Management Assistent (Commandant Land Component) | NEDERLAND

Ministerie van Defensie; Netherlands; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een Managementassistent voor het operationele hart van de Landmacht in Utrecht. Je ondersteunt de Commandant en maakt deel uit van een compacte staf met vertrouwelijke informatie, waardoor integriteit cruciaal is.

Je werkt in een gedreven team van militaire en burgercollega’s en fungeert als spil in de dagelijkse afstemming, planning en ondersteuning. Een verantwoordelijke en flexibele aanpak is essentieel.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (administratieve/secretariële/juridische richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands; basis Engels/Duits.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de complexe agenda van de Commandant.
• Voorbereiden van overleggen en registreren van notulen/nota's.
• Reizen plannen en hotels/vliegtickets regelen, in afstemming met de chauffeur.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (nationaal en internationaal).
• Beheren van vergaderstukken en leveren van protocollaire ondersteuning.

Skills

Organisatorisch talent

Communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Education

MBO niveau 4 administratieve richting

Tools

Microsoft Office

XPost

Job description

Vacature kenmerken

StandplaatsUtrechtContractduur1 jaarUren per week36 - 40Maandsalaris€3.169,00 - €4.179,00SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06NiveauMBO 4VakgebiedAdministratief / secretarieelVacaturenummer81063DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling??FunctiegroepBurger?

Dit ga je doen

Ondersteun de operationele kern op het allerhoogste niveau van de Landmacht

Jouw rol: De spil in het zenuwcentrum van de Landmacht De Commandant Land Component is verantwoordelijk voor de aansturing, gereedstelling en inzet van alle operationele eenheden van de Landmacht. Deze operationele kern bestaat uit ongeveer 15.000 tot 20.000 personen. Binnen deze omgeving worden beslissingen genomen die de hele Koninklijke Landmacht raken.

Als Managementassistent ben jij de spil in het web en werk je in het zenuwcentrum van de Landmacht. Je ondersteunt de Commandant en maakt deel uit van een hechte persoonlijke staf, die naast jou bestaat uit een Hoofdofficier Toegevoegd (Majoor) en een Chauffeur (Korporaal). Je werkt in een gedreven team van militaire en burger collega’s, waarin jij met jouw bijdrage écht het verschil maakt en als doel hebt de Commandant zo veel mogelijk te ontlasten. Omdat je direct betrokken bent bij vertrouwelijke informatie, is jouw integriteit in deze rol van onschatbare waarde.

Wat ga je doen? Je hebt een breed en afwisselend takenpakket waarbij geen dag hetzelfde is. Jij hebt de touwtjes in handen en fungeert als poortwachter voor de Commandant.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan uit:

• Het beheren en bewaken van de complexe agenda van de Commandant, wat je doet in nauwe samenspraak met de Hoofdofficier Toegevoegd.
• Het van A tot Z voorbereiden van overleggen, zoals de Ondercommandantenvergadering, ad-hoc besprekingen en het wekelijkse agenda-overleg.
• Het plannen van reizen en afspraken, waaronder het boeken van hotels en vliegtickets en de afstemming met de chauffeur.
• Het optreden als eerste aanspreekpunt voor hooggeplaatste in- en externe contacten en het beheren van inkomend en uitgaand telefoonverkeer (zowel nationaal als internationaal).
• Het beheren van vergaderstukken: je bent medeverantwoordelijk voor een vlekkeloze aanlevering en registratie van nota's, zodat deelnemers aan overleggen altijd goed voorbereid zijn en alles correct in de systemen staat.
• Het bieden van facilitaire en protocollaire ondersteuning, waaronder het ontvangen en begeleiden van bezoekers, het coördineren van catering en attenties, en het gevraagd en ongevraagd adviseren van de Commandant over uiteenlopende zaken.

Dit vragen wij

Je bent een organisatorisch talent dat energie krijgt van het ondersteunen op het allerhoogste niveau. Je schrikt niet terug voor een dynamische en vertrouwelijke rol en kunt goed omgaan met wisselende, onvoorspelbare situaties en gevoelige informatie. Je hebt een faciliterende en zorgzame instelling, maar bent tegelijkertijd proactief, neemt verantwoordelijkheid en werkt zelfstandig. Bovenal ben je een leergierige, flexibele en stressbestendige teamspeler die goed kan schakelen tussen hectiek en periodes van rust, en die zich thuis voelt in een kleine, hechte groep.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 (bijvoorbeeld in een administratieve, secretariële of juridische richting).
• Relevante organisatorische en administratieve ervaring.
• Ervaring met ondersteuning op directie- of commandogroepniveau is een pré.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Een goede beheersing (mondeling en schriftelijk) van de Engelse en Duitse taal.
• Kennis van diverse softwarepakketten, waaronder Microsoft Office en XPost.

Dit krijg je

SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06SalarisomschrijvingMaandsalaris€3.169,00 - €4.179,00DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling??Contractduur1 jaarMinimaal aantal uren per week36Maximaal aantal uren per week40

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces.
• Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.