Management Assistent Decaan Industrieel Ontwerpen

Delft; Delft; On-site; EUR 38,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibele werkweek

Korting bij zorgverzekeraars

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijk

ABP pensioenregeling

Job summary

TU Delft zoekt een ervaren managementassistent voor de decaan van de faculteit Industrieel Ontwerpen. Je bent de belangrijke organisatorische ondersteuner en bewaakt processen, onderhoudt contacten binnen en buiten de faculteit, en zorgt voor een professionele, gastvrije uitstraling van het decanaat.

Je werkt nauw samen met het faculteitssecretariaat en het Management Team, bereidt vergaderingen voor, bewaakt afspraken en ondersteunt besluitvorming.

Qualifications

• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie is vereist.
• Oog voor verhoudingen en proactieve houding in een bestuurlijke omgeving.
• Kennis van Microsoft 365- producten en digitale samenwerkingstools.
• Niveau van Nederlandse taal op C2 en Engels op minimaal B1 in woord en schrift.

Responsibilities

• Organiseer en ondersteun wekelijkse vergaderingen van het facultaire Management Team, inclusief notulen en distributie.
• Beheer de decana's complexe agenda en coördineer afspraken en bijeenkomsten.
• Onderhoud contacten met secretariaten van andere faculteiten en het College van Bestuur.
• Zorg voor documentatie en archivering van bestuurlijke stukken.
• Ondersteun de besluitvorming en zorg voor tijdige informatie voor betrokkenen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Netwerkvaardigheden

Proactieve houding

Discreet handelen

Education

MBO+/HBO administratie/secretariaat

Tools

Microsoft 365

Teams

SharePoint

Copilot

Job description

Management Assistent Decaan Industrieel Ontwerpen

Ben jij een ervaren en representatieve managementassistent die moeiteloos schakelt in een bestuurlijke omgeving? Dan is deze functie in het hart van de faculteit Industrieel Ontwerpen iets voor jou.

Functieomschrijving

Als managementassistent van de decaan ben jij de belangrijkste organisatorische ondersteuner van de decaan van de faculteit Industrieel Ontwerpen. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, houdt overzicht in een dynamische omgeving en bent een belangrijke schakel tussen de decaan, het Management Team en interne en externe contacten.

Je werkt nauw samen binnen het faculteitssecretariaat, en hebt contact met de managementassistenten van andere faculteiten en van het College van Bestuur. Daarbij onderhoud je een breed netwerk binnen de TU Delft en zorg je ervoor dat informatie en afspraken goed op elkaar aansluiten. Dankzij jouw organisatietalent, gevoel voor verhoudingen en proactieve houding kan de decaan optimaal functioneren in een complexe bestuurlijke omgeving.

Daarnaast ondersteun je het Management Team van de faculteit. Dit team vergadert wekelijks en jij zorgt voor een gedegen voorbereiding, verslaglegging en opvolging van deze overleggen. Je bewaakt afspraken, ondersteunt de besluitvorming en zorgt ervoor dat betrokkenen tijdig beschikken over de juiste informatie.

Als vooruitgeschoven post van de decaan ben je bovendien regelmatig het eerste aanspreekpunt voor contacten binnen en buiten de faculteit. Je draagt bij aan een zakelijke én gastvrije uitstraling van het decanaat en je weet op een prettige manier verbindingen te leggen.

In deze veelzijdige functie:

• Organiseer en ondersteun je de wekelijkse vergaderingen van het facultaire Management Team. Je maakt de agenda op, verzamelt vergaderstukken, stelt de notulen op en zorgt voor een tijdige distributie naar de juiste deelnemers.
• Beheer je de complexe agenda van de decaan en zorg je voor een efficiënte planning van afspraken, overleggen en bijeenkomsten. Ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de decaan en zorg je voor een gastvrije ontvangst.
• Onderhoud je contacten met secretariaten van andere faculteiten en het College van Bestuur om afspraken en bestuurlijke processen goed op elkaar aan te laten sluiten.
• Zorg je voor een goed georganiseerde documentatie en archivering van bestuurlijke stukken.
• Draag je bij aan een efficiënte en servicegerichte ondersteuning van het decanaat.

Je maakt deel uit van het team dat de bestuurlijke ondersteuning van de faculteit verzorgt. Daarbij werk je dagelijks samen met je collega’s van het faculteitssecretariaat, de faculteitssecretaris en de decaan.

Daarnaast heb je regelmatig contact met secretariaten in de faculteit, van de andere faculteiten en van de centrale TU Delft-organisatie. Je beweegt je gemakkelijk tussen verschillende niveaus binnen de organisatie en voelt je thuis in een omgeving waar onderwijs, onderzoek en bestuur samenkomen.

Jouw plek in de organisatie

De faculteit Industrieel Ontwerpen behoort tot de internationaal toonaangevende ontwerpfaculteiten en werkt aan oplossingen voor complexe maatschappelijke vraagstukken. Als managementassistent van de decaan bevind je je in het hart van de faculteit en lever je een directe bijdrage aan een goed georganiseerde bestuurlijke omgeving. Door jouw ondersteuning verlopen processen efficiënt, worden afspraken nagekomen en kunnen bestuurders en collega's zich richten op hun inhoudelijke taken. Daarmee vervul je een sleutelrol binnen de faculteit.

Wij zoeken een proactieve, representatieve, nauwkeurige en zelfstandige managementassistent die overzicht weet te houden in een dynamische omgeving en plezier haalt uit het ondersteunen van bestuurders en management.

Daarnaast neem je mee:

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een adminstratieve of secretariële opleiding.
• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, bij voorkeur in een complexe organisatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Een dienstverlenende, proactieve en discrete werkhouding.
• Sterke communicatieve vaardigheden en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Stevige kennis van Microsoft 365 en affiniteit met digitale samenwerkingstools zoals Teams, SharePoint en Copilot.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (niveau C2) en een goede beheersing van het Engels (minimaal niveau B1) in woord en geschrift.
• Het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband effectief te werken.

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Faculteit IO (Industrieel Ontwerpen)

Hoe zorgen we ervoor dat de snelheden van menselijke en technologische ontwikkeling gelijke tred houden? Dat is de focus van de faculteit Industrieel Ontwerpen (IO). Delftse ontwerpers zijn een brug tussen technologische innovatie en de behoeftes van mensen, onze maatschappij en organisaties. Zij ontwerpen hiervoor doelbewuste producten, diensten en systemen. IO is leider in ontwerponderzoek, met toepassingen op gebieden als mobiliteit, duurzaamheid en gezondheid, alsook ontwikkeling van ontwerptools en methodes. Een sterk onderzoeksteam van 350 personen en meer dan 2.000 studenten werken samen in onze kenmerkende hal, laboratoria en studio’s. In nauwe samenwerking met de praktijk, de publieke sector en Ngo’s en met oog op de toenemende complexiteit repeteren wij met ons onderzoek en onderwijs mogelijke toekomstscenario’s.

Klik hier om naar de website van faculteit Industrieel Ontwerpen te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

Het dienstverband is1 jaar.Tijdelijk met uitzicht op vast.

Een functieomvang van 32-38 uur per week.

Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3382 - €4484bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.

De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.

Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.

Flexibele werkweek.

Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.

Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.

Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Nicolette Meerstadt, Faculteitssecretaris: [e-mail]

Wil je meer informatie over de sollicitatieprocedure, neem dan contact op met Marjolein van Leeuwen, HR-assistent, [e-mail]

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 13 september 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Nicolette Meerstadt.

De gespreksrondes zullen op de volgende momenten plaatsvinden:

• 1e gespreksronde: Maandag 21 september 9.15 – 12.00 uur
• 2e gespreksronde: Maandag 28 september 14.15-16.00 uur

Let op:

Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.

Een pre-employment screening kan onderdeel zijn van de selectieprocedure.

Een kennisveiligheidscheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure. Deze check zal worden uitgevoerd op de laatst overgebleven kandidaten. Voor meer informatie over deze check verwijzen wij u naar hoofdstuk 8 van de ‘National Knowledge Security Guidelines ’. Deze check voeren wij uit op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Uren per week: 32-38

Solliciteren kan tot en met: 13 Sep 2026