Medewerker Ceremonieel & Protocol

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een nauwkeurige medewerker voor het Bureau Ceremonieel en Protocol (C&P) ter ondersteuning van eventmanagers bij militaire ceremonies, bezoeken en parades. Je werkt bij de staf van de Koninklijke Landmacht en bewaakt de huisstijl en precise afspraken.

Je voert administratieve taken zelfstandig uit, registreert gasten, beheert CRM en organiseert vervoer voor VIPs. Vereisten: MBO-4/HAVO, Nederlandse en Engelse taalvaardigheid, en ervaring met Office en CRM.

Qualifications

• Minimaal MBO-4 of HAVO-opleiding.
• Beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
• Ervaring met Office-programma’s en CRM.
• Ervaring met PR of representatief karakter.
• Inzicht in militaire hiërarchie, ceremonies en etiquette.

Responsibilities

• Ondersteunen van eventmanagers bij de organisatie van A tot Z voor parades en bezoeken.
• Beheren van gastenlijsten en aanmeldingen, en registreren VIP-dagen.
• Beantwoorden van interne/externe mails en verzorgen van correspondentie.
• Bijdragen aan planning en administratieve processen met oog voor huisstijl.
• Coördineren van vervoer en fungeren als VIP-chauffeur bij inkomende bezoeken.
• Onderhouden van relaties in CRM en verzorgen van relatiebeheer.

Skills

Office-programma’s

CRM

Nederlands en Engels

Representatieve uitstraling

Education

MBO-4 of HAVO-opleiding

Tools

CRM

Job description

Contractduur 1 jaar, wat bij goed functioneren omgezet wordt in een vaste aanstelling

Uren per week 32 - 40

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Word jij de spil in de administratieve ondersteuning van de eventmanagers voor de organisatie van militaire ceremonies, bezoeken en parades? Heb jij oog voor detail, kun jij nauwkeurig werken en voel jij je thuis in een omgeving waar alles tot in de puntjes geregeld moet zijn? Dan zoeken wij jou!

Bij de Staf van de Commandant Landstrijdkrachten (C-LAS) zoeken we een flexibele, stressbestendige, punctuele en representatieve medewerker voor het Bureau Ceremonieel en Protocol (C&P).

In deze rol werk je bij de staf van de Koninklijke Landmacht. De lat ligt hoog: 100% nauwkeurig werken en punctualiteit is wat we vragen, want jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt.

Je bent een onmisbare schakel in ons team van ongeveer 10 collega's. Je ondersteunt de (senior) medewerkers, maar pakt ook zelfstandig taken op. Ons werk is direct van invloed op de uitstraling van de Commandant en de hele Krijgsmacht bij officiële gelegenheden.

Jouw takenpakket is divers:

• Evenementen & VIPs: Je ondersteunt de eventmanagers bij de organisatie van A tot Z. Denk aan parades, (buitenlandse) bezoeken en bijeenkomsten. Je registreert de gasten tijdens VIP-dagen en andere officiële ontvangsten. Ook verricht je diverse hand-en spandiensten.
• Planning & Administratie: Jij bent er verantwoordelijk voor dat de administratie staat als een huis.
  • Je controleert tot in detail de gastenlijsten voor evenementen.
  • Je houdt nauwkeurig de gastenlijsten bij naar aanleiding van de de aan-en afmeldingen.
  • Je beantwoordt alle mails naar aanleiding van de door jou verstuurde uitnodigingen.
  • Je voert de administratie bij grote evenementen.
  • Je participeert in een consistente planningsmethodiek.
  • Je neemt zelfstandig beslissingen ten aanzien van de inhoud van de ondersteunende werkzaamheden, bij het verstrekken van informatie en bij de uitvoering van de administratieve en coördinerende werkzaamheden.
  • Je bewaakt de juiste toepassing van de huisstijl.
  • Je biedt secretariële ondersteuning, zoals de controle op de juiste titels en aanspreekvormen.
  • Je neemt taken waar op financieel gebied en bent verantwoording verschuldigd aan het hoofd van het bureau.
• R elatiebeheer: Je houdt het adressenbestand (CRM-systeem) up-to-date met gegevens van belangrijke relaties, zoals nabestaanden overledenen KL, Generaals buiten dienst, etc.
• Logistiek & Vervoer:
• Je bent verantwoordelijk voor de vervoersaanvragen voor (buitenlandse) delegaties, de Ridders Militaire Willems-Orde en de VTB aanvragen bij de KMar.
• Je treedt op als verantwoordelijk coördinator verplaatsingen en als VIP chauffeur van de autoriteit tijdens inkomende bezoeken.
• Je ontwikkelt een vervoersplan voor inkomende bezoeken en ondersteunt daarmee de eventmanagers.
• Informatiepunt: Jij bent het aanspreekpunt voor allerhande vragen en verzoeken, zowel intern als extern. Je bewaakt de voortgang en zorgt zelfstandig dat alles wordt afgehandeld.

Je kunt nauwkeurig werken, bent representatief en flexibiel. Je snapt dat in de militaire wereld hiërarchie, protocol en etiquette belangrijk zijn. Je bent een teamspeler, integer en kunt goed samenwerken met iedereen: van collega's tot opperofficieren en gasten uit het bedrijfsleven.

Jij hebt:

• Een afgeronde MBO-4 of HAVO-opleiding (of een vergelijkbaar werk- en denkniveau).
• Beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift.
• Een geldig B rijbewijs.
• Ervaring met werkzaamheden met een PR- of representatief karakter.
• Ervaring met geautomatiseerde systemen, specifiek met alle Office programma’s en relatiebeheersystemen (CRM).
• Gevoel voor militaire hiërarchie, ceremonies en tradities (of je kunt je dit snel eigen maken).
• Correcte omgangsvormen en een representatieve uitstraling.

Wat bieden wij?

• Een unieke en dynamische werkomgeving bij de Koninklijke Landmacht.
• Een functie waarbij je nauw samenwerkt met de eventmanager en onder hun leiding een goed evenement neer zet.
• Een functie waarin je zelfstandig bezig bent met de uitvoering van je ondersteunende en administratieve taken.
• De mogelijkheid om iedere functionaris van ieder niveau te woord te staan.
• Een team dat hecht aan saamhorigheid en professionaliteit.

Spreken deze unieke taken en de dynamische omgeving van de Landmacht jou aan?

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 1 jaar, wat bij goed functioneren omgezet wordt in een vaste aanstelling

Maximaal aantal uren per week 40

Overige arbeidsvoorwaarden

Defensie heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden, vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget.

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer;
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum;
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering;
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering;
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets;
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer maximaal 75% betaald ouderschapsverlof (onder voorwaarden), studiefaciliteiten, uitgebreide sportfaciliteiten, een extra verlofregeling voor ouderen en een vergoeding woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek (VGB) is onderdeel van het sollicitatieproces. Het is noodzakelijk dat je als burgersollicitant de Nederlandse nationaliteit hebt. Het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor de aanstelling. Daarnaast kan een veiligheidsonderzoek en referentiecheck deel uit maken van de selectieprocedure. Dit betreft een achtergrondcheck op onder meer strafblad en financiële zaken, die gemiddeld 8 weken in beslag neemt.

Selectieproces:
Bij het ontvangen van voldoende reacties van geschikte kandidaten sluiten wij de vacature eerder.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaardtermijn die de AVG voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De Koninklijke Landmacht draagt op de grond bij aan vrijheid, veiligheid en welvaart in Nederland en daarbuiten. De Landmacht doet dit met professionele en goed getrainde militairen. Onder de zwaarste omstandigheden voeren zij wereldwijd gevechtsoperaties uit, bieden humanitaire hulp of ondersteunen bij rampen. Bij de Landmacht werken naast beroepsmilitairen veel niet-militaire medewerkers, de zogenaamde burgerfuncties. Als burger bij de Landmacht ondersteun je de militairen vanuit jouw expertise. Zo draag je bij aan wereldwijde vrede en veiligheid.

www.werkenbijdefensie.nl

Voor meer informatie over deze vacature:

Arno van Essen
[e-mail]
0622499097

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure: