale werkomgeving

DutchTrig is internationaal actief. We nemen deel aan beurzen in onder andere de Verenigde Staten, Engeland, Nieuw-Zeeland en Duitsland. Jij helpt mee om deze goed voor te bereiden en te organiseren.

Af en toe kan het voorkomen dat je zelf meereist naar een beurs. Het grootste deel van je functie vindt echter vanuit Nederland plaats en bestaat uit organisatorische, commerciële en administratieve ondersteuning.

Ben jij de nieuwe collega die wij zoeken?

We zoeken iemand die graag dingen voor elkaar krijgt. Je houdt overzicht, kunt goed prioriteiten stellen en vindt het prettig om anderen te ontzorgen. Tegelijkertijd ben je nieuwsgierig naar wat we doen en wil je begrijpen waar je aan bijdraagt.

Daarnaast:

• heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• heb je bij voorkeur een secretariële of administratieve opleiding;
• heb je bij voorkeur 1 tot 3 jaar relevante werkervaring;
• heb je ervaring met Microsoft 365 en bij voorkeur SharePoint en PowerPoint;
• heb je affiniteit met digitale ontwikkelingen en AI-tools;
• ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteren;
• beheers je de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
• ben je proactief, zelfstandig, discreet en betrouwbaar;
• ben je gastvrij en communicatief vaardig;
• vind je het leuk om naast organisatorische en administratieve werkzaamheden ook commerciële taken op te pakken;
• ben je beschikbaar voor ongeveer 24 uur per week, bij voorkeur op maandag, woensdag en donderdag. We vragen wel enige flexibiliteit tijdens ons drukkere seizoen, met name in april, mei en mogelijk juni.

Wat kun je van ons verwachten?

Naast een goede samenwerking vinden we de sfeer binnen het team belangrijk. Werken moet tenslotte ook leuk zijn. Als we jou mogen verwelkomen, zorgen we voor een goede introductie en begeleiding, zodat je de organisatie, onze werkzaamheden en DutchTrig goed leert kennen.

Daarnaast bieden wij:

• een salaris tussen €3138 - €4379, gebaseerd op jouw werkervaring en opleiding;
• 38 vakantiedagen en 8% vakantiegeld;
• een uitdagende en verantwoordelijke functie met veel zelfstandigheid;
• een afwisselende combinatie van organiseren, administratie, projecten en commerciële ondersteuning;
• (online) trainingen en goede begeleiding van collega's;
• de mogelijkheid om betrokken te zijn bij internationale activiteiten en beurzen;
• een vast contract bij goed functioneren.

Waarom DutchTrig?

• Je draagt met jouw werk bij aan het beschermen van iepen en een groene, leefbare omgeving.
• Je krijgt een zelfstandige en veelzijdige functie waarin organisatie, projecten en commercie samenkomen.
• Je werkt in een internationale omgeving met contacten en activiteiten in verschillende landen.
• Je werkt mee aan een bijzonder product met een duidelijke missie.