Management Assistent (32 - 36 uur)

Gezamenlijke Brandweer; Rotterdam; Hybrid; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Pension ABP

Ziektekostenverzekering

IKB 18.63%

1 jaarcontract met kans op vast

Kantoor op locatie

Job summary

De Gezamenlijke Brandweer zoekt een Management Assistent die het front- en backoffice-taken combineert, én dienstdoet als visitekaartje van de organisatie. Je zorgt voor een strak administratief proces en coördineert MT-vergaderingen en mailboxen.

Daarnaast organiseer je bedrijfsevenementen, verzorg je notulen en reizen, bestel je kantoorartikelen en denk je proactief mee over verbeteringen. Een mbo-4 diploma en minimaal twee jaar ervaring zijn vereist, met uitstekende Office 365- en Nederlandse

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële of ondersteunende rol.
• Goede beheersing van Office 365.
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en mailboxen van het Management Team.
• Ontvangen van bezoekers en bedienen van de telefooncentrale.
• Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, zakelijke reizen en events.
• Voorbereiden van overleggen, notuleren en bewaken van actie- en besluitenlijsten.
• Kantoorartikelen bestellen, postverwerking verzorgen en proactief meedenken over werkprocessen.

Skills

Gastvrijheid

Agenda beheer

Bezoekersontvangst

Telefonie

Notuleren

Evenementen organiseren

Kantoorartikelen beheren

Postverwerking

Proactief verbeteren

Eigen vervoer

Education

MBO-4

Tools

Office 365

Job description

\"Het kloppend hart van ons Bedrijfsbureau en de schakel tussen mens en organisatie.\"

Zoek jij een dynamische spilfunctie waarin je écht impact maakt op de dagelijkse gang van zaken? Krijg je energie van persoonlijk contact met bezoekers en collega’s en houd je hoofd koel in een soms hectische omgeving? De Gezamenlijke Brandweer (GB) zoekt een doortastende, servicegerichte Management Assistent die ons Bedrijfsbureau naar een nog hoger niveau tilt.

Als Management Assistent ben jij dé centrale figuur binnen ons team Bedrijfsbureau. Je bent het visitekaartje van de organisatie aan de voorzijde (frontoffice) en de onmisbare motor op de achtergrond (backoffice). Samen met je collega’s zorg je voor een administratief strak gestructureerde werkomgeving waarin alles op rolletjes loopt.

In deze rol combineer je gastvrijheid moeiteloos met strakke organisatie. Geen dag is bij ons hetzelfde: het ene moment ontvang je bezoekers of bereid je een MT-vergadering voor, het volgende moment organiseer je een bedrijfsevent of schakel je proactief over agendabeheer.

Een dag uit jouw werkweek

\"Je start de dag met een verse kop koffie en een kort overleg met je team. Vervolgens duik je in de mailboxen en scan je de agenda’s van de MT-leden op bijzonderheden. Prioriteiten stellen is jouw tweede natuur: je stelt de juiste vragen en weet precies wat als eerste moet gebeuren. Tussendoor ontvang je gasten aan de receptie, beantwoord je de telefoon en zorg je dat de vergaderruimtes klaarstaan. Daarnaast pak je de organisatie van een aankomend bedrijfsevent op, zodat de GB als organisatie weer strak en professioneel voor de dag komt!\"

• Beheren van agenda’s en mailboxen van het Management Team.
• Ontvangen van bezoekers, bedienen van de telefooncentrale en optreden als hét eerste aanspreekpunt.
• Organiseren en faciliteren van bijeenkomsten, zakelijke reizen en events.
• Voorbereiden van overleggen, notuleren en de actie- en besluitenlijsten bewaken.
• Bestellen van kantoorartikelen, postverwerking en het proactief meedenken over het verbeteren van werkprocessen.
• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding en minstens 2 jaar ervaring in een soortgelijke secretariële of ondersteunende rol.
• Uitstekende kennis van Office 365.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een professionele, gastvrije houding.
• Je beschikt over een gezonde dosis humor, een hands-on mentaliteit (\"schouders eronder\") en de drive om jezelf de komende jaren verder te ontwikkelen.
• Je behoudt overzicht in hectische situaties, stelt moeiteloos de juiste prioriteiten en bent discreet en integer.
• Je beschikt over eigen vervoer (noodzakelijk i.v.m. onze locatie).

Wat wij bieden

Wij investeren graag in jouw persoonlijke en professionele toekomst. We bieden een inspirerende werkomgeving met 300 betrokken collega’s en veel ruimte voor eigen initiatief.

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.756,- (schaal 6) op basis van een 36-urige werkweek. De definitieve inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuze Budget van 18,63% boven op je salaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering).
• Een jaarcontract met de intentie dit bij goed functioneren om te zetten naar een vast dienstverband.
• Een uitstekende pensioenregeling bij het ABP en de mogelijkheid tot deelname aan een collectieve ziektekostenverzekering.
• 32 tot 36 uur per week.
• Fulltime van maandag t/m vrijdag (08.30 – 17.00 uur). Bij 32 uur werk je van maandag t/m donderdag.
• Gezien het operationele en gastvrije karakter van de functie wordt deze op kantoor uitgevoerd (thuiswerken is niet mogelijk).
• Een Persoonlijke Profiel Analyse (PPA) kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Over de Gezamenlijke Brandweer

De Gezamenlijke Brandweer is een uniek samenwerkingsverband tussen meer dan vijftig industriële bedrijven in het Rotterdamse havengebied en de gemeente Rotterdam. Onze 300 professionals leveren dagelijks hoogwaardige incidentbestrijding en preventieve dienstverlening. Veiligheid, samenwerking, innovatie en flexibiliteit vormen de fundamenten van ons succes. Wij bouwen actief aan een open en veilige werkcultuur waarin divers talent tot bloei komt.

Herken jij jezelf in dit profiel? Wacht dan niet te lang en solliciteer direct via de sollicitatieknop onderaan deze pagina. Zodra we de juiste match hebben gevonden, sluiten we de vacature.

Vragen over de functie? Neem contact op met Margo Ouwerkerk-Van Ostaijen (Sr. Management Assistente) via 088-5110000 of [e-mail].

Vragen over de procedure? Neem contact op met Shirby Heij (HR Adviseur) via [e-mail].

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.