Management Assistent Decaan Faculteit LR

Delft University of Technology; Delft; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris conform CAO Universiteiten

ABP pensioen

Flexibele werkweek

232 verlofuren per jaar

Opleidingsmogelijkheden

Korting zorgverzekeraars

Job summary

Delft University of Technology zoekt een managementassistent voor de decaan van de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek. Je beheert de complexe agenda en mailbox, bereidt overleggen voor en bewaakt besluiten en deadlines. Je ziet knelpunten, anticipeert en ondersteunt communicatie en bestuurlijke stukken.

Je werkt nauw samen met HR en andere ondersteunende collega’s in een professioneel, informeel en internationaal team en draagt bij aan digitalisering en slimme administratieve processen.

Qualifications

• Relevante ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuursassistent.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en prioriteitenstelling.
• Proactief, discreet en professioneel met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren van de decaanagenda en mailbox; voorbereiden van overleggen.
• Coördineren afspraken met interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen bestuurlijke correspondentie en digitale processen.
• Draagt actief bij aan digitalisering en AI-toepassingen.

Skills

Organisatievermogen

Prioriteiten stellen

Proactief handelen

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Taalvaardigheid NL/EN

Samenwerken

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

AI-toepassingen

Job description

Maak impact op de bestuurlijke slagkracht van een toonaangevende technische faculteit. Creëer overzicht in een dynamische omgeving waarin complexe agenda's, belangen en prioriteiten samenkomen.

Functieomschrijving

Als managementassistent van de decaan van de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek werk je dicht op de bestuurlijke besluitvorming. Je beheert de complexe agenda en mailbox van de decaan, stelt prioriteiten en zorgt dat overleggen en afspraken goed zijn voorbereid. Je denkt vooruit, signaleert mogelijke knelpunten en bewaakt de opvolging van afspraken en acties.

Je organiseert, bereidt voor en ondersteunt overleggen, waaronder het Management Team. Je verzorgt vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten en bewaakt afspraken en deadlines. Ook coördineer je afspraken met interne en externe stakeholders en organiseer je bijeenkomsten, bezoeken en evenementen. Daarnaast ondersteun je bij bestuurlijke correspondentie en communicatie en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je bent meer dan een organisator. Je anticipeert op wat nodig is en weet goed in te schatten wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming nodig is. Ook kijk je hoe werkprocessen slimmer en efficiënter kunnen. Je draagt actief bij aan verdere digitalisering, maakt nieuwe digitale en AI-ondersteunde toepassingen snel eigen en denkt mee over een efficiënte inrichting van administratieve en digitale processen.

Je maakt deel uit van het team van de faculteitssecretaris, die jouw leidinggevende is. Je werkt nauw samen met de managementassistenten van de faculteitssecretaris en HR en met andere ondersteunende collega's. Jullie stemmen werkzaamheden af, ondersteunen elkaar en zorgen samen voor continuïteit in de ondersteuning. Zo vormen jullie een klein, betrokken en professioneel ondersteuningsteam voor het faculteitsbestuur en de ondersteunende diensten.

Je komt terecht in een professionele, informele en internationale werkomgeving waarin samenwerking centraal staat. Geen dag is hetzelfde: je bent goed aangesloten op bestuurlijke en organisatorische ontwikkelingen en werkt dicht op de besluitvorming. Binnen het team delen jullie kennis, versterken jullie elkaar en zorgen jullie samen voor professionele, betrouwbare en toegankelijke ondersteuning. Als managementassistent maak je ook deel uit van het ZieSO-netwerk voor managementassistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega's te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Functie-eisen

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau en relevante ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuursassistent.
• Je organiseert en prioriteert uitstekend en houdt overzicht wanneer werkzaamheden, afspraken en belangen tegelijkertijd om aandacht vragen.
• Je denkt vooruit, neemt zelfstandig initiatief en weet wanneer afstemming met anderen nodig is.
• Je bent organisatie- en bestuurlijk sensitief, voelt bestuurlijke verhoudingen goed aan en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je communiceert helder en professioneel, bent zakelijk waar nodig en tegelijkertijd collegiaal en toegankelijk.
• Je bent flexibel, accuraat en oplossingsgericht en blijft effectief wanneer prioriteiten veranderen.
• Je bent digitaal vaardig en werkt met Microsoft 365 en digitale samenwerkingsomgevingen; nieuwe systemen en AI-toepassingen maak je je snel eigen.
• Je beheerst het Nederlands en Engels goed, zowel mondeling als schriftelijk.

Als management assistent maak je deel uit van het ZieSO netwerk voor management assistenten. Dit netwerk helpt je om snel collega’s te leren kennen en biedt toegang tot workshops, bijeenkomsten en activiteiten. ZieSO verbindt, inspireert en versterkt.

Tu Delft

Werken bij TU Delft betekent bijdragen aan oplossingen die er echt toe doen.

Al meer dan 180 jaar leiden we ingenieurs op die wereldwijd impact maken bij bedrijven, overheden of als ondernemer. Onze alumni zetten kennis om in concrete oplossingen voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Die uitdagingen veranderen snel. Daarom werken we elke dag aan thema’s zoals energie, klimaat, digitalisering, AI en slimme mobiliteit. Ons onderwijs en onderzoek sluiten direct aan op wat de samenleving nodig heeft, nu en straks.

Bij TU Delft maken mensen het verschil. Met hun kennis en nieuwsgierigheid zorgen zij voor sterk onderwijs, vernieuwend onderzoek en innovaties die verder komen dan de campus. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, samen te werken en jezelf te ontwikkelen. Wie bij TU Delft werkt, sluit zich aan bij een internationale community van professionals en studenten. Samen bouwen we aan kennis, innovatie en oplossingen die de wereld vooruithelpen.

Faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek

De faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek van de Technische Universiteit Delft is een toonaangevende internationale gemeenschap waar innovatie in de lucht- en ruimtevaart wordt verbonden met wereldwijde uitdagingen. Onze ondersteunende en wetenschappelijke medewerkers, waaronder promovendi, postdocs en studenten, werken grotendeels samen aan drie hoofdthema’s: de energietransitie, duurzame lucht- en ruimtevaart, en veiligheid en beveiliging, met als doel klimaatverandering aan te pakken en bij te dragen aan de onafhankelijkheid en veiligheid van Europa.

Wanneer je bij ons komt werken, word je onderdeel van een diverse, collaboratieve en vooruitstrevende omgeving waar jouw ideeën en perspectieven worden gewaardeerd. Ons werk reikt verder dan het laboratorium — naar veldlaboratoria, innovatiehubs en samenwerkingsverbanden met andere faculteiten, onderzoeksinstituten, overheden en de industrie, zowel lokaal als wereldwijd.

We zetten ons in voor een inclusieve en gastvrije werkplek, ondersteund door een actief Diversity & Inclusion-team. Dit omvat concrete ondersteuning, zoals financiering voor extra personeel voor gezins- en zorgtaken, mentorprogramma’s en initiatieven die culturele uitwisseling en integratie stimuleren.

Je treedt niet alleen toe tot onze faculteit — je wordt onderdeel van een gemeenschap waar je kunt groeien, ontwikkelen en meebouwen aan de toekomst van de lucht- en ruimtevaart.

Klik hier om naar de website van de faculteits Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek te gaan.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar. Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-38 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3537 - €4673 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze vacature, neem contact op met Petra Jorritsma ([e-mail])